Kritikus út

Zoli és Tamara kérésére egy újabb gyöngyszem következik projektvezetői létünk rögös útvesztőjéből.

Nézzük, miről van szó. A kritikus út (angolul Critical Path) nagyjából azt jelenti, hogy megnézzük, a projekten belüli egyes feladatok, vagy egy cég tevékenységében az egymástól függő mikro projektek időbeli lefutása hogyan viszonyul egymáshoz függőségeiket is figyelembe véve. Melyikben van tartalékidő, melyik az, amelyiknél percre pontosan ki van számolva az elvégzéséhez szükséges idő, ezért a többi tevékenységemmel (vagy kapcsolódó projektemmel) ehhez az egyhez, ennek az időbeli lefutásához kell igazodnom, illetve melyik lesz az, amelyik miatt tutira újra kell rajzolnom az ütemtervet. Szóval, ez az az útvonal a projekten belül, amelyről nem vehetem le vigyázó tekintetem egy percre sem, mert bármikor egy gáncsolófa kerülhet az utamba a semmiből.

Kép: pixabay.com

Ez tudom, hogy így önmagában nagyon bonyolultan hangzik, de higgyük el, annyira nem is ördöngős. Vegyünk egy gyakorlati példát az életből, legyen a projektünk egy ház felépítése a család részére, az egyszerűség kedvéért csak a főbb tevékenységeket fogom vázolni.

Első lépésben a projektünket részfeladatokra bontjuk és mindegyikhez az abc egyes betűit rendeljük, valamint mindegyiket ellátjuk becsült időtartammal is:

A = induló ötlet és döntés: kell egy új ház a családnak (időtartam: 3 hét)

B = tervezés (időtartam: 6 hét)

C = hitelképesség vizsgálat és kölcsön igénylés (időtartam: 3 hét)

D = építkezés megkezdéséhez szükséges engedélyek megszerzése (időtartam: 5 hét)

E = telek és építési anyagok megvásárlása (időtartam: 2 hét)

F = építkezés és belső lakberendezés (időtartam: 16 hét)

G = beköltözés (időtartam: 1 hét)

A továbbiakban az egyszerűség kedvéért ezeket a betűket használjuk a megnevezések helyett, de ehhez a listánkhoz mindig visszatérhetünk, hogy tudjuk, hol, melyik tevékenységnél tartunk az abc szerint.

Második lépésben felrajzoljuk a tevékenységek logikai sorrendjét mutató ábrát. A tevékenységeket 3x3-as négyzetekkel, a sorrendet pedig nyilakkal ábrázoljuk.

 

Kép: projektmentő

  

Nézzük meg, hogy a felrajzolt tevékenységek 3x3-as négyzete mit tartalmaz. 

Kép: projektmentő

Ehhez be kell vezetnünk néhány rövidítést és meg kell magyaráznunk néhány angol kifejezést:

ES = Early Start (korai kezdés)

EF = Early Finish (korai befejezés)

DU = duration (időtartam, amely alatt a tevékenységgel elkészülünk)

LS = Late Start (késői kezdés)

LF = Late Finish (késői befejezés)

TF = Total Float, ahol ez 0-val lesz egyenlő, az mutatja a kritikus utat a kritikus tevékenységekkel, ahol pedig ez az érték mínusz előjelű, ott baj van, indulhat is az újratervezés.   

Ezek után szükséges némi számítás ahhoz, hogy az előző folyamatábránkon tovább tudjunk haladni, hiszen a tevékenységek 9 kicsi négyzetéből 8 még üres. 

Ezért Harmadik lépésben nézzük meg, hogyan tudjuk ezeknek a mezőknek az értékeit kiszámítani:

Kép: projektmentő

A kiindulási négyzetünkben (A-val jelzett tevékenység) az ES = 0 lesz mindig, hiszen innen indulunk ki, ez a legkorábbi feladat, nincs előzménye.

Az időtartamot (DU)  becslés alapján hetekben adtuk meg a részfeladatokra bontásnál, kicsivel fentebb.

A folyamatábránkban a többi négyzetben az ES értéke mindig az előző tevékenységnél kiszámolt EF értékével fog megegyezni (lásd a piros nyilakat). 

Ha több bejövő EF értékünk van, akkor a legnagyobbat kell kiválasztani, ábránkon ez látható az E jelű négyzetnél.  

Az EF értéket az alábbi módon számítjuk ki:

EF = ES + DU, vagyis a korai befejezés = korai kezdés napja + időtartam

Látható, hogy legkorábban 28 héttel az indulás után tudunk beköltözni.

Negyedik lépésben nézzük meg, hogy a 28 hetes megvalósítást alapul véve, melyik feladatnak mi lehet a legkésőbbi indulási értéke hetekben. Ehhez a befejezésből kell kiindulva visszafelé számolnunk és haladnunk, az alábbi módon:

Kép: projektmentő

Befejező tevékenységünk négyzetében (esetünkben most G) az LF  = EF lesz mindig, mert azt szeretnénk tudni, hogy az előzőekben kiszámolt befejezést alapul véve melyik lesz a kritikus tevékenységünk útvonala, hol találunk időben kockázatos lefutású feladatokat.

A többi négyzetben az LF értéke mindig az előző feladatnál kiszámolt LS értékével fog megegyezni (lásd a visszafelé mutató piros nyilakat az ábrán). 

Ha több bejövő LS értékünk van, akkor a legkisebbet kell kiválasztani, ez látható az A jelű tevékenységnél.  

Az LS értéket az alábbi módon számítjuk ki:

LS = LF – DU, vagyis a késői kezdés = késői befejezés napja - időtartam

Ötödik lépésben, a legvégén, tegyük fel a pontot az i-re, nézzük meg, hol, melyik feladatnál nincs megengedett csúszás, hol van a kritikus út, most, hogy már ismerjük a korai és a késő kezdési és befejezési időpontokat is mindegyik feladatnál. 

Kép: projektmentő

Ehhez újabb számolás szükséges – ígérem, az utolsó J - mert még mindig vannak üres kicsi négyzetek az ábránkon. Íme a faék egyszerűségű számolási kulcs:

TF = LF – ES – DU vagy TF = LF-EF vagy TF = LS-ES

az eredmény mindegyik számításnál ugyanaz lesz. 

Az értéke pedig háromféle lehet:

TF > 0 : okozhat a feladat elvégzésében csúszást, de a projekt egészén belül kezelhető,

TF = 0 : kritikus tevékenység, kritikus út, ha nem kezeljük, a projekt csúszását okozhatja,

TF < 0 : a projekt teljes csúszását okozza, újratervezés szükséges.

Egyszerű kis házépítési példánkban a számítások alapján az időben kritikus út az A-B-E-F-G tevékenységek mentén van, ezt az ábránkon pirossal jelöltem.

Fontos megemlíteni, hogy a komplexebb projekt tervezési eszközök a kritikus út számítását például egy 112 feladatból álló projekt esetén hál' Istennek elvégzik helyettünk J, nem nekünk kell vele bajlódni, de szükség esetén jó, ha ismerjük a módszert, tudjuk, hogy mire figyeljünk.

Végül, de nem utolsó sorban, meg kell említenem, hogy a kritikus út kiszámítása arra is alkalmas, hogy megnézzem, a beszállítóktól – ha a közös szerződésünk ezt lehetővé teszi – hol van lehetőség, valószínűleg felár ellenében J – némi időbeli gyorsítást kérni vagy feladatokat párhuzamosítani.