Mai tippem a stressz ellen: irodai tornaóra

„Egy kicsi mozgás, mindenkinek kell …”. Néhányunknak bizonyára ismerős a hajdani TV torna bevezető dala.  Sokszor én is órákon keresztül ülök az íróasztal mellett és figyelmem minden morzsájával próbálok a monitor apró betűire figyelni, időnként több, néha kevesebb sikerrel. J

Kép: m1 TV torna

Ennek a tömény koncentrálásnak pedig gyakran nyak- és vállmerevség, hátfájás, szem- és fejfájás a vége.  De úgy kell nekem, ha nincs annyi eszem, hogy időnként felálljak és sétáljak egyet vagy kettőt. Hogy ezt elkerüljük, nem árt, ha néhány szempontot figyelembe veszünk a környezetünk kialakításánál és naponta többször felállunk pár percre, hogy megmozgassuk elgémberedett, „beállt” izmainkat, ízületeinket. És higgyük el, a munka megvár, senki nem fogja elcsenni, hogy elvégezze, amíg mi távol vagyunk egy szusszanásnyi szünet erejéig. J

Jöjjön egy kis mozgás, amely mindenkinek kell, a TV torna szerint is. Már az is sokat számít, ha felállunk, kimegyünk a konyhába, és amíg fő a kávé vagy forr a víz, nyújtózunk egy nagyot. Ha pedig ezért a jófajta fekete nedűért egészen a sarki kávézóba kell elmenni, az már szinte bónusz elgémberedett testünknek és lelkünknek.

De ha nincs erre időnk vagy odakint cudar ítéletidő tombol, az irodában is végezhetünk egyszerű tornagyakorlatokat. Vonjuk be a kollégákat is, kollektív mókának sem utolsó és tényleg csak néhány percet vesz el a drága munkaidőből.  Az interneten nagyon sok irodai torna videót találtok, de ha nincs kedvetek böngészni, íme, néhány az egyszerűen, - és ez sem utolsó szempont - szoknyában is kivitelezhetőek közül:

• fordítsuk el a fejünket jobbra és balra, 
• vállkörzés előre-hátra,
• emeljük a karunkat magasba és nyújtózzunk, 
• körözzünk mindkét karral jó nagy köröket, ráadásul ez a stressz központot is kikapcsolja J
• nyújtsuk vízszintesen előre mindkét karunkat, kulcsoljuk össze az ujjainkat és jól nyújtsuk meg a váll és a hátizmainkat az összekulcsolt karok jobbra-balra mozgatásával a törzsünk előtt,együk csípőre a kezünket és törzshajlítás jobbra-balra,
• lábemelés vagy térdemelés előre (ameddig kényelmes, nyugodtan megtámaszkodhatunk az íróasztalnál) és mozgassuk át a lábfejünket is. 

Próbáljuk ki, meglátjuk, mennyivel könnyebben megy utána a munka, sokkal frissebbek leszünk és még a hangulatunk is jobb lesz tőle. Ráadásul így még a délutáni nasit is lelkiismeret furdalás nélkül élvezhetjük, főleg, ha lift helyett a lépcsőzést részesítjük előnyben napi ügyintézéseink során. J

Legyen szép napunk.

A projektvezető nem mumus...

… hogy féljünk tőle. Fontos, hogy a projekt tagok merjenek őszintén beszélni projektvezetőjükkel és egymással az esetleges szakmai (és szükség esetén magánéleti) problémájukról, a kialakult vagy kezdődő konfliktusokról a csapaton vagy szervezeten belül. 

Kép: pixabay.com

Nagyon megnehezíti a közös munkát és a projektvezető dolgát a megfelelő és szükséges kommunikáció hiánya, amelynek több oka is lehet:

• a projektvezető személye: nem alakult ki kölcsönös szimpátia, bizalom iránta,
• a projektvezető sem mutat példát a nyílt kommunikációban,
• a projekten belül nem alakult ki a nyitott kommunikáció gyakorlata, nincs meg az ehhez szükséges projekt kultúra,
• a szervezeti  kultúra sem támogatja a problémák nyílt megvitatását, a vélemény felvállalását,
• a projekt tag nem motivált arra, hogy feltárja az esetleges problémáját, nem meri elmondani a véleményét, mert fél a lehetséges szankcióktól, indiszkréciótól,
• a projektvezetőt a csapat nem fogadja el vezetőként, nem tiszteli, és ez fordítva is igaz lehet, ő sem tiszteli a csapatot, nem ismeri el a munkájukat, az elért eredményeiket,
• elkezdődik a „klikkesedés”, a csoport összezár a projektvezető előtt,
• a csoporton belül megjelenik a "hatalmi harc",
• a projektvezető számára csak a cél számít, nem látja mögötte az emberek munkáját, erőfeszítését, nem értékeli a pozitív, problémamegoldó hozzáállást, nem veszi észre, ha segítségre van szükségük vagy ha segítséget kérnek, nem törődik vele,
• stb.

Hogyan lehet mindezeken úrrá lenni? 

Szeretettel, a kölcsönös bizalom kiépítésével, következetességgel, nyíltsággal, példamutatással, őszinteséggel, együttműködéssel, diplomáciai érzékkel, diszkrécióval, sok jó ötlettel, vidámsággal-humorral, nyílt személyiséggel, kreatív problémamegoldással, játékossággal, motivációs képességgel, segítőkészséggel...

És hol tudjuk ezeket a tulajdonságokat megtanulni, megszerezni, elsajátítani?

Például olvassunk vezetéselméleti, kommunikációs és személyiségfejlesztő könyveket. Mert a projektvezető is olyan, mint a jó pap, holtig tanul. A neten nagyon sok témába vágó videó van, de ha kedvünk tartja, merüljünk el egy könyvesbolt vagy könyvtár atmoszférájában. 
Nagyon szeretem a könyveket. A könyvesboltoknak és könyvtáraknak számomra varázslatos, semmihez sem fogható hangulata van. Nemrég  Capparell - Morrell: A Shackleton-modell című könyvét olvastam, amely a Déli-sarki expedíciót vezetéselméleti oldalról közelíti meg. Jó szívvel tudom ajánlani bárkinek, aki érdeklődik a téma iránt.

Kalandra fel. 

Rajzoljunk

Na jó, nem pont ilyen rajzra gondoltam. J

Kép: pixabay.com

Bizonyára Ti is megfigyeltétek, hogy az emberek megbeszélésen ülve vagy telefonálás közben az íróasztalnál szeretnek önfeledten rajzolgatni, firkálgatni, satírozni. Jegyzetfüzetbe, határidőnaplóba, bármibe és bármire, ami a kezük ügyébe kerül. Néhányan az igazán megátalkodottak közül még az aláírt szerződést is birtokba veszik, ha ilyenkor az van előttük.

Kutatók rájöttek, hogy az emberek a lerajzolt dolgokat sokkal könnyebben megértik és megjegyzik, mintha ugyanazt szóban mondják el nekik, vagy szövegesen leírva látják és olvasniuk kell. Még egy fokkal jobb hatást érhetünk el, ha rávesszük őket, hogy maguknak rajzolják le az elhangzottak lényegét, a számukra fontos részeket, részleteket. 

Használjuk ki ezt az adottságot és legközelebb, ha egy nehéz, összetett folyamatot vagy helyzetet próbálunk látszólag eredménytelenül a csapattal megértetni, rajzoljunk bátran (folyamat)ábrát és biztassuk erre a többieket is. 

Elő a színes filcekkel, a fehér táblával vagy egy darabka papírlappal és gyerünk.  Higgyük el, ezzel a módszerrel a legelvadultabb, labirintusszerű elmélet is sokkal, de sokkal érthetőbb lesz mindenki számára, mint ha huszonöt, gépelt oldalon keresztül vázolnánk a mondandónkat, érvekkel és ellenérvekkel alátámasztva. Azt hagyjuk meg a cég jogászainak, mert ők meg azt imádják. J

Ha szeretnétek jobban elmélyedni a folyamatábra készítés rejtelmeiben, az alábbi linkeken találtok hozzá infókat:

Folyamatábra készítés

Ingyenes folyamatábra készítő alkalmazások

Céges környezetben gyakran találkozunk Visio-ban készített folyamatábrával. Ahhoz, hogy meg tudjuk nyitni, telepíteni kell a gépünkre Visio szoftvert (licenc köteles) vagy használhatjuk az ingyenes MS Visio Viewer 2010-et. Igaz, hogy ezzel rajzolni nem tudunk, de az átküldött folyamatábrákat megnézhetjük, nyomtathatjuk és véleményezhetjük is. A Microsoft oldaláról tudjuk letölteni: MS Visio Viewer 

Legyen szép napunk. 

Projekt portfólió menedzsment

Húú, de durván hangzik. J És mit jelent ez a részegségi faktort mérő kimondhatatlan kifejezés? 

Amikor több ötletem, vágyam, álmom illetve feladatom/kötelezettségem van, viszont a rendelkezésemre álló keretek és erőforrások szűkösek, úgymint idő, pénz és ember, akkor az álmaimat ráncba kell szednem és a fantáziámat kordában kell tartanom. Nagyjából ezt jelenti. Érdekes módon van, aki soha nem hallott róla, mégis ösztönösen jól alkalmazza és van, akinek alkalmazni kellene, de soha nem hallott róla, vagy csak úgy tesz. Ez ám a paradoxon.

Kép. pixabay.com

Mondok két példát.

Az elsőt a privát életből veszem. Adva van egy négytagú család: apa, anya és két gyerek. Vegyünk egy teljes naptári évet alapul és nézzük, mit szeretnének vagy kellene megvalósítani az idei évben: 

• új kocsi, 
• nyaralás a horvát tengerparton vagy Görögországban, 
• fürdőszoba felújítása, 
• garázsépítés az új kocsihoz, 
• szeptemberben iskolakezdés mindkét gyereknek, 
• új laptop a családfőnek, 
• konyhabútor csere, 
• nappali szoba festése, mert beázott és penészes a fal.

Mit tehet a családi kupaktanács:

• kiszámolják, mennyi pénzzel tudnak gazdálkodni az idei évben és mi az, amit önerőből is meg tudnak valósítani.
•  megvizsgálják, hogy az egyes „projektek” nagyjából mennyibe kerülnének, ilyenkor ne felejtsük el, hogy lehetnek járulékos és későbbi évekre átnyúló fenntartási költségek is egyes elemeknél (pl. gépkocsi).
• megnézik, hogy a vágyaknak, feladatoknak mi a prioritása, vagyis sorrendben hogyan kell/lehet ezeket megvalósítani a rendelkezésre álló pénzügyi keretből: 
• az iskolakezdés július-augusztusban indul, de spórolni egész évben célszerű rá, ezért a konyhapénz mellett külön „malacpersely” van erre a célra rendszeresítve.
• kocsit mielőbb venni kell, mert a családfő szeretne már most munkába járni vele, nagyon sok utazási időt meg tudna spórolni és az útiköltség sem lenne sokkal drágább, mert néhány kollégát is elvinne magával és osztoznának az útiköltségen. Azonban a kocsi tartásának van többletköltsége is, ezért megpróbál a munkahelyén céges autót igényelni. Ha lesz autó, akkor szükség lesz fedett gépkocsi beállóra (garázs helyett), de ezt önerőből meg tudják valósítani.
• a nappali festésével meg kell várni a jó idő beköszöntét, viszont saját kezűleg ez is sokkal olcsóbb lesz és családi csapatépítésnek sem utolsó. J
• ha sikerül céges autót igényelni, akkor lehet idén tengerparti nyaralás, ha nem, akkor csak hazai hétvégi kirándulásokra futja a családi  költségvetésből.
• A többi álmot pénzügyi okokból áttették a következő évekre.

Minta családunk nem tudta, hogy projekt portfólió menedzsment alapján döntött és határozta meg az idei családi „projektek” körét és megvalósítási sorrendjét. Ösztönösen azt tette, amit a józan ész diktált: osztott, szorzott, összevont, átütemezett, önállóan kivitelezett és ami nem volt feltétlenül szükséges, arról (ideiglenesen) lemondott.

A második példa jöjjön egy vállalkozás életéből. Évi 600-800 millió forintot fordít projektek megvalósítására. Mivel a cégen belül több terület kiskirálysága is erős versenyben van egymással, ezért mindegyik a saját igényét tartja szem előtt és valósítja meg, tervezetlenül-szervezetlenül-átgondolatlanul, sokszor keresztülhúzva a társterület számítását, hihetetlen mértékben pazarolva a cég pénzügyi és emberi erőforrásait. Mert a projektek megvalósításán az esetek többségében ugyanazok az emberek dolgoznak a háttérben: beszerzés, pénzügy, jog, számvitel, fejlesztők, üzemeltetők, rendszerszervezők, elemzők. A sok esetben feleslegesen, duplán, triplán elvégzett munkával pedig rengeteg pénzt és időt kidobnak az ablakon.

Nézzük hogyan: az idei évben a pénzügyi terület indít egy projektet, amelynek része a cég jelenlegi pénzügyi és számviteli rendszerének kiváltása, az iktatási, archiválási és raktárkezelési modullal együtt. Ehhez indítanak egy hardver beszerzést, mert az új rendszernek sokkal nagyobb lesz a kapacitás igénye, a jelenlegi infrastruktúra pedig már úgyis elavult. Két hónappal később a logisztika is úgy dönt, hogy átáll egy új szoftver használatára az ügyfelek hatékonyabb kiszolgálása érdekében, és mivel ez egy dobozos termék, természetesen nem lesz kompatibilis az újonnan beszerzésre és fejlesztésre kerülő iktató, pénzügyi és számviteli rendszerrel, tehát itt biztosan lesz pluszfejlesztés és duplikáció. Mivel ők is igényeltek hardvert, ezért a cégnek gyakorlatilag fél év alatt sikerült – teljesen feleslegesen – duplán beszerezni a logisztikai szoftvert és olyan szerver parkot kiépíteni, amellyel egy kisebb Alfa Holdbázist is simán el tudna működtetni.

Ez esetben, bár kellene és illene is ismerni a projekt portfólió menedzsmentet, mégsem használták.

Mit jelent tehát ez a nehezen megjegyezhető kifejezés? Összegyűjtöm és a lehető legrészletesebben meghatározom az igényeimet, a megvalósítandó feladataimat és kötelezettségeimet minden területről. Megnézem, mi ebből a közös vagy párhuzamos igény, amelyek kiválthatják vagy helyettesíthetik egymást, mit lehet összevonni valamint mi az, amit feltétlenül, kerül amibe kerül, meg kell valósítani, mert pl. törvényi kötelezettség. Ezután leülök és megnézem, mennyi időm, pénzem és emberem van, majd ezek ismeretében meghatározom az igényeim/feladataim fontossági sorrendjét, mi az, amit a meglévő keretek között mindenképp meg kell vagy meg szeretnék valósítani. Mégpedig úgy, hogy nem futok felesleges köröket, nem dolgozok/dolgoztatok duplán-triplán senkit és nem dobok ki az ablakon súlyos összegeket azért, mert képtelen vagyok tervezetten átgondolni a saját működésemet. 

Tervezettség, átgondoltság, megalapozottság, stratégiai gondolkodás.

Véleményem szerint röviden és nagyon nagy vonalakban ennyit jelent a projekt portfólió menedzsment. J

Legyen szép napunk.

Péntek 13

Holnap péntek lesz, és nem is akármilyen. Babonás projektvezetők rémálma: péntek 13. Sokan persze legyintenek, de azért lehet benne valami… J

Nézzük csak: néhány országban a szállodákban és kórházakban nincs tizenhármas szoba és nincs tizenharmadik emelet a felhőkarcolókban. Nem szeretünk asztalhoz ülni, ahol 13 főre terítettek, nem rajongunk a tizenhármas házszámért, és a magyar néphit szerint az a vándordiák, aki kijárja mind a 13 iskolát, mágikus hatalomra tesz szert és garabonciásból mágussá változik. 
Jobb tehát a békesség, mi se húzogassuk a sors bajszát, inkább csináljunk egy lazulós napot – ha tehetjük - és pihenjünk.

Ha pedig feltétlenül muszáj, hogy a munka frontján álljunk helyt, biztos, ami biztos alapon, legyen velünk egy bájos, fekete kiscica is, mindenféle garabonciás hatás ellen. J

Kép: pixabay.com

Bár akkor sincs semmi baj, ha mit sem törődünk a babonával és csak egy egyszerű, márciusi pénteket látunk benne. 

Akit érdekel a péntek tizenharmadika legendája, itt is utána tud nézni, jó böngészést:

Péntek 13

Legyen szép napunk.J 

Az égig érő cumifa

és a mi kis szimbiózisunk. 

Ahogy Húsvétkor készíthetünk tojásfát és május 1-jén állíthatunk májusfát, úgy az irodában egész évben nevelhetünk cumifát. J

Kép: pixabay.com

Egy jó projektvezető arról ismerszik meg legfőképp, hogy akarva-akaratlanul, - de maradjunk inkább az akaratlanulnál J - gondosan ápolgatja, öntözgeti, növesztgeti saját kis cumifáját. Először csak apró mag volt, egy parányi, ártatlan magocska, amely véletlenül hullott értékes táptalajra. Azonban a projektekben uralkodó igen kedvező klimatikus viszonyok hatására egy-kettőre szárba szökken, és már nyújtózik is az ég felé. 

Tudni kell róla, hogy egész évben virágzik, ezért folytontermő. Kiirtása szinte lehetetlen, ne is kísérletezzünk vele, kár az erőfeszítésért. J Inkább békéljünk meg a gondolattal, hogy ő és mi, társak vagyunk. Néha azért kurtíthatunk rajta, ha már túlnőne az iroda falán és kezdene fejünkre nőni az irdatlan termés mennyiség.

És miért olyan értékes számunkra ez a szimbiózis? Azért, mert fácskánk növekedésével és terméshozamával egyenes arányban gyarapodik szakmai tapasztalatunk is.  

Teher alatt nő a pálma, avagy, ami nem öl meg az erősít alapon edződünk és válunk - remélhetőleg - egyre jobb szakemberré növekvő cumifánk árnyékában. J

Legyen szép napunk. 

Demokrácia vagy diktatúra

Szerintem mindkettő helyénvaló egy projektben, mint ahogy szerethető Gordon Ramsay és Martha Stewart is. J Alapesetben, amikor minden megy a maga rendes, kitaposott kerékvágásában, demokráciában dolgozgatunk szépen csendben egymás mellett, ahogy a csillag megy az égen. 

De abban a percben, amikor felüti fejét a káosz gonosz manója, Gordon Ramsay féle diktatórikus eszközökre van szükség, hogy visszavegyük az irányítást. Erre pedig vagy alkalmas egy projektvezető, vagy sem.

Kép: pixabay.com

Mikor ég a ház felettünk és a tető készül ránk szakadni, nem sokra megyünk szép szóval, könyörgéssel, cicamicás dorombolással. Kézbe kell venni a gyeplőt és határozottan át kell venni az irányítást. Ennek többféle módja lehet, például:

• a projektet azonnal fel kell függeszteni, és értesíteni a megbízót, igénylőt, szponzort,
• késlekedés nélkül össze kell hívni egy megbeszélést minden érintett részvételével, ahol elkezdjük felgöngyölíteni a szálakat: ki, mit tud, hogyan látja, milyen problémák vannak, esetleg hol vannak gyenge pontok/ láncszemek, 
• elővenni a szerződéseket, átnézni az összes addig készült dokumentációt, és amilyen gyorsan lehet eloszlatni a füstöt, hogy tisztán lássunk,
• megnézni, időben és elvégzett munkában hol tartunk, és hol kellene lennünk a tervek alapján,
• megvizsgálni, költségben hogyan állunk, mennyi maradt az erszényben és milyen lehetőségeink vannak a továbbiakban,
• ellenőrizni a jogi lehetőségeinket: kártérítés, kötbér,
• ugyanezt ránk vonatkoztatva is megnézni,
• felmérni, hogy az elmozduláshoz milyen emberi és szakmai döntéseket kell meghozni és az mekkora plusz költségbe, időbe fog kerülni,
• összeállítani egy döntés előkészítő anyagot, amelyben feltárjuk a tényeket, okokat, amelyek ide vezettek (okulásunkra, hogy lehetőleg még egyszer ne forduljon elő) és javaslatot tenni a hogyantovább-ra,
• amilyen gyorsan lehet, dönteni a további lépésekről: megállunk és leírjuk az addigi tevékenység költségét; esetleg jogi útra tereljük és kártérítési igénnyel lépünk fel, ha erre van szerződéses alapunk;  vagy lecseréljük a szakembereket, a beszállítót stb.-stb.,
• a döntés után pedig újratervezünk és elindulunk végre a jó irányba. Legalábbis erősen reménykedünk benne. J

Minden tűzoltás olyan, mint - egyik kollégám szavait idézve – „tízezer méteren szárnyakat cserélni egy repülőgépen”. Ha lehet, ne próbáljuk ki. J

Legyen szép, tűzoltásmentes napunk.

Mai tippem a stressz ellen: nasizzunk

egy kis egészséges, vagy a bevállalósabbaknak kevésbé egészséges nasizás. Ez lehet bármi, ami a lelkünket gyönyörűséggel tölti el egy stresszes nap előtt, közben vagy után: süti, csoki, fagyi, jegeskávé, gyümölcs, aszalt gyümölcs, szeletelt zöldség (pl. sárgarépa, zeller), valamilyen joghurtos csemege, sós vagy édes, kinek-kinek ízlése és étvágya szerint.

Bár én személy szerint azt hiszem, hogy minden nasi egészséges, ha másért nem, a lelki egyensúlyunk megteremtése érdekében mindenképp. J

Kép: pixabay.com

Összegyűjtöttem néhány egészen egyszerűen elkészíthető receptet:

• natúr joghurtba keverjünk gyümölcsöt, lehet fagyasztott is, ha nagyon éhes vagy, tegyél bele zabpelyhet,
• natúr joghurtba tegyél gyümölcsöt és tejet (lehet rizs vagy zabtej is), majd turmixold össze és fagyaszd le,
• natúr joghurtba keverjünk mézet és szórjuk meg a tetejét pl. összetört dióval,
• készítsünk gyümölcssalátát idénygyümölcsökből, megszórhatjuk magvakkal és fahéjjal is,
• natúr joghurtot elkeverünk túróval és tetszés szerint ízesítjük gyümölccsel, mézzel,
• turmix italok,
• a kávédba tegyél egy nagy gombóc vanília fagyit, 
• ha nem akarjuk magában rágcsálni a zellert és a répát, készíthetünk hozzá joghurtból, túróból, (zöld)fűszerekből mártogatós szószt is,
• avokádókrémes pirítós (az avokádó belsejét kikanalazod, összetöröd villával és tetszés szerint ízesítheted sóval, borssal, fokhagymával, zöldfűszerrel, amivel csak szeretnéd),
• sajt és gyümölcs, nap végén egy pohár finom borral, ha mindezt kellemes társaságban élvezed, az már hab a tortán J
• süss édesburgonyát és fűszerezd kedved szerint, ha ősz lenne, javasolnám a sütőtököt és a gesztenyét is, J

a lehetőségeknek tényleg csak a fantáziánk szab határt.

Itt a tavasz, a napfény, hosszabbodnak a nappalok. Ne aggódjunk, azt a pár kalóriát úgyis lemozogjuk, a bikini szezon pedig még messze van. J

Legyen szép napunk.

Versenyfutás az idővel

Ütemterv, amelyben a perceink is meg vannak számlálva… J

Na jó, talán a perceink nem, de a napjaink bizony nagyon szűkösen vannak kimérve egy-egy feladatra, legalábbis az esetek többségében.  

Kép: pixabay.com

Mert, hogy is megy ez a gyakorlatban? Jön az igény, még valamikor ősszel, libeg a szép, színes-szagos álombuborék a lelki szemeink előtt és vele együtt megszületik egy dátum is az igénylőnk fejében: ez nekem jövő év május 1-re kell. Majd eltelik egy hét, esetleg kettő, majd három, leesik az első hó, aztán jön a Karácsony, a hetekből hónapok lesznek, egyszer csak derült égből villámcsapásként ugrik ránk a felismerés: mindjárt itt a május és még csak álmodoztunk.

 Elkezd mindenki kapkodni, gyorsan összetrombitálunk egy projektre való embert, igénylőnk sebtében elhadarja, hogy úgy cirka-kábé nagyvonalakban mit szeretne és mennyiből, majd határozottan hozzáteszi: de mindezt május 1-re, ez kőbe vésett határidő. Hoppá: addig van, írd és mondd két hónapunk. Mégis hogyan??? Mert azt ugye mindenki tudja, hogy a projektvezető is csak egy földi halandó, nincs megáldva teremtői képességekkel és varázslóiskolába se járt. Pedig, de jó lett volna… J

Szóval, az alapfelállás egyik sarkalatos pillére: szűkében állunk az idővel, de nagyon. Elő tehát egy ütemtervvel, amelynek üres oldalát csodára várva bámuljuk néha, „Ezt hogy hozzam össze?” - kérdéssel a tekintetünkben. 

Nézzük a technikai részleteket, mert ördög koma ezekben rejtőzik.

Alapvetően az ütemterv készítésének két módja van: amikor normálisan, ahogy az ember is menni szokott, előre tervezünk, vagyis szépen, sorba vesszük egymás után a teendőket, a projekt szakaszait, és azokhoz ésszerű határidőket rendelünk, némi tartalékidővel. Na, itt szokott a sors a praclira csapni. Az esetek többségében ugyanis ahhoz egy bűvész ügyessége kell, hogy valamilyen módon becsempésszünk egy icuri-picuri tartalékidőt az ütemtervbe az igénylő vigyázó tekintete elől elrejtve.

A másik mód, amikor kőbe vésett határidőnk van, ilyenkor rák módjára elindulunk visszafelé az idő tervezésében, majd rájövünk, ahhoz, hogy mindent időben, a maga normális ütemében és medrében elkészítsünk, jó félévvel ezelőtt el kellett volna kezdeni a projektet… Ez kérem szépen a sors egyik gáncsolófája a sok közül az élet sportos nehezítésére, amit időnként csak úgy tréfából vet szegény, szerencsétlen projektvezető útjába pusztán a szórakozás kedvéért.

Mit lehet ilyenkor tenni, vagyis, amikor rájövünk, ahhoz egy varázsló ügyessége kellene, hogy normális tempóban kész legyünk? Túl sok mindent nem, de azért néhány dolgot kipróbálhatunk:

• kérhetünk véghatáridő módosítást a még el sem indult projektre az igénylőtől. Legfeljebb kacag egy jót. 
• megnézzük, a kritikus út figyelembe vételével mi az a legrövidebb időszak, ami alatt éppen-hogy, nagyon neccesen el tudunk készülni, és ezt bátran a szemébe nézve megmondjuk az igénylőnek, feltárva a kockázatokat.
• amit lehet, párhuzamosítunk a tevékenységek közül, meglepődnétek, hogy a szükség milyen szemfülessé tud tenni egy projektvezetőt. J
• amit lehet, a tevékenységek közül átteszünk a zárás utáni időszakba, például sok cég az utolsó körös tesztelését „pilot” üzemmódnak elkeresztelve az éles, ügyfelek által használt rendszeren végzi el. Nincs ezzel baj, ha tisztában vagyunk itt is a kockázatokkal és ezt az igénylő is tudja.
• ha tudjuk (ha megtehetjük) fázisokra bontjuk a projektet és az adott, kőbe vésett véghatáridőre csak az első fázist végezzük el, ami időben biztonsággal belefér. Ezt a javaslatot mindig egyeztessük az igénylővel és csak az ő jóváhagyásával indítsuk el így az ütemezést.
• például a dokumentálás témakörében van néhány papírmunka, amit ha nem végeznénk el, észre sem venné senki, de ilyen-olyan okból mégis kötelező. Nos, ezeket bátran áttehetjük a projekt zárása utáni időszakra (úgysem hiányoznak a kutyának sem), ezzel is értékes napokat megtakarítva.
• kiszervezhetünk tevékenységeket, például szoftverek esetében felhasználói vagy terheléses tesztelést, ez akkor jó, ha nemcsak az időnk kevés, de emberi erőforrásnak is híján vagyunk.
• ha viszont bővében vagyunk a munkás kéznek, állítsunk a feladatra több embert, így lehet, hogy hamarabb tudunk egy-egy fázissal végezni.
• igénybe vehetünk gyakornoki segítséget. Az egyetemistáknak-főiskolásoknak egész évben jól jön egy kis jövedelem.
• stb.

Fontos: nézzük meg, hogy a projektünknek van-e függősége másik projekttől vagy esetleg kampánytól. Mert ebben az esetben sokkal nehezebb helyzetben vagyunk, ugyanis nemcsak a véghatáridővel, de az egyes fázisok mérföldköveivel is igazodnunk kell a többiekhez.

Szintén lényeges szempont:  ha van egy mindenki által ismert és elfogadott ütemterv, mérföldkövekkel és határidőkkel, azon csak az igénylő jóváhagyásával módosíthatunk. Ezt mindig tartsuk észben, sok galibától és fejmosástól, szőnyeg széli rojtszámlálgatásoktól kímélhetjük meg magunkat.

Ide kívánkozik még az is, hogy a projektvezető mindig, minden esetben és körülmények között fel kell, hogy hívja az igénylő figyelmét arra, ha valami olyat szeretne megvalósíttatni, ami magas kockázattal jár. Ilyen a projekt időbeli alultervezettsége is. 

És ha már ütemtervről beszélünk, nézzük meg, mivel, miben lehet ezeket elkészíteni. Viszonylag sok szoftver áll rendelkezésünkre a piacon, ezek egyedi igények kielégítésére is alkalmasak, bátran keressünk rá a Google-ban. Projektvezetők leggyakrabban a Microsoft Project-et használják, amely alkalmas egygépes és hálózatos munkavégzésre egyaránt és tudunk vele erőforrásokkal is tervezni. De használhatjuk erre a célra a levelezőrendszerek naptár funkcióját, okostelefonok naptár alkalmazását vagy Excel sablont, amelyet megosztunk közös tárhelyen vagy csak körbeküldünk email-ben az érintetteknek.

Végül, de nem utolsó sorban mit kell tartalmaznia az ütemtervnek, ha nem "hivatalos" menedzsment szoftvert használunk, hanem magunknak készítünk egyet a kreativitás jegyében?

Először is vegyünk lehetőleg egy kockás papírt,

• a lap tetejére írjuk fel a projekt nevét, például: Családi ház felújítása; máris sokkal szerethetőbb lesz a feladat, J
• első oszlop: egyedi, növekvő sorszám,
• második oszlop: feladat vagy feladatcsoport neve: például tervezés, ezt alábontva jönnek létre majd a konkrét feladatok (pl. költségtervezés),
• harmadik oszlop: a feladat vagy feladatcsoport kezdő dátuma,
• negyedik oszlop: a feladat vagy feladatcsoport záró dátuma,
• ötödik oszlop: erőforrás megnevezése, vagyis név szerint ki végzi el az adott munkát, ki lesz a felelős érte, - ezt a részt nagyon szokták szeretni, csak úgy tolonganak, J
• hatodik oszlop: függőség, ez azt jelenti, van-e valamilyen előfeltétele annak, hogy ezt a feladatot el tudjuk kezdeni. Például ebben az esetben igen, megelőzi az igényfelmérés, tehát annak a feladatnak a sorszámát vagy adott esetben egy másik projektnek a nevét kell majd ide beírni,
• és végül a lap jobb széléig a naptár megjelenítése, amelyben jól látszódnak a feladatok. 

Ne felejtsük: a legcsilivilibb szoftverrel készített ütemterv sem ér semmit, aktualizálás nélkül. 

Legyen szép napunk.

Színes buborékok

A projekt egyfajta varázslat, melynek során (álmoskönyv szerint a projekt életciklusa alatt) egy álomból, elképzelésből konkrét, teremtett valóság lesz, amely nagyon sok befektetett munkával, pénzzel, idővel és nem utolsó sorban idegeskedéssel, izgulással jön létre. Vajon minden jól alakul? Minden rendben lesz? Jut mindenre elég idő és pénz? Ugye nem jön közbe semmi váratlan esemény? Tetszeni fog a végeredmény?

Kép: pixabay.com

Kedvenc gumicsontom, kicsi vesszőparipám, csipogós gumicicám is – amit kedvemre rágcsálhatok -, ide kötődik. Szeretem tudni a fenti kérdésekre a válaszokat előre, mégpedig az IGEN-t. A NEM-et nem ismerem. Na, jó, ismerem egy picit, de a munkám során igyekszem elfelejteni, hogy létezik, legalábbis a fenti kérdések tekintetében.

Nagyon rögös, nehéz, meredek út vezet el egy ötlet felmerülésétől a célba érésig. Olyan meredek, és nehéz terep, hogy ide a serpák is csak öszvérrel felfegyverkezve merészkednének fel. Az út első húzós szakasza az ötlet kibontása. Mert sokszor, (sok)mindent akarunk egyszerre, kevés pénzből és azonnal. Erre szoktam mondani megbízómnak, egy nagy sóhaj kíséretében: projektvezető vagyok, nem Isten. Az igény pontos felmérésére (specifikálására) sokan, pont az előbb leírtak miatt, nem szeretik vesztegetni az idejüket és a pénzüket.  De nézzünk egy példát a szívemhez közel álló területről: építészet. Adva van az igénylő, aki szerencsére egyben a szponzor is, vagyis ő fizeti majd a révészt. Máris egy gonddal kevesebb, mert nem kell a későbbiekben még köztük is a békéltető bírát játszanom. :)

Tehát, adva van egy álom, pontosabban szólva több is, olyan, mint a színes buborékok: szállnak, lebegnek súlytalanul: kellene egy ház;  nem, legyen inkább ikerház a testvéremékkel ; legyen földszintes és nagy; nem is, legyen inkább kétszintes mindkettő nagy kerttel és külön garázzsal; vagyis inkább legyen mélygarázs, de külön a két házhoz; nem-nem, legyen inkább egy nagy mélygarázs, a kertben pedig grillező-szalonnázó hely kemencével; meg pici játszórész a gyerekeknek, az is kell, majdnem elfelejtettem; a fürdőszoba az emeleten legyen;  nem is, inkább legyen mindegyik emeleten egy-egy és egy hatalmas amerikai konyha….

Szóval, azt hiszem, értjük mire gondolok, amikor azt mondom, hogy kedvenc, csipogós gumicicámat annyira szeretem rágcsálgatni. Mert ezek a feltételek, ezek a kis színes álombuborékok, nagyon-nagy mértékben befolyásolják például a költségvetést és a ráfordítási időt. No és persze végül a vevői elégedettséget is.

Ha a projekt igényfelmérési szakaszában is részt tudunk venni (sok esetben pl. nagyvállalatoknál ez nincs így) merjünk bátran kérdezni és biztassuk a szakmai résztvevőket is arra, hogy kérdezzenek egymástól, mert csak a minden paraméterében ismert igényre tudunk jó pénzügyi, erőforrás és ütemtervet felépíteni. Használjuk a józan paraszti eszünket és ne szégyelljük, ha valami nem világos vagy valamit nem értünk. Higgyük el, a többieknek sem az, csak legtöbbször nem merik megkérdezni, vagy elsiklanak felette, aztán később, a tesztelésnél, engedélyeztetésnél vagy az átvételnél ebből lesz a projektek egyik nagy problémája és hangzik el az igénylő szájából az a mondat, amit egyik projektvezető sem akar hallani: De ez így nem jó, ezt én nem veszem át, nem fizetem ki, nem ezt akartam.

Tehát az első és legfontosabb szabály, ahogy azt A jó szabó kétszer mér és egyszer vág korábbi blog bejegyzésemben is írtam, hogy kezdjünk egy nagyon részletes, alapos, mindenre kiterjedő igényfelméréssel. Hívjuk össze megbeszélésre a csapat tagokat és próbáljuk ebbe az irányba terelni az adott projekt szakasz minden résztvevőjét. A megbeszélésről készítsünk jegyzőkönyvet vagy emlékeztető email-t, amit mindenkivel hagyassunk jóvá (pl. erre is jó a szavazógomb J).

Ha ez megvan, és az igényt tényleg jól kiveséztük, körülírtuk – ne sajnáljuk rá az időt - írjuk le az összes ismert, szükséges feltétellel együtt:

• milyen engedélyek kellenek, ezeket ki fogja beszerezni és fizetni,
• szállítást-rakodást ki oldja meg, ki fizeti a szállítandó áru biztosítását,
• ki fogja a helyszínt őrizni pl. a kivitelezés ideje alatt,
• előző példánknál maradva van-e közmű az építés helyszínén, ha nincs, ennek a kiépítése kinek a feladata-költsége lesz,
• szoftverfejlesztésnél mérjük fel, hogy kell-e licencvásárlás pluszban és szükséges-e hardverbővítés,
• és ne felejtsük el az átvétel utáni költségeket sem számításba venni,
•  stb. 

Ezeknek a feltérképezése minden esetben a szakterületek képviselőinek a feladata, ha kell, bátran hívjuk fel erre a figyelmüket. Ha pedig nem tudnak ilyen szükséges feltételről, akkor ezt a megbeszélésről készült jegyzőkönyvbe írjuk bele: ki, miről nem tudott. Később sok egymásra mutogatástól fogjuk megkímélni magunkat, mert a jegyzőkönyvben ott áll feketén-fehéren, hogy ki, mikor, mit mondott. Ha magánemberként vágjuk a fejszénket nagyobb volumenű, projekt jellegű munkába és nem áll rendelkezésünkre szakember, bátran böngésszünk az interneten, kérdezzünk ismerőstől, baráttól, vegyük igénybe önkormányzatok ingyenes jogi tanácsadását. Próbáljunk meg minél szélesebb körben tájékozódni.  

Visszatérve az eredeti gondolatmenetre, az így elkészült, bő lére eresztett dokumentumot hívja az álmoskönyv igényspecifikációnak. Ez lesz az alapja az ajánlatkérésünknek. Fontos, hogy az igényspecifikáció és az elfogadott ajánlat is melléklete legyen majd a megkötésre kerülő szerződésnek. Így mindenki tudni fogja, hogy ki, mire gondolt, amikor leírta és elfogadta az „annyit”.

Van egy dokumentum, amit az álmoskönyv megvalósíthatósági tanulmánynak hív. Ez gyakorlatilag egy döntés előkészítő anyag, egy vagy több dokumentum összessége, pályázatok esetében kötelező összeállítani. Általános esetben (amikor nem pályázatot adunk be), ennek az elkészítése ahány ház, annyi szokás alapon történik. Van, aki elhagyja, helyette közösen készít részletes igényspecifikációt a leendő beszállítóval együtt (ha már tudja, hogy ki az) és arra kötik a szerződést. Nagyobb projektek/nagyvállalatok esetében, ahol van erre megfelelő apparátus, többféle tanulmány is készülhet ilyen címszóval (technikai, pénzügyi, környezeti stb.) és mindezek ismeretében fog dönteni a cég vezetősége, hogy elindítja a projektet vagy sem, esetleg módosít az igényen és úgy ír ki tendert és kér ajánlatot.  

A lényegen azonban ez sem változtat, mert mindegy, hogy hogyan vagy minek nevezzük a menet közben készülő dokumentumokat, a fő szempontok a sikerhez vehető úton:

• az igényt a lehető legrészletesebben és legalaposabban felmérték és leírták,
• minden szükséges feltételt, járulékos követelményt, jogszabályt, pénzügyi és  környezeti tényezőt stb. feltérképeztek és írásba foglaltak a szakértők segítségével,
• egyértelműen megfogalmazták, hogy kinek mi lesz a felelőssége, ki mit fog fizetni,
• és mindezt nagyjából mikorra szeretnék megvalósítani.
• Erről az egészről pedig készült(ek) a megbeszélések és egyeztetések időszakában jegyzőkönyvek, emlékeztetők, végül pedig az egészet összefoglalták egy dokumentumba.
• A beszállító pedig erre adott ajánlatot és az igényspecifikációval együtt az is a szerződés melléklete lett.

Ha ez így megtörtént, a kasszánál nem nagyon lesz lehetőség mellébeszélésre vagy egymásra mutogatásra, feltéve, hogy tényleg mindenre gondoltunk és minden kis színes álombuborékot kipukkasztottunk menet közben. J  

Legyen szép napunk. J

Egy Nőnap margójára

Minden évben március 8.-án a nőket ünnepeljük. Szerintem az év többi napján is ugyanígy, szeretettel, megbecsüléssel és tisztelettel kellene fordulnunk egymás felé. 

Kép: pixabay.com

Mert minden férfi tudja, hogy ha egy nőnek ajándékot, figyelmet, kedvességet, szeretetet ad - legyen az bármilyen alkalomból -, azzal önmagát is megajándékozza. J

Nemrég olvastam Máté Ferenc egyik könyvét, melynek címe: Toszkána bölcsessége.  A következő rész nagyon megfogott: 

„… mert ők tapasztalatból tudják – századok tapasztalataiból, vagyis már a génjeikben van -, hogy ha esélyt adsz rá, bármelyik pillanat a legszebb lehet. „

Éljünk a pillanat varázsával. Legyen szép, virágillatú vasárnapunk.  J

Mai tippem a stressz ellen: hétvégi kirándulás

Irány a szabadlevegő. J

Csodaszép, napsütéses kora tavaszi idő van, legalábbis itt nálunk. Ezért a mai stresszűző tippem: kiránduljunk egy nagyot.

Kép: pixabay.com

A mozgás azon túl, hogy élénkíti a vérkeringést, oldja a stresszt, javítja a hangulatot, erősíti az immunrendszert, a napfény pedig jót tesz testünknek és lelkünknek egyaránt.

Ha egyedül vagy, akkor is vágj neki bátran: indulj el tágabb lakókörnyezeted feltérképezésére. Lehet, hogy csatlakozik hozzád más is és életre szóló barátság vagy akár még több lehet belőle. Sose tudhatod, végtére is itt a tavasz. J

De nekivághatsz családi vagy baráti szervezésben is egy rövidebb-hosszabb kirándulásnak, amely lehet gyalogos, buszos, vonatos, autós, biciklis, hajós, csónakos... J

Érdemes felkeresni az arborétumokat, ahol már javában nyílnak a tavaszi virágok vagy ellátogatni valamelyik helyi kézműves vásárra egy kis nassolás vagy egészséges falatozás reményében. Szintén remek ötlet erdőn-mezőn bóklászni a gyerekekkel, akiknek ez jó alkalom a világ felfedezésére és a közös mókázásra.

Kedvcsinálóként vagy ötletadóként néhány az ismertebb linkek közül, ha a szervezettebb programokat részesítenénk előnyben:

http://magyarnemzetiparkok.hu

http://hetvege.lap.hu

http://www.programturizmus.hu/kategoria-kezmuves-vasarok.html

http://www.utazzitthon.hu

http://kirandulastervezo.hu/
http://www.szeretlekmagyarorszag.hu/ahol-a-mult-rejtozik-magyarorszag-legszebb-skanzenjei

Nagyon szeretek kirándulni. Ezeket a hosszabb-rövidebb kiruccanásokat lelki-simogatónak neveztem el, mert rám tényleg úgy hatnak.

Legyen szép, léleksimogató hétvégénk. J

Fő a biztonság

Bizony-bizony. J A biztonság, amelyről oly sokan és sokszor elfelejtkezünk az élet szinte minden területén… 

Kép: pixabay.com

Többféle vetülete, nézete lehet a kialakításra kerülő védelmi vonalaknak: fizikai - nem fizikai, passzív - aktív, tárgyi - személyi, alacsony - magas biztonságú stb. Szükséges éberségre vall, ha adott esetben egy megfelelő szakemberrel konzultálunk, vajon nekünk melyikre van szükségünk.

Projektek esetén irányulhat maga a projekt cél is valamilyen biztonsági rendszer kiépítésére, esetleg berendezés működésének a biztonságosabbá tételére, céges vagy általunk kezelt személyes adatok védelmére stb. 

Ebben az esetben viszonylag kicsi az esélye annak, hogy megfeledkezzünk témánkról, hiszen elejétől a végéig ez lesz a tevékenységünk vezérfonala. De megjelenhet a projekt (vagy a tevékenységünk) alatt plusz igényként is a biztonság szem előtt tartása, például adatbiztonság vagy adatvédelem témakörében. 

Na, ezek azok az esetek, amikor működésbe lép a rövid távú emlékezetkiesés, mert mindenki, aki él és mozog, hajlamos erről megfelejtkezni.  Főleg, ha még utasításba is adták, hogy mit és kiknek kell(ene) betartani.  Olyankor meg pláne, hiszen annyira jó a szabályokat megszegni. J

Nézzünk néhány példát a teljesség igénye nélkül azokra az esetekre, amikor tudjuk, hogy nagyon kellene, fontos is, a józan paraszti ész is ezt diktálja, de mégsem csináljuk vagy csak azért is megtesszük. Ezek lennének a megelőző tevékenységek. J

Alkalmazottként:

• bizalmas, üzleti titkot tartalmazó iratokat a nap végén elől hagyunk, 
• nem zárjuk el, nem védjük jelszóval vagy PIN kóddal a céges számítógépet, laptopot, okostelefont és felügyelet nélkül hagyjuk ezeket az eszközöket,
• közös helyiségekben (pl. tárgyalók) ott hagyunk az asztalon vagy a fali táblán bizalmas vagy üzleti titkot tartalmazó anyagokat, rajzokat,
• megsemmisítés helyett ezeket a papírokat csak simán összegyűrjük és bedobjuk a szemétkosárba,
• jól látható helyre (pl. monitor szélére vagy valahol az íróasztalon) kitesszük a jelszót, belépőkódot stb.
• kölcsönadjuk a belépőkártyánkat,
• ugyanazon a pendrive-on tárolunk céges és privát anyagokat is, és hurcolásszuk  össze-vissza,
• céges email címünket privát célra is használjuk (pl. közösségi regisztrációk),
• nem a munkához kapcsolódóan (számunkra ismeretleneknek) megadjuk munkatársaink email címét és/vagy telefonszámát,
• visszaélünk a munkánk során tudomásunkra jutott személyes adatokkal (például pletykálkodunk :) vagy jó pénzért áruba bocsátjuk) stb.

Magánemberként:

• minden PIN kódot és jelszót egy helyet tárolunk (papíron) és ráadásul mindez a bankkártyával és a többi személyes irattal (igazolvány, lakcímkártya stb.) együtt a pénztárcánkban van (ha már lúd, legyen kövér: vesszen minden egyszerre),
• nem gondolunk a tulajdonunk fizikai védelmére: földszinti ablakot kinyitjuk és kimegyünk a szobából, céges irodánkból, nem zárjuk be az ajtót,
• nem fordítunk figyelmet a megfelelő riasztó vagy felügyeleti rendszer kiépítésére, bekötésére, vagy ha van, nem használjuk,
• idegenekkel beszélgetve (pl. parkban vagy játszótéren) sok mindent elmondunk magunkról, a vállalkozásunkról,
• Facebook-ra kiposztoljuk, hogy épp egy kéthetes külföldi nyaraláson vagyunk,
• beengedünk idegeneket a lakásba, céges irodába, esetleg a vállalkozásunk telephelyén vagy az irodaházban ténfergő ismeretlenektől nem kérdezzük meg, hogy kik ők és miért jöttek, kit keresnek,
• szem előtt hagyunk értékeket (pl. kocsiban a laptopunkat), itt említem meg, hogy trükkös tolvajok simán kinyitják feltörés nélkül a központi zár segítségével a kocsinkat és a zárt csomagtartóból is elviszik a laptopunkat,
• bevásárlókocsin ott hagyjuk a kabátunk alatt a táskánkat és pár pillanatra elfordulunk, vagy újság nézegetésbe merülünk,
• tömegközlekedési eszközön a kabátunk zsebében tároljuk a mobilt vagy a bérletet, a mobilunkban pedig az összes jelszót és PIN kódot,
• az okostelefonon személyes vagy céges adatot esetleg hivatalos iratunk fotóját tároljuk stb-stb. J

Ha tehetjük, kerüljük el ezeket a mumusokat. J

Legyen szép, kora tavaszi hétvégénk.