Miért jó, ha készítünk egy sablon gyűjteményt a munkánkhoz

Mert egyrészről jó a kész dolgokhoz nyúlni, csak levenni a polcról, mint a nyárról eltett finom gyümölcsöt, lekvárt, másrészről pedig, amit már egyszer véres verejtékkel elkészítettem, ne csináljam meg újra és újra pár hét elteltével, ne találjam ki újra és újra, hogy vajon ennek most mi legyen a tartalma és hogy nézzen ki a formája. Mert a munkánk során használt dokumentumok abszolút formalizálhatóak, mindegyiknek van egy fix és egy változtatható része. Elég csak ez utóbbit kitörölni belőlük és már kész is a spájzolni való jó kis minta doksi/űrlap/sablon.   

Kép: pixabay.com

Vagy vegyünk egy másik példát: a nagy szolgáltató cégeket. Millió számra nyomtatják és küldik ki a sablon leveleket a felhasználók számára, mert ezzel az automatizált feldolgozással rengeteg időt és pénzt tudnak megspórolni. Ha nekik bevált, akkor nekünk is hasznos lehet, bár igaz, hogy mi nem húsz-harminc milliós példányszámban fogjuk ezeket előállítani, de garantáltan egy csomó időt megspóroltunk még így is. 

És hogyan lehet sablonkészítő-automatizáló szemmel tekinteni a munkánkra? Nagyon egyszerűen. Nap mint nap rengeteg kötelező dokumentumot kell előállítanunk több-kevesebb rendszerességgel. Miért készítenénk el ezeket mindig újra és újra? Inkább

• ha mi  készítettünk egy új anyagot, kimutatást, elszámolást, adatelemzést, igénylést, és úgy tűnik, hogy bevált a tartalom és a forma is, abból készítsünk sablont, 
• ha több projektvezető kollégával dolgozunk együtt, hozzunk létre egy közös sablongyűjteményt, ahová mindenki felteheti az általa gyűjtött, készített anyagokat. Sok időt spórolhatunk meg ezzel egymásnak és ki-ki saját magának is. Még jobb és hatékonyabb, ha közös tudásbázist hozunk létre, ahol megoszthatjuk a tapasztalatainkat is egymással.
• ha kapunk anyagokat a kollégáktól (jegyzőkönyv, emlékeztető, szerződés, teljesítésigazolás, projekt ütemterv, prezentáció) töröljük ki belőle a specifikus/aktuális részeket és a többi, általános részt (céglogó,cégnév, telehely, aláírások stb.) meghagyva mentsük el sablonként egy erre a célra létrehozott közös könyvtárba. Higgyük el, a többiek is így csinálták, ez sokszor abból szokott kiderülni, ha egy elgépelés 3 éven keresztül is benne marad minden terület emlékeztetőjének vagy prezentációjának a láblécéjében. Ha pedig közös tárhelyre mentjük el, biztosan nem fognak megorrolni érte, hiszen legközelebb lehet, hogy pont neki lenne szüksége egy ilyen sablon dokumentumra. 
• járjunk utána, mert lehet, hogy van a cégnél sablon gyűjtemény, ha igen, bátran kérjük el és használjuk. Sőt, egyes helyeken kötelező a cég sablongyűjteményét használni.
• az erősen szakmaspecifikus anyagokra lehetőleg az adott szakma képviselőjétől kérjünk mintát, ezzel nem lőhetünk mellé: például szerződés mintát a cég jogászától,
• böngésszünk a net-en is számunkra használható ingyenes dokumentum minták, űrlapok, sablongyűjtemények után kutatva,
• nézzünk szét a gépünkre telepített Office-ban, ott is sok felhasználható űrlapot fogunk találni.