Versenyfutás az idővel

Ütemterv, amelyben a perceink is meg vannak számlálva… J

Na jó, talán a perceink nem, de a napjaink bizony nagyon szűkösen vannak kimérve egy-egy feladatra, legalábbis az esetek többségében.  

Kép: pixabay.com

Mert, hogy is megy ez a gyakorlatban? Jön az igény, még valamikor ősszel, libeg a szép, színes-szagos álombuborék a lelki szemeink előtt és vele együtt megszületik egy dátum is az igénylőnk fejében: ez nekem jövő év május 1-re kell. Majd eltelik egy hét, esetleg kettő, majd három, leesik az első hó, aztán jön a Karácsony, a hetekből hónapok lesznek, egyszer csak derült égből villámcsapásként ugrik ránk a felismerés: mindjárt itt a május és még csak álmodoztunk.

 Elkezd mindenki kapkodni, gyorsan összetrombitálunk egy projektre való embert, igénylőnk sebtében elhadarja, hogy úgy cirka-kábé nagyvonalakban mit szeretne és mennyiből, majd határozottan hozzáteszi: de mindezt május 1-re, ez kőbe vésett határidő. Hoppá: addig van, írd és mondd két hónapunk. Mégis hogyan??? Mert azt ugye mindenki tudja, hogy a projektvezető is csak egy földi halandó, nincs megáldva teremtői képességekkel és varázslóiskolába se járt. Pedig, de jó lett volna… J

Szóval, az alapfelállás egyik sarkalatos pillére: szűkében állunk az idővel, de nagyon. Elő tehát egy ütemtervvel, amelynek üres oldalát csodára várva bámuljuk néha, „Ezt hogy hozzam össze?” - kérdéssel a tekintetünkben. 

Nézzük a technikai részleteket, mert ördög koma ezekben rejtőzik.

Alapvetően az ütemterv készítésének két módja van: amikor normálisan, ahogy az ember is menni szokott, előre tervezünk, vagyis szépen, sorba vesszük egymás után a teendőket, a projekt szakaszait, és azokhoz ésszerű határidőket rendelünk, némi tartalékidővel. Na, itt szokott a sors a praclira csapni. Az esetek többségében ugyanis ahhoz egy bűvész ügyessége kell, hogy valamilyen módon becsempésszünk egy icuri-picuri tartalékidőt az ütemtervbe az igénylő vigyázó tekintete elől elrejtve.

A másik mód, amikor kőbe vésett határidőnk van, ilyenkor rák módjára elindulunk visszafelé az idő tervezésében, majd rájövünk, ahhoz, hogy mindent időben, a maga normális ütemében és medrében elkészítsünk, jó félévvel ezelőtt el kellett volna kezdeni a projektet… Ez kérem szépen a sors egyik gáncsolófája a sok közül az élet sportos nehezítésére, amit időnként csak úgy tréfából vet szegény, szerencsétlen projektvezető útjába pusztán a szórakozás kedvéért.

Mit lehet ilyenkor tenni, vagyis, amikor rájövünk, ahhoz egy varázsló ügyessége kellene, hogy normális tempóban kész legyünk? Túl sok mindent nem, de azért néhány dolgot kipróbálhatunk:

• kérhetünk véghatáridő módosítást a még el sem indult projektre az igénylőtől. Legfeljebb kacag egy jót. 
• megnézzük, a kritikus út figyelembe vételével mi az a legrövidebb időszak, ami alatt éppen-hogy, nagyon neccesen el tudunk készülni, és ezt bátran a szemébe nézve megmondjuk az igénylőnek, feltárva a kockázatokat.
• amit lehet, párhuzamosítunk a tevékenységek közül, meglepődnétek, hogy a szükség milyen szemfülessé tud tenni egy projektvezetőt. J
• amit lehet, a tevékenységek közül átteszünk a zárás utáni időszakba, például sok cég az utolsó körös tesztelését „pilot” üzemmódnak elkeresztelve az éles, ügyfelek által használt rendszeren végzi el. Nincs ezzel baj, ha tisztában vagyunk itt is a kockázatokkal és ezt az igénylő is tudja.
• ha tudjuk (ha megtehetjük) fázisokra bontjuk a projektet és az adott, kőbe vésett véghatáridőre csak az első fázist végezzük el, ami időben biztonsággal belefér. Ezt a javaslatot mindig egyeztessük az igénylővel és csak az ő jóváhagyásával indítsuk el így az ütemezést.
• például a dokumentálás témakörében van néhány papírmunka, amit ha nem végeznénk el, észre sem venné senki, de ilyen-olyan okból mégis kötelező. Nos, ezeket bátran áttehetjük a projekt zárása utáni időszakra (úgysem hiányoznak a kutyának sem), ezzel is értékes napokat megtakarítva.
• kiszervezhetünk tevékenységeket, például szoftverek esetében felhasználói vagy terheléses tesztelést, ez akkor jó, ha nemcsak az időnk kevés, de emberi erőforrásnak is híján vagyunk.
• ha viszont bővében vagyunk a munkás kéznek, állítsunk a feladatra több embert, így lehet, hogy hamarabb tudunk egy-egy fázissal végezni.
• igénybe vehetünk gyakornoki segítséget. Az egyetemistáknak-főiskolásoknak egész évben jól jön egy kis jövedelem.
• stb.

Fontos: nézzük meg, hogy a projektünknek van-e függősége másik projekttől vagy esetleg kampánytól. Mert ebben az esetben sokkal nehezebb helyzetben vagyunk, ugyanis nemcsak a véghatáridővel, de az egyes fázisok mérföldköveivel is igazodnunk kell a többiekhez.

Szintén lényeges szempont:  ha van egy mindenki által ismert és elfogadott ütemterv, mérföldkövekkel és határidőkkel, azon csak az igénylő jóváhagyásával módosíthatunk. Ezt mindig tartsuk észben, sok galibától és fejmosástól, szőnyeg széli rojtszámlálgatásoktól kímélhetjük meg magunkat.

Ide kívánkozik még az is, hogy a projektvezető mindig, minden esetben és körülmények között fel kell, hogy hívja az igénylő figyelmét arra, ha valami olyat szeretne megvalósíttatni, ami magas kockázattal jár. Ilyen a projekt időbeli alultervezettsége is. 

És ha már ütemtervről beszélünk, nézzük meg, mivel, miben lehet ezeket elkészíteni. Viszonylag sok szoftver áll rendelkezésünkre a piacon, ezek egyedi igények kielégítésére is alkalmasak, bátran keressünk rá a Google-ban. Projektvezetők leggyakrabban a Microsoft Project-et használják, amely alkalmas egygépes és hálózatos munkavégzésre egyaránt és tudunk vele erőforrásokkal is tervezni. De használhatjuk erre a célra a levelezőrendszerek naptár funkcióját, okostelefonok naptár alkalmazását vagy Excel sablont, amelyet megosztunk közös tárhelyen vagy csak körbeküldünk email-ben az érintetteknek.

Végül, de nem utolsó sorban mit kell tartalmaznia az ütemtervnek, ha nem "hivatalos" menedzsment szoftvert használunk, hanem magunknak készítünk egyet a kreativitás jegyében?

Először is vegyünk lehetőleg egy kockás papírt,

• a lap tetejére írjuk fel a projekt nevét, például: Családi ház felújítása; máris sokkal szerethetőbb lesz a feladat, J
• első oszlop: egyedi, növekvő sorszám,
• második oszlop: feladat vagy feladatcsoport neve: például tervezés, ezt alábontva jönnek létre majd a konkrét feladatok (pl. költségtervezés),
• harmadik oszlop: a feladat vagy feladatcsoport kezdő dátuma,
• negyedik oszlop: a feladat vagy feladatcsoport záró dátuma,
• ötödik oszlop: erőforrás megnevezése, vagyis név szerint ki végzi el az adott munkát, ki lesz a felelős érte, - ezt a részt nagyon szokták szeretni, csak úgy tolonganak, J
• hatodik oszlop: függőség, ez azt jelenti, van-e valamilyen előfeltétele annak, hogy ezt a feladatot el tudjuk kezdeni. Például ebben az esetben igen, megelőzi az igényfelmérés, tehát annak a feladatnak a sorszámát vagy adott esetben egy másik projektnek a nevét kell majd ide beírni,
• és végül a lap jobb széléig a naptár megjelenítése, amelyben jól látszódnak a feladatok. 

Ne felejtsük: a legcsilivilibb szoftverrel készített ütemterv sem ér semmit, aktualizálás nélkül. 

Legyen szép napunk.

Az idő pénz

Kronosz, az idő ura, sajnos a mi urunk is. Nem tudom, Ti hogy vagytok vele, de én mindig azt tapasztalom, hogy ahogy közeledünk egy projekt vége felé, megmagyarázhatatlan módon egyre gyűlnek az el nem végzett munkák, sokasodnak a megoldásra váró problémák, tornyosulnak az akadályok és mintha nem lenne önmagában is elég vesződségünk és bajunk, még az idő is felgyorsul. 

Szaladnak a napok, a hetek, nyakunkon sorakoznak a mérföldkövek és előttünk lebeg a csúszásból eredő többletköltség réme is. Mert az idő pénz és ez a projektekre ezer százalékig igaz.

Kép: pixabay.com

Hogyan tudjuk ezt a látszólag antagonisztikus ellentétet feloldani az idő és közöttünk? Mert a projektvezető és az idő ősi ellenségei egymásnak, ehhez kétség sem fér. Nos, nem egyszerű a helyzetünk, de van néhány javaslatom és egy-egy próbát mindegyik megér.

Az első és legfontosabb, hogy alkalmazzuk a nemzetközi projektmenedzsment módszertanokban is ajánlott tartalékidő tervezését, mert a csúszás kezelésénél sokkal jobb a megelőzése. Igen, tudom, hogy a tartalékidő hallatán nagyon sok projekt szponzor és megbízó felszisszen, mert mindent akarunk, adj’ Uram azonnalra, de azért lássuk be, jó munkához idő kell. Ezért próbáljuk győzködni néha hasztalan a megbízót arról, legalább egy icurka-picurka, egészen kicsinyke plusz időt engedjen meg nekünk a projekt tervben. Optimális esetben a tartalékidő a teljes projektre fordított időnk 10-15%-a kellene, hogy legyen, ez az az időtartam, amely alatt biztonsággal kezelhető vagy reagálható egy nem várt esemény és át tudunk térni a kerülő megoldásra.

A határidők betartásához fontos a hatékony és ütemezett munkavégzés. Időkritikus projektek esetében kiemelten fontos a projekt tagok szigorú időbeli elszámoltatása, valamint a szükséges mértékben és gyakorisággal aktualizált ütemterv. Ez persze nem könnyű, de megtérül olyankor, ha nem várt esemény következett be és mi nem veszítettünk időt azzal, hogy az érintett kolléga napokkal azelőtt „elfelejtett” szólni. Képben voltunk, időben.

Ehhez a „képben levéshez” sorolok fel néhány ötletet és a leggyakrabban használt eszközöket.

• Hasznos segítség (bár bevallom, elég időrabló a projektvezető részéről) a nap végi státusz jelentés készítése, ahol az aznap elvégzett feladatokról és a következő 1 hét tervezett munkáiról készítünk listát felelősökkel és határidőkkel, és ezt a projekt minden résztvevője megkapja email-ben. Ezt minden nap végén elkészíti a projekt vezetője már a projekt indulásától kezdve, akkor is, ha aktuálisan „nem ég a ház”.  Ez a megoldás akkor tud nagyon hasznos lenni, ha olyan kollégáknak is együtt kell dolgozni velünk, akik egyébként nem nagyon szeretnek kommunikálni sem egymással sem pedig úgy általában, ráadásul fizikailag is távol vannak a csapattól vagy a projektvezetéstől (például másik városban vagy országban). Mert egy-egy ilyen, minden résztvevőnek elküldött levél még időben „kiugrasztja a nyuszit a bokorból”, egyértelműen látszik, hogy kinél és mikor állt meg a pöttyös.
• A következő megoldáshoz az szükséges, hogy a projekt tagok olyan levelezőrendszert használjanak, amelyben feladatokat lehet számukra emlékeztetővel átadni. Ebben az esetben az alkalmazás a beállított időpontban jelez és egészen addig szem előtt marad a feladat, amíg a felelős el nem végezte. Feledékeny, szétszórt kollégáknak áldás egy ilyen eszköz. Cégek esetén ilyen lehet az Outlook, magánszemélyeknél hasznos segítség például a Gmail.
• Jó ötletnek tűnik a közös webes felület használata, ahová minden projekt tag jogosultságot kap, és bárki felteheti az általa készített dokumentumot, hogy a többiek véleményezni és használni tudják. Erre a közös web felületre is be lehet állítani értesítést, így amikor valaki feltesz anyagot, mindenki értesül róla email-ben. Cégek esetében a helyi rendszergazda segítségével lehet kialakítani ilyen közös tárhelyet, magánszemélyek pedig használhatják erre a célra a Dropbox-ot vagy nagyméretű fájlok küldésénél és megosztásánál a Mammutmail-t.
• Szintén idő- és költségkímélő, valamint hatékonyság növelő az online megbeszélés szervezése személyes találkozás helyett abban az esetben, ha a csapat fizikailag nem egy helyen dolgozik és az elkészült anyagokat elektronikus úton, megosztott képernyővel is meg tudják nézni. Cégeknél többféle, feltelepített online meeting vagy videó konferencia rendszer működik (a helyi rendszergazdák tudnak segíteni ezek telepítésében vagy beállításában), magánszemélyek használhatják pl. a Skype-ot vagy a Gmail-t, okostelefonok esetén a Viber-t is.

Ha van egyéb javaslatotok vagy jól bevált módszeretek, bátorítalak Benneteket, hogy osszátok meg velünk, írjatok a projektmento@gmail.com címre.

Az elején említettem, mennyire fontos a rendszeresen aktualizált ütemterv. Ehhez a feladathoz az egészen profi céges menedzsment eszközöktől kezdve az okostelefonok egymással szinkronizálható naptárán keresztül a kockás papírig rengeteg eszköz áll a rendelkezésünkre, csak élni kell velük. Néhány nagyon egyszerű példát az ütemtervek formájára és tartalmára egy következő bejegyzésben találtok majd.