Az idő pénz

Kronosz, az idő ura, sajnos a mi urunk is. Nem tudom, Ti hogy vagytok vele, de én mindig azt tapasztalom, hogy ahogy közeledünk egy projekt vége felé, megmagyarázhatatlan módon egyre gyűlnek az el nem végzett munkák, sokasodnak a megoldásra váró problémák, tornyosulnak az akadályok és mintha nem lenne önmagában is elég vesződségünk és bajunk, még az idő is felgyorsul. 

Szaladnak a napok, a hetek, nyakunkon sorakoznak a mérföldkövek és előttünk lebeg a csúszásból eredő többletköltség réme is. Mert az idő pénz és ez a projektekre ezer százalékig igaz.

Kép: pixabay.com

Hogyan tudjuk ezt a látszólag antagonisztikus ellentétet feloldani az idő és közöttünk? Mert a projektvezető és az idő ősi ellenségei egymásnak, ehhez kétség sem fér. Nos, nem egyszerű a helyzetünk, de van néhány javaslatom és egy-egy próbát mindegyik megér.

Az első és legfontosabb, hogy alkalmazzuk a nemzetközi projektmenedzsment módszertanokban is ajánlott tartalékidő tervezését, mert a csúszás kezelésénél sokkal jobb a megelőzése. Igen, tudom, hogy a tartalékidő hallatán nagyon sok projekt szponzor és megbízó felszisszen, mert mindent akarunk, adj’ Uram azonnalra, de azért lássuk be, jó munkához idő kell. Ezért próbáljuk győzködni néha hasztalan a megbízót arról, legalább egy icurka-picurka, egészen kicsinyke plusz időt engedjen meg nekünk a projekt tervben. Optimális esetben a tartalékidő a teljes projektre fordított időnk 10-15%-a kellene, hogy legyen, ez az az időtartam, amely alatt biztonsággal kezelhető vagy reagálható egy nem várt esemény és át tudunk térni a kerülő megoldásra.

A határidők betartásához fontos a hatékony és ütemezett munkavégzés. Időkritikus projektek esetében kiemelten fontos a projekt tagok szigorú időbeli elszámoltatása, valamint a szükséges mértékben és gyakorisággal aktualizált ütemterv. Ez persze nem könnyű, de megtérül olyankor, ha nem várt esemény következett be és mi nem veszítettünk időt azzal, hogy az érintett kolléga napokkal azelőtt „elfelejtett” szólni. Képben voltunk, időben.

Ehhez a „képben levéshez” sorolok fel néhány ötletet és a leggyakrabban használt eszközöket.

• Hasznos segítség (bár bevallom, elég időrabló a projektvezető részéről) a nap végi státusz jelentés készítése, ahol az aznap elvégzett feladatokról és a következő 1 hét tervezett munkáiról készítünk listát felelősökkel és határidőkkel, és ezt a projekt minden résztvevője megkapja email-ben. Ezt minden nap végén elkészíti a projekt vezetője már a projekt indulásától kezdve, akkor is, ha aktuálisan „nem ég a ház”.  Ez a megoldás akkor tud nagyon hasznos lenni, ha olyan kollégáknak is együtt kell dolgozni velünk, akik egyébként nem nagyon szeretnek kommunikálni sem egymással sem pedig úgy általában, ráadásul fizikailag is távol vannak a csapattól vagy a projektvezetéstől (például másik városban vagy országban). Mert egy-egy ilyen, minden résztvevőnek elküldött levél még időben „kiugrasztja a nyuszit a bokorból”, egyértelműen látszik, hogy kinél és mikor állt meg a pöttyös.
• A következő megoldáshoz az szükséges, hogy a projekt tagok olyan levelezőrendszert használjanak, amelyben feladatokat lehet számukra emlékeztetővel átadni. Ebben az esetben az alkalmazás a beállított időpontban jelez és egészen addig szem előtt marad a feladat, amíg a felelős el nem végezte. Feledékeny, szétszórt kollégáknak áldás egy ilyen eszköz. Cégek esetén ilyen lehet az Outlook, magánszemélyeknél hasznos segítség például a Gmail.
• Jó ötletnek tűnik a közös webes felület használata, ahová minden projekt tag jogosultságot kap, és bárki felteheti az általa készített dokumentumot, hogy a többiek véleményezni és használni tudják. Erre a közös web felületre is be lehet állítani értesítést, így amikor valaki feltesz anyagot, mindenki értesül róla email-ben. Cégek esetében a helyi rendszergazda segítségével lehet kialakítani ilyen közös tárhelyet, magánszemélyek pedig használhatják erre a célra a Dropbox-ot vagy nagyméretű fájlok küldésénél és megosztásánál a Mammutmail-t.
• Szintén idő- és költségkímélő, valamint hatékonyság növelő az online megbeszélés szervezése személyes találkozás helyett abban az esetben, ha a csapat fizikailag nem egy helyen dolgozik és az elkészült anyagokat elektronikus úton, megosztott képernyővel is meg tudják nézni. Cégeknél többféle, feltelepített online meeting vagy videó konferencia rendszer működik (a helyi rendszergazdák tudnak segíteni ezek telepítésében vagy beállításában), magánszemélyek használhatják pl. a Skype-ot vagy a Gmail-t, okostelefonok esetén a Viber-t is.

Ha van egyéb javaslatotok vagy jól bevált módszeretek, bátorítalak Benneteket, hogy osszátok meg velünk, írjatok a projektmento@gmail.com címre.

Az elején említettem, mennyire fontos a rendszeresen aktualizált ütemterv. Ehhez a feladathoz az egészen profi céges menedzsment eszközöktől kezdve az okostelefonok egymással szinkronizálható naptárán keresztül a kockás papírig rengeteg eszköz áll a rendelkezésünkre, csak élni kell velük. Néhány nagyon egyszerű példát az ütemtervek formájára és tartalmára egy következő bejegyzésben találtok majd.