Számok a szponzor meggyőzéséhez (első rész)

Az elmúlt hetek laza témái után ismét a számoké lesz a főszerep, mert mai bejegyzésemben tovább boncolgatom a projekt pénzügyek kérdését. Korábban már írtam egy rövidke bejegyzést A számok bűveletéről, és akkor azt ígértem, hogy folytatása következik. Az ígéretet pedig illik betartani. 

Kép: pixabay.com

Nézzünk néhány alapfogalmat, amelyet bizonyára sokszor hallottatok már. Ezekre a projektek tervezése során szükségünk lesz. Főleg azokban az esetekben, amikor mástól várjuk a finanszírozását (pl. egy másik piaci szereplő, az állam, az unió, egy hitelintézet). Ezek a számok egészen biztosan érdekelni fogják a leendő szponzorokat, bár kétségtelen, hogy saját finanszírozású (saját cég vagy magánszemélyként a család) befektetések esetében is hasznosak lehetnek.  

Jelenérték (Present Value=PV): kiszámításakor azt vizsgálom, hogy ha jövőre szeretnék egy általam fejlesztendő berendezést 4 millió forintért eladni, akkor annak mennyi lehet ma az értéke. Mennyit ér számomra a mai napon a jövőre esedékes 4 millió forint. Vajon többet ér, mint a tervezett összes ráfordításom (anyagköltség, bérköltség, rezsiköltség stb.)? Megéri az egészbe belevágni? 
Ehhez összehasonlításként a beruházásommal nagyjából megegyező kockázatú értékpapír hozamot szoktunk alapul venni. Például: ha a beruházásom kevésbé kockázatos, akkor a biztonságos állampapírok piacán keresgélek hasonló futamidejű befektetést. Ha nagyon kockázatos (mert pl. nanotechnológiával foglalkozom) akkor a kockázatos, de magasabb hozamot ígérő értékapírok piacán keresgélek azonos futamidőt alapul véve összehasonlításként. 
Van egy rossz hírem: az 1 év múlva esedékes 4 millió forintomnak egészen biztosan kisebb a mai napra vetített jelenértéke, mint 4 millió forint. És annál kisebb, minél kockázatosabb az, amibe belevágtam. Miért? Mert az egy év múlva esedékes 4 millió forint az időközben eltelt egy évben kapott kamatokat is tartalmazni fogja, ezért a jelenérték számításához minden esetben csökkentenem (diszkontálnom) kell a jövőre esedékes összeget ezekkel. 
A fenti példánknál maradva mivel egy kevésbé kockázatos piacon dolgozunk, ezért összehasonlítási alapként az egyéves futamidejű állampapírok hozamát fogjuk venni, ami legyen most 5%.

A jövő évben esedékes 4.000.000 forint jelenértékének számítási képlete a fenti adatokkal így néz ki:

PV (jelenérték) = diszkonttényező x 4.000.000 = 1/(1+0,5) x 4.000.000 = 4.000.000/1,05 = 3.809.524

Röviden és egyszerűen a számítási képlet: a jövőre esedékes összeget elosztom 1,(idejön a tizedesvessző után a hasonló befektetést ígérő hozam százaléka, pl. 05).

A kapott összeg alapján láthatjuk, hogy a jelenérték tényleg kevesebbre fog kijönni. 

Nettó jelenérték (Net Present Value=NPV): kiszámításakor arra vagyok kíváncsi, hogy mennyi lesz a hasznom a beruházásomon, ezért az előző pontban kiszámított Jelenértékből (PV) kivonom a ráfordítások összegét (anyagköltség, bérköltség, rezsiköltség, vásárlási ár stb.). Esetünkben ezeket 3.450.000 forintra terveztük.

A fenti példánk számainál maradva:

NPV (nettó jelenérték) = 3.809.524 – 3.450.000 = 359.524, mivel pozitív számot kaptunk eredményül, ezért némi hasznot tudunk majd realizálni a beruházásunkon, érdemes lesz tehát belevágni. Ha a kapott szám 0 vagy negatív lenne, erősen gondolkodjunk el azon, vajon tényleg kell az a beruházás nekünk? 
Lehetnek olyan esetek is, amikor a döntést nem pénzügyi alapon kell vagy lehet meghozni, például törvényi kötelezettségnek kell eleget tennünk vagy korszerűsítésbe vágunk bele. Ezeknél nehéz lenne hasznot realizálni, mert nem keletkezik eladási ár. Meg kell csinálni, és kész. Bár kétségtelen, hogy a korszerűsítési beruházásoknak van közvetett haszna, de az majd egy másik bejegyzés témája lesz.

Megtérülési ráta, vagyis ígért hozam: a realizálandó profit és az induló befektetés aránya. A fenti példa számainál maradva ez is egyszerűen kiszámítható:

Hozam=realizálandó profit/befektetés költségei = (4.000.000 – 3.450.000)/3.450.000=550.000/3.450.000=0,16 vagyis 16%.

Mivel a példa számai alapján a berendezés előállítása és értékesítése magasabb hozamot ígér a szponzorom számára, mint a hasonló kockázatot jelentő éves futamidejű állampapír kamata (amelyet a jelenérték számításnál is használtunk), megéri elindítani és szponzorálni a beruházást, mert: 5%<16%.

A fentiek alapján a jelenérték téma egyszerűnek tűnhet, de van ám itt is egy-két megfontolandó kockázat :

• Az egyik ilyen, hogy a jövőbeli vételár általában csak előrejelzés, a piackutatások alapján nagy valószínűséggel ennyiért megvehetik, de nem biztos. És ez lényeges: nincs pecsétes szerződésem róla. Most még csak tervezem, hogy belevágok és próbálok ehhez az egészhez pénzt szerezni. De a befektetők - úgy általában - meglehetősen kockázatkerülők és szeretnek tutira menni ha pénzről van szó, ezért inkább a kevésbé kockázatos állampapírt fogják megvásárolni 3.809.524 forintért, mint az én "talán elkészül majd valahogy, és talán meg is veszi valaki" beruházásomat, mert állampapír esetén a hozamot egészen biztosan megkapják. Ezért, hogy vonzóvá tegyem a beruházásom a vevők körében, valószínűleg lejjebb kell majd mennem az eladási árral, ez viszont csökkentheti a realizálható hasznot, főleg, ha a ráfordításaimat (költségeimet) nem tudom csökkenteni…  
• A másik, amire nem árt figyelni, - főleg, ha valakit a zsebében kotorászva győzködünk -, hogy minél kockázatosabb egy piac, a befektetései annál nagyobb hozamot ígérnek. Tehát, amikor diszkontáljuk jövőbeli projekt termékünk értékét, olyan befektetést válasszunk összehasonlításként, amely hasonlóan kockázatos, mint a mi beruházásunk, mert így fogunk a kockázatokat is összehasonlítva reálisabb megtérülési rátát (ígért hozamot) kapni. És talán a szponzort is sikerül majd meggyőzni, hogy inkább a mi projektünkre adjon pénzt...

Folytatjuk. 

Mai tippem a stressz ellen: kertészkedjünk

Május közepe van, a természet ontja szebbnél-szebb virágait, tele van erdő és mező friss, erőtől duzzadó energiával. 

Kép: pixabay.com

Stresszes projektvezetői létünk egyik lazítási és energetizáló forrása lehet, ha szabadidőnkben (már ha van ilyen egyáltalán) kertészkedésre adjuk a fejünket: kiskertet művelünk, erkélyládába ültetünk tavaszi virágokat vagy csak az irodánk cserepes növényeit tesszük át friss földbe és egy számmal nagyobb cserépbe. A neten, kertészeti árudákban és barkács szaküzletekben számos növényt és jobbnál-jobb ötleteket találunk kiskertünk, erkélyünk, lakásunk szépítésére. 
Két tipp, amely nálam bevált az erkélyre ültetett növények esetében:

• keleti vagy nyugati fekvésű ablakba-erkélyre tegyük a futó, és déli fekvésű ablakba-erkélyre a hagyományos kerti muskátlit, naponta 1-2 alkalommal öntözzük és legalább hetente tápoldatozzuk őket,
• az erkélyládába, dézsába ültetéskor a virágok földjébe bele állítok egy előzőleg több helyen kifúrt, kiürült műanyag ásványvizes palackot is (nyakával felfelé és úgy, hogy csak a kupak része látszódjon ki a földből).  Miután beültettem a növényeket, a palackot teletöltöm vízzel és rácsavarom a kupakját (ez fontos, különben a víz elpárolog). A növények kedvükre "ihatnak" a palack föld alatti részéből, mert a fúrt lyukakon keresztül elegendő vízpótlást kapnak a gyökereik.

Ezt a szöszmötölős, agykiürítős, idegszál kisimítós tevékenységet végezhetjük egyedül vagy kalákában a többi, szintén stresszkezelt kollégával vagy családtaggal együtt.

Legyen napfényes, kertészkedős szép napunk. 

A projekt könyvtára

Ez alatt természetesen nem egy több száz éves, értékes régi könyvekkel, kódexekkel telezsúfolt, patinás, ódon könyvtárra gondoltam… Pedig ott érzeném csak igazán jól  magam. J

Kép: alphacoders.com

Helyette sokkal inkább arra az elektronikus vagy papíralapú dossziés megoldásra, amelyben minden érintett számára jól elérhetővé és visszakereshetővé válnak a projekt teljes életciklusa alatt az elkészített anyagok (levelek, ajánlatok, szerződések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, teljesítésigazolások, számlamásolatok, forráskódok, tervrajzok stb.).

Ha kis céget vezetünk és a projektünkben jószerével csak papír alapú dokumentumok keletkeznek, akkor elegendő műanyag vagy karton dossziékban tárolni ezeket az anyagokat a cégben kialakult irattárolási rendnek megfelelően (például téma szerint évenként lefűzve: számlák, szerződések stb.).

Azonban, ha többnyire elektronikus úton (word, excel, tervező, pénzügyi vagy számviteli alkalmazások) készülnek ezek a dokumentumok, elengedhetetlen, hogy rendet vágjunk az elektronikus dzsungelben.

Az első és legfontosabb szabály, hogy hozzunk létre a projektnek egy könyvtárat a gépünkön vagy a hálózaton - ez utóbbi esetben mások is elérhetik és dolgozhatnak az anyagokon a hatékonyság jegyében, persze egyik kicsi vesszőparipámra, az adatbiztonságra, ilyenkor sem árt figyelni - és nevezzük el lehetőleg úgy, hogy minden érintett ráismerjen. Ez akkor lesz majd igen hasznos, ha ugyanaz a csapat több projekten is dolgozik párhuzamosan és nem kell a semmitmondó könyvtár nevek között kutakodni, hogy az égetően sürgős anyagot vajon melyikben találja.

Nos, létrejött a projekt könyvtára, ráadásul normális nevet kapott, vagyis állnak a „falak”. De ez még nem elég, hiszen kellenek „polcok” is, amelyeken majd a virtuális„könyveket” tároljuk. Ezen a ponton többféle, ízlésünknek és szokásunknak megfelelő megoldást választhatunk, én hármat említek meg:

• a projekt életciklusának (Projektek életciklusa) megfelelő elnevezésekkel hozzunk létre alkönyvtárakat vagy dossziékat, és azokba mentsük el a témának megfelelő dokumentumokat. Például az igények összegyűjtésével és specifikálásával kapcsolatos levelezéseket, anyagokat, jegyzőkönyveket az Igényfelmérés alkönyvtárba mentjük majd, a projekt zárásával kapcsolatos anyagok (például a teljesítésigazolások) pedig a Projekt zárása alkönyvtárba kerülnek.
• a másik lehetőséget nagyobb projektek esetében alkalmazzák, ahol munkacsoportok dolgoznak a projekten. Ilyenkor a kialakult munkacsoportok részére hozzuk létre az alkönyvtárakat és azon belül szükség szerint készítsünk további alábontást, részletezést. Például az Üzleti munkacsoport alkönyvtárába az igényfelméréssel, ügyfél kommunikációval, képernyőtervekkel stb.  kapcsolatos anyagok kerülnek majd.
• icurka-picurka projektek esetében pedig nem is kell ez a nagy hókusz-pókusz: az ember fia vagy lánya a keletkezett dokumentumokat – mert általában készül több munkaanyag változat is, mire sikerül elérnünk a végleges formát - elmenti a téma szerinti alkönyvtárba (igények, ajánlatok, szerződések, teljesítés stb.). Vagy csinálhatja azt is, hogy mindent a projekt könyvtárban tárol és csak a végleges anyagokat teszi egy „Végleges” alkönyvtárba. Esetleg ezt a logikát megfordítva a munkaanyagokat tárolja egy „Munkaanyagok” alkönyvtárban és a végleges anyagokat meghagyja a projekt főkönyvtárában, hogy rögtön láthatóak legyenek.

Mindenesetre bármelyik módszert, felosztást is választjuk, három dologról ne felejtkezzünk el, mert később nagyon bánni fogjuk:

• az archiválásról (Archiválás),
• arról, hogy mindig jól beazonosítható módon, elkülönítetten tároljuk a munka- és a végleges anyagokat,
• az aláírt dokumentumokról pedig mindig készítsünk pdf változatot és azt is mentsük el a projekt végleges anyagokat tartalmazó könyvtárába a számítógépünkön.

Végül, de nem utolsó sorban: a számítógépünk teljes adattartalmát célszerű időről-időre lementeni, mert Murphy mestertől tudjuk, hogy ami elromolhat, az el is romlik, és neki mindig igaza van. Ha pedig valamiről bebizonyosodna, hogy mégsem volt igaza, akkor az lesz a kivétel, tehát megint csak igaza lett az öreg mesternek, mert a kivétel erősíti a szabályt.

Archiválás

Minden projekt életében előbb vagy utóbb bekövetkezik a zárás pillanata: ez lehet határidőre és a megadott költségkereten belül; lehet időbeli csúszással vagy költségkeret túllépéssel; de lehet sikertelen is, mert egyáltalán nem tudtuk elérni a projekt célokat vagy az igénylő meggondolta magát, ezért menet közben felfüggesztették a projektet. Mindenesetre a zárás, legyen bármilyen is, magában hordozza a keletkezett elektronikus vagy papír alapú dokumentumok, anyagok archiválásának kötelezettségét. Melyek lehetnek ezek? Levelezés, szerződések, ajánlatok, megrendelések, tervdokumentumok, fotók, forráskódok, CD vagy DVD lemezek, prototípusok, emlékeztetők, jegyzőkönyvek stb.

Kép: pixabay.com

Amikor archiválásról beszélünk, több dolgot kell szem előtt tartanunk.

Az egyik nagyon fontos tényező a megőrzési idő. Amennyiben jogszabályi kötelezettség (pl. adóhatóság, felügyeleti szerv esetleg uniós ellenőrzés) alá esik az elkészített anyag, minden esetben a megőrzési idő végéig biztosítani kell az elérhetőségét, sértetlenségét és bemutathatóságát.

A másik fontos szempont a tárolás alatti azonosíthatóság, vagyis biztosítanunk kell, hogy az elkészült és archiválásra küldött anyagok a megőrzési idő alatt mindig pontosan beazonosíthatóak, visszakereshetőek legyenek, ezért nem árt, ha archiválás előtt leltári jegyzékbe vesszük őket.

A harmadik szempont a selejtezés: mivel a tárolási kapacitás akár hely, akár anyagi szempontból általában korlátozott, ezért a megőrzési idő elteltével célszerű ezeket az anyagokat az előírás szerint megsemmisíteni.

Papír alapú vagy más fizikai formában elkészített anyagokat tűzbiztos, száraz, zárható helyen (szekrény, páncélszekrény, irattár, raktár) kell tárolni és biztosítani kell, hogy csak az illetékes, arra jogosult személyek férjenek hozzá. Ez érvényes a megsemmisítésükre is, különös tekintettel azokra az esetekre, amikor adatvédelmi szempontból érzékeny adatokat tartalmaznak a dossziék.

Elektronikus formában elkészült anyagokat (forráskódok, tervrajzok stb.) célszerű egyrészről a szerver archív könyvtárában a megfelelő projekt vagy ügyfél alkönyvtárban tárolni, másrészről nem árt az archív alkönyvtár tartalmát CD/DVD-re kiírni és azt biztonságos, zárt helyen tárolni. Az igazán fontos, lényeges dokumentumokról – amennyiben ez lehetőséges – nyomtatott verziót is készítsünk és zárjuk el a többi dokumentummal együtt a megfelelő helyre. 

A csak elektronikus formában tárolt anyagok esetében ne felejtsük el az archív CD/DVD-re ráírni, hogy milyen alkalmazással és annak melyik verziójával készültek, mert 5-10 év múlva is meg kell tudnunk nyitni ezeket a file-kat és be kell mutatni az anyagokat egy ellenőrzés vagy audit esetén. Nem árt, ha erre is felkészülünk.

Nagyon lényeges és erre több helyen is utaltam, hogy az archiválásnál, tárolásnál és selejtezésnél is kötelező az adatvédelmi törvények betartása. Érzékeny adatok nem kerülhetnek illetéktelen személyek kezébe.

Változáskezelés

Futó projektek igen nagy százalékának bukását okozhatja - és az esetek döntő többségében okozza is - a nem megfelelő változáskezelés vagy változásmenedzsment.

Kép: pixabay.com

Nézzük meg részletesebben, mit értünk ez alatt. Minden projekt azzal indul, hogy jól vagy rosszul, de megfogalmazzuk az elképzeléseinket (erről bővebben ebben a bejegyzésben írtam: Színes buborékok), amelyeket a projekt életciklusa alatt megvalósítunk vagy próbálunk megvalósítani a rendelkezésünkre álló erőforrásokkal az elfogadott határidőre.

De mi van akkor, ha rosszul fogalmaztuk meg az igényünket és kihagytunk belőle egyébként számunkra fontos részeket, funkciókat, feltételeket. Akkor egészen biztosan találkozni fogunk a változáskezeléssel, mert ezeket a menet közben megjelenő új kéréseket valahogy mégiscsak bele szeretnénk, bele kellene tuszkolni a végeredménybe.

Azonban ha jól fogalmaztuk meg indulásnál az elképzeléseinket és kellően körültekintőek voltunk, még akkor sem ülhetünk elégedetten a babérjainkon lábat lógatva, mert a sors kezében mindig ott van pár gáncsolófa pusztán az élvezet kedvéért… Például ilyen lehet egy nem várt jogszabályváltozás vagy vis maior helyzet. 

Ezekben az esetekben akaratunk ellenére szintén belecsöppenhetünk a változáskezelés ingoványába. Akkor pedig már jobb előre felkészülni a ránk váró kihívásokra... A neten keresgélve az angol nyelvű szakirodalomban change management címszó alatt találjuk a témát; a változás igényeket, kéréseket pedig gyakran CR-ként (change request) emlegetik itthon is céges környezetben.

Néhány tipp, hogy a menet közben beeső ilyen-olyan kéréseket hogyan tudjuk kezelni, menedzselni.

• Az első és legfontosabb, hogy az aktuálisan futó projektbe csak akkor fogadjuk be új kérést, módosítási igényt, ha feltétlenül szükséges (pl. új jogszabály lépett hatályba). Ilyen esetben természetesen ne felejtsünk el plusz erőforrást szerezni (ember és pénz) és az igénylővel/szponzorral egyeztessük azt is, hogy nagy valószínűséggel csúszni fog a határidő, ezért adjunk javaslatot az új véghatáridőre és fogadtassuk el írásban az igénylővel/szponzorral.
• Minden menet közben beeső kérést vizsgáljunk meg, elképzelhető, hogy plusz munka valamint határidő módosítás nélkül is be tudjuk fogadni a futó projektbe. Ebből a szempontból legyünk rugalmasak. De nagyon fontos itt is megemlíteni, hogy minden módosítást, például esetünkben a scope változtatását is az új kéréssel, csak és kizárólag a megrendelő/igénylő/szponzor írásbeli jóváhagyó, beleegyező levele után tehetünk meg.
• Fontos: minden futó projektet érintő változás esetén térképezzük fel alaposan az esetleges új függőségeket és kockázatokat is,  nehogy belefussunk abba a hibába, hogy rábólintunk a scope módosítására és ezzel sokkal nagyobb feladatot rántunk magunkra a függőség miatt, mint azt eredetileg gondoltuk.
• Az első besomfordáló igény felmerülésekor üljünk le az igénylővel/szponzorral és beszéljük át újra a teljes projekt scope-ot lépésről-lépésre, mert lehet, hogy bujkál még néhány módosítási ötlet a buksikban. Ezeket összegyűjtve - ha az erőforrások ezt lehetővé teszik akár párhuzamosan is - indíthatunk egy projekt2-t (egy második release-t).
• Ha lehetőség van rá (igénylővel/szponzorral egyeztetve) fejezzük be az eredeti határidőre a futó projektet és utána indítsunk egy következőt az időközben keletkezett új igényre/igényekre. Ez általában akkor célszerű, ha a rendelkezésre álló erőforrások (kevés ember, kevés pénz) nem teszik lehetővé, hogy két projektet párhuzamosan kezeljünk.
• Amennyiben az új igény többletmunkával jár és az igénylő/szponzor nem biztosítja a szükséges plusz erőforrást (pl. pénz), határozottan utasítsuk vissza az igény befogadását. A projekt határidőre és elfogadott költségkeretre történő befejezése ugyanis a projektvezető felelőssége.
• Ugyanez igaz a határidőcsúszásra is: minden új igény befogadása potenciálisan magában hordozza a részleges és véghatáridő csúszását. Ha ezt az igénylő vagy szponzor nem fogadja el, szintén utasítsuk vissza a befogadást a fenti indok alapján.

Futó projektek esetében minden felmerülő új igényről, kérésről mindig írásban kommunikáljunk a megbízóval/igénylővel/szponzorral és szintén írásban állapodjunk meg a plusz erőforrások biztosításáról, valamint az esetleges határidő módosításról is. Csak akkor fogadjunk be új igényt, ha arra a megbízó/igénylő/szponzor rábólintott és a fenti módosításokat (erőforrás, határidő) írásban is elfogadta.

Ne felejtsük el a projekt dokumentációt valamint az ütemtervet is módosítani és a szükséges mértékben frissíteni.