Egy jó projektvezető egyik ismertető jele a sok
közül, hogy magabiztosan eligazodik a számok világában is. Mert – bár sok megbízó
téves elképzelésével ellentétben se nem könyvelő, se nem adótanácsadó, még csak
nem is pénzügyes, ahogy azt sokan gondolják és elvárják a bérfizetési all-in-one jegyében –
bátran szembenéz időnként lehetetlen pénzügyi kihívással is, úgymint, hogyan
csináljunk a semmiből (na jó, inkább a nullához közelítőből) valamit, valami
értékeset. A Mese a fehér elefántról blog
bejegyzés óta tudjuk, hogy ha menet közben nem gondolunk a fehér elefántra, talán
ez még sikerülhet is.
 |
| Kép: pixabay.com |
Projektek esetében az ilyen pénzügyi hókusz-pókusz
némileg szabályozottabb keretek között zajlik, ezt hívják az Álmoskönyv szerint
költség menedzsmentnek (project cost management) és általában három fő
tevékenységet, fázist takar: a projekt
várható költségeinek a becslését, a teljes
projekt költségvetés meghatározását és a
költségek alakulásának folyamatos ellenőrzését. Ezek közül az első kettő a projekt tervezési szakaszában van, a harmadik pedig a megvalósítástól kezdve egészen a projekt zárásáig. Ezekről a szakaszokról bővebben ebben a bejegyzésben írtam: Projektek életciklusa
Nézzük meg, hogy ezek a főbb fázisok mit takarnak és milyen
hibákat szoktunk elkövetni.
A várható költségek becslése szakaszban a jól és
részletesen megfogalmazott igény alapján (nagy szerencsénk van, ha van ilyen) összegyűjtjük
azokat a költségtételeket, amelyekre biztosan számíthatunk és ezeknek értéket
adunk előzetes ajánlat, iparági standard vagy saját ráfordítás esetén a gyakorlati
tapasztalatunk alapján: ez a munka nálunk kb. ennyi napig szokott tartani. A kapott
számot aztán felszorozzuk a kollégák napi díjával. Miután minden várható
költséget összegyűjtöttünk, megkapjuk, hogy mekkora lesz a projektünk becsült teljes
költségvetése.
Milyen hibákat követhetünk el?
- Az első és leggyakoribb hiba az alul tervezés. Ha nincs konkrét szállítói ajánlat a kezünkben gyakran eshetünk az „úgysem fog ez ennyibe kerülni” csapdájába. Aztán kiderül, hogy dehogynem, nem hogy annyiba, hanem sokszor annyiba fog végül kerülni.
- A másik hiba, hogy az igényspecifikáció nem volt teljeskörű és kihagytunk dolgokat, amelyek majd menet közben jönnek elő – egyébként teljesen jogos igényként – és okoznak plusz idő és költségráfordítást, nekünk meg sok-sok fejfájást. Például termék előállítás és szállítás esetén, nem gondoltunk a biztosításra és a rakodás vagy ideiglenes őrzés, raktározás költségeire. Mert mindkét fél úgy gondolta, hogy azt majd a másik fizeti.
- A harmadik leggyakoribb hiba, hogy csak a projekt idejére kalkulálunk a költségekkel, és nem vesszük figyelembe, hogy néhány tétel túl fog nyúlni a projekt időbeli határain és megjelenik közép- és hosszútávon is. Ilyenek tipikusan a fenntartási vagy üzemeltetési költségek, a különböző licenc díjak, a karbantartási költségek stb.
- A negyedik hiba, hogy nem tervezünk a saját munkatársaink munkájának a költségével. Például ilyen a tervezők vagy fejlesztők adott projektre vetített munkabére. Pedig ez is költség, ugyanúgy a projektre kell majd elszámolni, mint a beszállítók díját.
A
projekt teljes költségvetésének meghatározása szakaszban
megvizsgáljuk, hogy a becsült költségek és a rendelkezésünkre álló pénzügyi
keret hogyan viszonyul egymáshoz. Mi az, amit hitelből kell finanszírozni, hol
kell átcsoportosítani az aktuális költségvetésünket ahhoz, hogy a felmerülő tételeket
majd időben ki tudjuk fizetni. Ebben a fázisban készítjük el a költségek (beszállítók
kifizetése és saját munkaerő felhasználás) ütemezését is. Ezt a költségtervet
fogja a vezetőség elfogadni és utána ez képezi a projektünk pénzügyi alapját.
Ehhez fogjuk a későbbiekben viszonyítani az aktuális költségalakulást is. Mit
tartalmaz általában egy költségterv?
- az adatok kerekítésének a szabályait,
- a költségek megjelenítésének az egységét (pl. eFt),
- a költségek mértékegységét (pl. db, óra, munkanap, eset, nap, hónap),
- a vonatkozó belső utasítások, szabályzatok linkjét vagy számát,
- a kontroll értékeket, a „küszöbszámokat”: ezek megállapodás szerinti értékek, ezekhez képest vizsgáljuk majd százalékos eltérésben a költségek aktuális állását és alakulását a projekt teljes ideje alatt,
- a költségek alakulásának a mérési szabályait (pl. gyakoriság),
- a jelentések/riportok formátumát és adattartalmát.
Milyen hibákat követhetünk el?
- Nem készítettünk költségtervet, vagy van, de hiányos.
- Nem jól határozzuk meg a küszöbértékeket, amelyekhez mérten nézni fogjuk a költségek alakulását.
A költségek alakulásának ellenőrzésével, vizsgálatával a
megvalósítástól kezdve a projekt zárásáig dolgunk van. A projekt
monitoring része, folyamatos mérést, visszamérést és riportolást jelent.
Milyen hibákat követhetünk el?
- elfelejtkezünk róla és későn kapunk észbe,
- nem figyelünk a küszöbértékekre,
- nem jelezzük a vezetőség vagy a szponzor felé, ha problémát látunk.
Mivel ez egy igen combos része a projektvezetésnek,
ezért folytatása következik. J