A hatékonyságról

Ez is egyike kedvenc gumicicáimnak. Ezekből egész kosárra valót dédelgetek a lelkem mélyén J, egy másikról például a Színes buborékok bejegyzésemben olvashatsz. 
Az időből nemcsak a projekteken belül szokott nagyon kevés lenni, de tapasztalatom alapján a projektvezetők többsége - úgy általában - a projekteken kívül is krónikus időhiánnyal küzd.

Kép: pixabay.com

Sajnos a nap nekünk is 24 órából áll, és egy adott munka elvégzésére meghatározott időkeret áll rendelkezésünkre. Varázspálcánk pedig még mindig nincs, de Gabival rajta vagyunk a témán egy ideje, a rendelésig már eljutottunk. J 

Azért vannak apró reménysugarak az időgazdálkodás borús egén. Ezekből fogtam csokorba néhányat:

• feladataink elvégzésére próbáljunk meg reális időtartamot hagyni vagy kérni,
• készítsünk napi és heti listát az elvégzendő munkáinkról. Húzzuk át amivel már kész vagyunk, meglátjuk, ez olyan jó érzés lesz. :) 
• ezeket a feladatokat priorizáljuk és jelöljük be a függőségeiket is,
• állítsunk be emlékeztetőt az elektronikus naptárunkban, okostelefonunkban vagy készítsünk mi magunk asztali/fali naptárt a kedvenc fotóinkkal és vezessük abban a teendőinket,
• a feladataink mellett legyen b és c opció is ("esőnap") arra az esetre, ha valami miatt az adott dologgal nem tudnánk haladni, például: X projektben az emlékeztető vagy szerződés véglegesítése, de ha határidőre nem küldik meg a véleményezést a kollégák, akkor helyette mi véleményezünk más anyagokat egy másik projektben,  vagy ütemtervet frissítünk esetleg beszámolót írunk stb., így nem lesz üresjárat,
• próbáljuk meg az összetartozó dolgokat – ha lehetőség van rá – együtt kezelni, például: téli gumi cserét és az aktuális szervizt kérjük egy időpontra, így nem kell kétszer elvinni a kocsit a szervizbe,
• projekt megbeszéléseken, ha nem feltétlenül szükséges a személyes jelenlét, részesítsük előnyben az online meeting-eket vagy videó konferenciákat,
• ha felmerül a megbeszélés során egy adott probléma, vagy valakit meg kellene kérdezni valamiről, ha lehetőség van rá, intézzük el akkor és ott, hívjuk fel telefonon, ne írjuk fel magunknak feladatként, hogy majd később ....
• naponta több száz levél esik be a postaládánkba, mindegyikkel nagy valószínűség szerint nem tudunk foglalkozni, ezért szelektáljunk,
• az elintéznivalókat fűzzük csokorba vagy láncba valamilyen logika szerint: például lehet városon belül útvonal vagy épületen belül fizikai elhelyezkedés alapján, vagy ha több téma tartozik ugyanahhoz az emberhez, akkor személyhez köthetően, esetleg lehet azonos tevékenység szerint (pl. ha a központi nyomtató két emelettel lentebb van, akkor amit tudok nyomtassak ki egyszerre),
• dolgozzunk össze a kollégákkal, ha például a másik épületbe kell átmenni aláírásért vagy valamilyen engedélyért, ne külön-külön járkáljunk hatan, mert ezzel azt a munkatársunkat is zavarjuk a munkában, akihez megyünk,
• nézzük át nap végén a leveleinket, és amit nem intéztünk el jelöljük meg pl. olvasatlanra, vagy állítsunk be róla feladatot és tegyünk hozzá emlékeztetőt,
• ha van olyan dokumentum (pl. utasítás), amelyet az év során többször is elő kell vennünk, akkor az első olvasás alkalmával színes szövegkihúzóval készítsünk belőle kivonatot és bátran jegyzeteljünk a kinyomtatott lapra. Néhány hónap múlva ha újra elő kell vennünk, már sokkal könnyebb és gyorsabb lesz átolvasni és alkalmazni.
• elektronikus dokumentumok véleményezésénél használjuk a Korrektúra funkciót és kérjünk meg erre minden érintettet, így nem kell tucatnyi véleményezett dokumentumot összefésülni,
• ha két vagy több dokumentumot kell összehasonlítani, például szerződések munkaanyagának különböző verzióit, és nem használták a Korrektúra funkciót, ezért nem tudjuk, hogy mit és hol módosítottak benne, akkor használjuk a Korrektúra menün belül az Egybevetés-t, mert ez két vagy több teljesen külön dokumentumból készít egyet úgy, hogy megjelöli az eltéréseket, 
• minden nap végén tegyünk rendet az íróasztalunkon, és ha vannak papír alapú elintézendők, azokat tegyük egy közös dossziéba (nekem is van ilyen, találóan X akták a neve), zárjuk el a fiókba és másnap kezdjük a napot azzal, persze szigorúan a reggeli kávé után, hogy magunk elé vesszük és nekilátunk, J
• ha megbeszélést szervezünk, csak azokat hívjuk meg, akik valóban érdemben érintettek a témában és csak addig tartson, amíg feltétlenül szükséges, ne raboljuk egymás idejét. Itt fontos megemlítenem, hogy a megbeszéléseken töltött időt a beszállítók sokszor kiszámlázzák, ezért ez a pont nagyon megfontolandó, mert zsebre is mehet. J
• ha megbeszélésen vagyunk, és olyan téma kerül sorra, amelyben kevésbé vagyunk érintettek, nézzük meg közben a leveleinket, intézzünk el a folyosón néhány fontos telefont, használjuk ki azt a pár percet is hatékonyan,
• ha valaki valamivel nagyon feldühített bennünket és úgy érezzük, hogy ha még egy szót szól ...., J  akkor számoljunk magunkban háromig és a felhalmozódott stressz energiát fordítsuk arra, hogy nekiállunk és bőszen felszámoljuk az Elintézendő dossziénk tartalmát,
• várakozás közben vagy munkába jövet-menet  – ha van kedvünk – nyugodtan tanulhatunk pl. idegen nyelvet, vagy hallgassunk pihenésként zenét, esetleg olvassunk egy jó könyvet, amire az egész napos hajsza miatt nincs időnk, 
• delegáljunk feladatokat, nem kell mindent egyedül elvégeznünk sem az irodában, sem pedig otthon,
• ha régóta törjük a fejünket egy problémán, de sehogy sem tudunk megoldást találni, akkor hagyjuk abba a töprengést és csináljunk valami egészen más jellegű tevékenységet. Például álljunk fel és locsoljuk meg a virágokat, beszélgessünk a kollégákkal vagy igyunk egy kávét, esetleg menjünk ki a szabadba és sétáljunk egyet a közeli parkban, tóparton, tengerparton. J
• kérjünk segítséget a kollégáktól vagy otthon a családunk tagjaitól, mert nekünk is jár a pihenés,
• ne vállaljuk túl magunkat, pihenjük, álljunk meg munka közben, lazítsunk, utána sokkal hatékonyabban megy a munka. Ehhez adok inspirációkat a Mai tipppem a stressz ellen kis színesekben.
• néhány gyakorlati tanácsot a Versenyfutás az idővel és Az idő pénz blog bejegyzéseimben is olvashattok.

És végül egyik kedves főnököm mondatát idézem: "Csak az el nem végzett munka nem vész kárba. "

Ti hogyan próbáltok gazdálkodni az idővel?

Az idő pénz

Kronosz, az idő ura, sajnos a mi urunk is. Nem tudom, Ti hogy vagytok vele, de én mindig azt tapasztalom, hogy ahogy közeledünk egy projekt vége felé, megmagyarázhatatlan módon egyre gyűlnek az el nem végzett munkák, sokasodnak a megoldásra váró problémák, tornyosulnak az akadályok és mintha nem lenne önmagában is elég vesződségünk és bajunk, még az idő is felgyorsul. 

Szaladnak a napok, a hetek, nyakunkon sorakoznak a mérföldkövek és előttünk lebeg a csúszásból eredő többletköltség réme is. Mert az idő pénz és ez a projektekre ezer százalékig igaz.

Kép: pixabay.com

Hogyan tudjuk ezt a látszólag antagonisztikus ellentétet feloldani az idő és közöttünk? Mert a projektvezető és az idő ősi ellenségei egymásnak, ehhez kétség sem fér. Nos, nem egyszerű a helyzetünk, de van néhány javaslatom és egy-egy próbát mindegyik megér.

Az első és legfontosabb, hogy alkalmazzuk a nemzetközi projektmenedzsment módszertanokban is ajánlott tartalékidő tervezését, mert a csúszás kezelésénél sokkal jobb a megelőzése. Igen, tudom, hogy a tartalékidő hallatán nagyon sok projekt szponzor és megbízó felszisszen, mert mindent akarunk, adj’ Uram azonnalra, de azért lássuk be, jó munkához idő kell. Ezért próbáljuk győzködni néha hasztalan a megbízót arról, legalább egy icurka-picurka, egészen kicsinyke plusz időt engedjen meg nekünk a projekt tervben. Optimális esetben a tartalékidő a teljes projektre fordított időnk 10-15%-a kellene, hogy legyen, ez az az időtartam, amely alatt biztonsággal kezelhető vagy reagálható egy nem várt esemény és át tudunk térni a kerülő megoldásra.

A határidők betartásához fontos a hatékony és ütemezett munkavégzés. Időkritikus projektek esetében kiemelten fontos a projekt tagok szigorú időbeli elszámoltatása, valamint a szükséges mértékben és gyakorisággal aktualizált ütemterv. Ez persze nem könnyű, de megtérül olyankor, ha nem várt esemény következett be és mi nem veszítettünk időt azzal, hogy az érintett kolléga napokkal azelőtt „elfelejtett” szólni. Képben voltunk, időben.

Ehhez a „képben levéshez” sorolok fel néhány ötletet és a leggyakrabban használt eszközöket.

• Hasznos segítség (bár bevallom, elég időrabló a projektvezető részéről) a nap végi státusz jelentés készítése, ahol az aznap elvégzett feladatokról és a következő 1 hét tervezett munkáiról készítünk listát felelősökkel és határidőkkel, és ezt a projekt minden résztvevője megkapja email-ben. Ezt minden nap végén elkészíti a projekt vezetője már a projekt indulásától kezdve, akkor is, ha aktuálisan „nem ég a ház”.  Ez a megoldás akkor tud nagyon hasznos lenni, ha olyan kollégáknak is együtt kell dolgozni velünk, akik egyébként nem nagyon szeretnek kommunikálni sem egymással sem pedig úgy általában, ráadásul fizikailag is távol vannak a csapattól vagy a projektvezetéstől (például másik városban vagy országban). Mert egy-egy ilyen, minden résztvevőnek elküldött levél még időben „kiugrasztja a nyuszit a bokorból”, egyértelműen látszik, hogy kinél és mikor állt meg a pöttyös.
• A következő megoldáshoz az szükséges, hogy a projekt tagok olyan levelezőrendszert használjanak, amelyben feladatokat lehet számukra emlékeztetővel átadni. Ebben az esetben az alkalmazás a beállított időpontban jelez és egészen addig szem előtt marad a feladat, amíg a felelős el nem végezte. Feledékeny, szétszórt kollégáknak áldás egy ilyen eszköz. Cégek esetén ilyen lehet az Outlook, magánszemélyeknél hasznos segítség például a Gmail.
• Jó ötletnek tűnik a közös webes felület használata, ahová minden projekt tag jogosultságot kap, és bárki felteheti az általa készített dokumentumot, hogy a többiek véleményezni és használni tudják. Erre a közös web felületre is be lehet állítani értesítést, így amikor valaki feltesz anyagot, mindenki értesül róla email-ben. Cégek esetében a helyi rendszergazda segítségével lehet kialakítani ilyen közös tárhelyet, magánszemélyek pedig használhatják erre a célra a Dropbox-ot vagy nagyméretű fájlok küldésénél és megosztásánál a Mammutmail-t.
• Szintén idő- és költségkímélő, valamint hatékonyság növelő az online megbeszélés szervezése személyes találkozás helyett abban az esetben, ha a csapat fizikailag nem egy helyen dolgozik és az elkészült anyagokat elektronikus úton, megosztott képernyővel is meg tudják nézni. Cégeknél többféle, feltelepített online meeting vagy videó konferencia rendszer működik (a helyi rendszergazdák tudnak segíteni ezek telepítésében vagy beállításában), magánszemélyek használhatják pl. a Skype-ot vagy a Gmail-t, okostelefonok esetén a Viber-t is.

Ha van egyéb javaslatotok vagy jól bevált módszeretek, bátorítalak Benneteket, hogy osszátok meg velünk, írjatok a projektmento@gmail.com címre.

Az elején említettem, mennyire fontos a rendszeresen aktualizált ütemterv. Ehhez a feladathoz az egészen profi céges menedzsment eszközöktől kezdve az okostelefonok egymással szinkronizálható naptárán keresztül a kockás papírig rengeteg eszköz áll a rendelkezésünkre, csak élni kell velük. Néhány nagyon egyszerű példát az ütemtervek formájára és tartalmára egy következő bejegyzésben találtok majd.