Futó projektek igen nagy százalékának bukását
okozhatja - és az esetek döntő többségében okozza is - a nem megfelelő
változáskezelés vagy változásmenedzsment.
 |
| Kép: pixabay.com |
Nézzük meg részletesebben, mit értünk ez alatt.
Minden projekt azzal indul, hogy jól vagy rosszul, de megfogalmazzuk az
elképzeléseinket (erről bővebben ebben a bejegyzésben írtam: Színes buborékok), amelyeket a projekt életciklusa alatt megvalósítunk vagy próbálunk megvalósítani a
rendelkezésünkre álló erőforrásokkal az elfogadott határidőre.
De mi van akkor, ha rosszul fogalmaztuk meg az
igényünket és kihagytunk belőle egyébként számunkra fontos részeket,
funkciókat, feltételeket. Akkor egészen biztosan találkozni fogunk a
változáskezeléssel, mert ezeket a menet közben megjelenő új kéréseket valahogy mégiscsak
bele szeretnénk, bele kellene tuszkolni a végeredménybe.
Azonban ha jól fogalmaztuk meg indulásnál az
elképzeléseinket és kellően körültekintőek voltunk, még akkor sem ülhetünk
elégedetten a babérjainkon lábat lógatva, mert a sors kezében mindig ott van pár
gáncsolófa pusztán az élvezet kedvéért… Például ilyen lehet egy nem várt jogszabályváltozás
vagy vis maior helyzet.
Ezekben az esetekben akaratunk ellenére szintén belecsöppenhetünk
a változáskezelés ingoványába. Akkor pedig már jobb előre felkészülni a ránk váró kihívásokra... A neten keresgélve az angol nyelvű szakirodalomban change management
címszó alatt találjuk a témát; a változás igényeket, kéréseket pedig
gyakran CR-ként (change request) emlegetik itthon is céges környezetben.
Néhány tipp, hogy a menet közben beeső ilyen-olyan
kéréseket hogyan tudjuk kezelni, menedzselni.
- Az első és legfontosabb, hogy az aktuálisan futó projektbe csak akkor fogadjuk be új kérést, módosítási igényt, ha feltétlenül szükséges (pl. új jogszabály lépett hatályba). Ilyen esetben természetesen ne felejtsünk el plusz erőforrást szerezni (ember és pénz) és az igénylővel/szponzorral egyeztessük azt is, hogy nagy valószínűséggel csúszni fog a határidő, ezért adjunk javaslatot az új véghatáridőre és fogadtassuk el írásban az igénylővel/szponzorral.
- Minden menet közben beeső kérést vizsgáljunk meg, elképzelhető, hogy plusz munka valamint határidő módosítás nélkül is be tudjuk fogadni a futó projektbe. Ebből a szempontból legyünk rugalmasak. De nagyon fontos itt is megemlíteni, hogy minden módosítást, például esetünkben a scope változtatását is az új kéréssel, csak és kizárólag a megrendelő/igénylő/szponzor írásbeli jóváhagyó, beleegyező levele után tehetünk meg.
- Fontos: minden futó projektet érintő változás esetén térképezzük fel alaposan az esetleges új függőségeket és kockázatokat is, nehogy belefussunk abba a hibába, hogy rábólintunk a scope módosítására és ezzel sokkal nagyobb feladatot rántunk magunkra a függőség miatt, mint azt eredetileg gondoltuk.
- Az első besomfordáló igény felmerülésekor üljünk le az igénylővel/szponzorral és beszéljük át újra a teljes projekt scope-ot lépésről-lépésre, mert lehet, hogy bujkál még néhány módosítási ötlet a buksikban. Ezeket összegyűjtve - ha az erőforrások ezt lehetővé teszik akár párhuzamosan is - indíthatunk egy projekt2-t (egy második release-t).
- Ha lehetőség van rá (igénylővel/szponzorral egyeztetve) fejezzük be az eredeti határidőre a futó projektet és utána indítsunk egy következőt az időközben keletkezett új igényre/igényekre. Ez általában akkor célszerű, ha a rendelkezésre álló erőforrások (kevés ember, kevés pénz) nem teszik lehetővé, hogy két projektet párhuzamosan kezeljünk.
- Amennyiben az új igény többletmunkával jár és az igénylő/szponzor nem biztosítja a szükséges plusz erőforrást (pl. pénz), határozottan utasítsuk vissza az igény befogadását. A projekt határidőre és elfogadott költségkeretre történő befejezése ugyanis a projektvezető felelőssége.
- Ugyanez igaz a határidőcsúszásra is: minden új igény befogadása potenciálisan magában hordozza a részleges és véghatáridő csúszását. Ha ezt az igénylő vagy szponzor nem fogadja el, szintén utasítsuk vissza a befogadást a fenti indok alapján.
Ne felejtsük el a projekt dokumentációt valamint az ütemtervet is módosítani és a szükséges mértékben frissíteni.