A kis lépések művészete - avagy miért jó a folyamatalapú szemlélet

Ó, azok a fránya folyamatok – sóhajtanak fel néhányan, amikor arról beszélgetünk egymás között, hogy a sikeres munkavégzéshez (is) bizony akár akarjuk, akár nem, szükség van folyamatalapú szemléletre. 

Kép: pixabay.com

Nem ördöngösség, amiről beszélek, csupán arról van szó, ahhoz, hogy egy feladatot sikerre vigyek, tudnom kell, hogyan, milyen módon, milyen eszközökkel és milyen lépések mentén jutok el A-ból B-be. Munkám során sok olyan esettel találkozom, amikor a résztvevőknek fogalmuk sincs, éppen hol tartanak, kinek, mi lenne a feladata és miért. Vagyis nem látják, hogy az adott munkában/projektben melyik fázisban vannak. Mivel kellene már kész lenni és mi van még előttük, ehhez kitől, milyen anyagot, segítséget, együttműködést kérhetnek vagy várhatnak. Mert a folyamatalapú szemlélet a tervszerűséget is magába foglalja: előre eltervezem, hogy A-ból B-be hogyan fogok eljutni, milyen erőforrások, eszközök szükségesek ehhez. És azt is tudom, hogy ennek az egésznek mi a célja, egyáltalán miért is akarok én A-ból B-be menni.

Korábban már írtam a folyamatábrák fontosságáról, és azokról az ingyenes eszközökről, amelyekkel pillanatok alatt készíthetünk egyet-kettőt magunk vagy főnökeink, megbízóink gyönyörködtetésére, esetleg azzal a nem titkolt szándékkal, hogy vizuálisan megjelenítve a helyzetet vagy adott esetben egy problémát, talán jobban megértik. Ez azon a tudományos kutatási eredményen alapul, hogy az emberek nagyon-nagy százaléka vizuális és lerajzolva sokkal jobban megért egy számára megfoghatatlan dolgot, például egy projekt részfolyamatot.  Egy nagyon kedves kollégám javaslatára (köszönöm Tamás) az eszköztárat kiegészítem az XMind-dal is, ezzel bővebben itt ismerkedhetünk meg: https://www.xmind.net/

És miből áll a folyamatalapú szemlélet?

Mindenkinek ismerős a gyerekek által kedvelt színes építőkocka, a LEGO, amelyből ezerféle dolog építhető fel, lépésről-lépésre, kockáról-kockára haladva.  
Ugyanilyen a folyamatalapú szemlélet is: meghatározzuk a célt (mit szeretnénk megépíteni), majd az odavezető utat elemi lépésekre bontjuk (megkeressük a szükséges építőkockákat) és ezeket egymás után szép sorjában rakva felépítjük az elképzelésünket, lehetőséget adva az időbeli korrekcióra, ha esetleg akadály kerülne az utunkba vagy meggondolnánk magunkat és mégsem kacsalábon forgó várkastélyt szeretnénk építeni a rendelkezésünkre álló eszközökből (LEGO kockákból), hanem inkább egyiptomi piramist. 
Az ilyen, időben megfelelő módosítást csak folyamatos ellenőrzéssel és visszacsatolással érhetem el, vagyis mindig tudnom kell, hogy éppen most hol tartok és hová akarok eljutni.  
Sok kellemetlenségtől és felesleges kiadástól menthetjük meg magunkat ezzel a szemlélettel. 

Rajzoljunk

Na jó, nem pont ilyen rajzra gondoltam. J

Kép: pixabay.com

Bizonyára Ti is megfigyeltétek, hogy az emberek megbeszélésen ülve vagy telefonálás közben az íróasztalnál szeretnek önfeledten rajzolgatni, firkálgatni, satírozni. Jegyzetfüzetbe, határidőnaplóba, bármibe és bármire, ami a kezük ügyébe kerül. Néhányan az igazán megátalkodottak közül még az aláírt szerződést is birtokba veszik, ha ilyenkor az van előttük.

Kutatók rájöttek, hogy az emberek a lerajzolt dolgokat sokkal könnyebben megértik és megjegyzik, mintha ugyanazt szóban mondják el nekik, vagy szövegesen leírva látják és olvasniuk kell. Még egy fokkal jobb hatást érhetünk el, ha rávesszük őket, hogy maguknak rajzolják le az elhangzottak lényegét, a számukra fontos részeket, részleteket. 

Használjuk ki ezt az adottságot és legközelebb, ha egy nehéz, összetett folyamatot vagy helyzetet próbálunk látszólag eredménytelenül a csapattal megértetni, rajzoljunk bátran (folyamat)ábrát és biztassuk erre a többieket is. 

Elő a színes filcekkel, a fehér táblával vagy egy darabka papírlappal és gyerünk.  Higgyük el, ezzel a módszerrel a legelvadultabb, labirintusszerű elmélet is sokkal, de sokkal érthetőbb lesz mindenki számára, mint ha huszonöt, gépelt oldalon keresztül vázolnánk a mondandónkat, érvekkel és ellenérvekkel alátámasztva. Azt hagyjuk meg a cég jogászainak, mert ők meg azt imádják. J

Ha szeretnétek jobban elmélyedni a folyamatábra készítés rejtelmeiben, az alábbi linkeken találtok hozzá infókat:

Folyamatábra készítés

Ingyenes folyamatábra készítő alkalmazások

Céges környezetben gyakran találkozunk Visio-ban készített folyamatábrával. Ahhoz, hogy meg tudjuk nyitni, telepíteni kell a gépünkre Visio szoftvert (licenc köteles) vagy használhatjuk az ingyenes MS Visio Viewer 2010-et. Igaz, hogy ezzel rajzolni nem tudunk, de az átküldött folyamatábrákat megnézhetjük, nyomtathatjuk és véleményezhetjük is. A Microsoft oldaláról tudjuk letölteni: MS Visio Viewer 

Legyen szép napunk.