Ez alatt természetesen nem egy több száz éves,
értékes régi könyvekkel, kódexekkel telezsúfolt, patinás, ódon könyvtárra gondoltam… Pedig ott érzeném csak igazán jól magam.
 |
| Kép: alphacoders.com |
Helyette sokkal inkább arra az elektronikus vagy papíralapú
dossziés megoldásra, amelyben minden érintett számára jól elérhetővé és visszakereshetővé
válnak a projekt teljes életciklusa alatt az elkészített anyagok
(levelek, ajánlatok, szerződések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők,
teljesítésigazolások, számlamásolatok, forráskódok, tervrajzok stb.).
Ha kis céget vezetünk és a projektünkben jószerével csak
papír alapú dokumentumok keletkeznek,
akkor elegendő műanyag vagy karton dossziékban tárolni ezeket az anyagokat a cégben kialakult
irattárolási rendnek megfelelően (például téma szerint évenként lefűzve: számlák, szerződések stb.).
Azonban, ha többnyire elektronikus úton (word,
excel, tervező, pénzügyi vagy számviteli alkalmazások) készülnek ezek a dokumentumok, elengedhetetlen, hogy rendet vágjunk az elektronikus dzsungelben.
Az első és legfontosabb szabály, hogy
hozzunk létre a projektnek egy könyvtárat a gépünkön vagy a hálózaton - ez
utóbbi esetben mások is elérhetik és dolgozhatnak az anyagokon a hatékonyság jegyében, persze egyik kicsi vesszőparipámra, az adatbiztonságra, ilyenkor sem árt figyelni - és nevezzük el lehetőleg
úgy, hogy minden érintett ráismerjen. Ez akkor lesz majd igen hasznos, ha
ugyanaz a csapat több projekten is dolgozik párhuzamosan és nem kell a semmitmondó könyvtár nevek között kutakodni, hogy az égetően sürgős anyagot vajon melyikben találja.
Nos, létrejött a projekt könyvtára, ráadásul normális nevet kapott, vagyis állnak a „falak”.
De ez még nem elég, hiszen kellenek „polcok” is, amelyeken majd a virtuális„könyveket”
tároljuk. Ezen a ponton többféle, ízlésünknek és szokásunknak megfelelő
megoldást választhatunk, én hármat említek meg:
- a projekt életciklusának (Projektek életciklusa) megfelelő elnevezésekkel hozzunk létre alkönyvtárakat vagy dossziékat, és azokba mentsük el a témának megfelelő dokumentumokat. Például az igények összegyűjtésével és specifikálásával kapcsolatos levelezéseket, anyagokat, jegyzőkönyveket az Igényfelmérés alkönyvtárba mentjük majd, a projekt zárásával kapcsolatos anyagok (például a teljesítésigazolások) pedig a Projekt zárása alkönyvtárba kerülnek.
- a másik lehetőséget nagyobb projektek esetében alkalmazzák, ahol munkacsoportok dolgoznak a projekten. Ilyenkor a kialakult munkacsoportok részére hozzuk létre az alkönyvtárakat és azon belül szükség szerint készítsünk további alábontást, részletezést. Például az Üzleti munkacsoport alkönyvtárába az igényfelméréssel, ügyfél kommunikációval, képernyőtervekkel stb. kapcsolatos anyagok kerülnek majd.
- icurka-picurka projektek esetében pedig nem is kell ez a nagy hókusz-pókusz: az ember fia vagy lánya a keletkezett dokumentumokat – mert általában készül több munkaanyag változat is, mire sikerül elérnünk a végleges formát - elmenti a téma szerinti alkönyvtárba (igények, ajánlatok, szerződések, teljesítés stb.). Vagy csinálhatja azt is, hogy mindent a projekt könyvtárban tárol és csak a végleges anyagokat teszi egy „Végleges” alkönyvtárba. Esetleg ezt a logikát megfordítva a munkaanyagokat tárolja egy „Munkaanyagok” alkönyvtárban és a végleges anyagokat meghagyja a projekt főkönyvtárában, hogy rögtön láthatóak legyenek.
Mindenesetre bármelyik módszert, felosztást is választjuk,
három dologról ne felejtkezzünk el, mert később nagyon bánni fogjuk:
- az archiválásról (Archiválás),
- arról, hogy mindig jól beazonosítható módon, elkülönítetten tároljuk a munka- és a végleges anyagokat,
- az aláírt dokumentumokról pedig mindig készítsünk pdf változatot és azt is mentsük el a projekt végleges anyagokat tartalmazó könyvtárába a számítógépünkön.