Feladatok delegálása például a nyári szabi idejére

Itt a nyár, a szabadságok ideje, bőszen dübörög a strand szezon, egy jégkrémet sem lehet elejteni a Balaton partján vagy a  közeli tengerpartok felkapott üdülőhelyein. Ezért ma egy aktuális téma kerül terítékre, nevezetesen a feladatok delegálása.  

Kép: pixabay.com

Nézzük meg, hogy nagy vonalakban mi mindent  tehetünk jól megérdemelt nyári szabadságunk/pihenésünk idején:

• semmit, mert olyan kritikus szakaszba került a projekt, hogy el sem engednek bennünket vagy visszahívnak (nagyon ritkán, de sajnos ilyen is előfordulhat, főleg kiemelt projekt esetén). Befizetett üdülésnél az anyagi kár ilyenkor a visszahívót terheli, ezért erről mindenképp egyeztessünk vele.
• folyton a leveleinket olvassuk, nehogy lemaradjunk valamiről, és még a távolból is megpróbáljuk a lehetetlent: irányításunk alatt tartani az eseményeket, akkor is, ha arra egyébként semmi szükség nem lenne, mert nélkülünk is jól elboldogulnak. Aztán majd a szabadság elteltével holtfáradtan ismét munkába állunk.
• hosszabb időbeli lefutású projekt esetében - ha megtehetjük -, olyan időszakot válasszunk szabadságra, amikor a projektünkben a fű se nő, mert a projekt és a PIB tagok többsége szintén szabadságon van, és ütemterv szerint sem kellene semmi különösnek történni, ezért nyugodt szívvel süttethetjük mi is a pocinkat a tengerparton. 
• helyettest jelölünk ki és delegáljuk a feladatot. Ebben az esetben arra figyeljünk, hogy a kollégát csak a szükséges mértékig terheljük a feladatainkkal, mert valószínűleg enélkül is van bőven munkája.
• könnyebbséget jelent, és egyszerűsíti a helyzetet, ha eleve van állandó helyettesünk. 

A delegálás nagyon sok projektvezető gyengéje, van, akinek egyenesen rémálma. Inkább megszakad, akkor sem kér meg senkit, mert úgy érzi, nincs joga másokat dolgoztatni, vagy úgy véli, csak az a jó, ahogy ő megcsinálja az adott feladatot. A másik véglet, amikor ha kell, ha nem, delegál.

Egyik véglet sem jó, mert itt is, mint általában az életben, az arany középút az egészséges.

Mert mit jelent valójában a delegálás? Megbízok valakit azzal, hogy a saját felelősséggel járó feladataimat – legjobb tudása szerint - elvégezze helyettem például a szabadságom idején. Ez így önmagában nem tűnik csillagháborús tervnek, a ravaszsági faktora sem túl magas, de az ördög most is a részletekben rejtezik. Mert ahhoz, hogy projektvezetőként jól tudjunk feladatot delegálni, legalább az alábbi dolgokkal tisztában kellene lennünk. 

Például a kiszemelt áldozat képességeivel, vagyis azon túl, hogy per pillanat ráér, vagy szerencsétlenségére pont ő jött be az irodába, úgy egyébként alkalmas a feladat elvégzésére? Megvan hozzá a szakmai képzettsége, tapasztalata, gyakorlata, rátermettsége?

Kérdezzük meg magunktól azt is, hogy emberünk vajon rendelkezik a szükséges jogkörrel? Ugyanis a feladat delegálása a felelősség átruházását is jelenti, ez pedig azzal jár, hogy elvégzése közben gyakran kell döntést hozni az adott témában. Rendelkezik az ehhez szükséges jogosultsággal? Mert ha nem, akkor vagy intézzem el számára is vagy bele se fogjunk a csereberébe.

Nem árt, ha megnézzük, hogy egyébként a munkája mellett szabadidővel mennyire van eleresztve. Mert ha már most is napi 10 órát dolgozik, és naponta kér feladat átütemezést tőlünk, ne tegyünk még egy púpot a hátára. Van elég baja így is. Ha pedig valamilyen oknál fogva mégis ragaszkodunk a személyéhez, cserébe vegyünk el tőle munkát vagy adjunk halasztást a többi teendő elvégzésére.

Vagy vegyük a titoktartás nagyon kényes témáját. Ha olyan projektben szeretnénk delegálni feladatot, amelyhez titoktartási nyilatkozatot írtunk alá, a delegálást engedélyeztessük a felettesünkkel, megbízónkkal is, mert lehetséges, hogy az illető, akit kiválasztottunk a feladat elvégzésére, nem írt vagy nem írhat alá titoktartásit, ezért nem is dolgozhat hivatalosan azon a projekten vagy témán.

Nem árt, ha azzal is tisztában vagyunk, hogy a delegált feladat elvégzését egyes esetekben figyelemmel kell kísérnünk, vagy távollétünkben valakivel ellenőriztetnünk kell a haladást.

Arra is fel kell készülnünk, hogy akinek delegáltuk a feladatot, az elvégzésben segítséget kérhet tőlünk vagy távollétünkben egy másik kollégától, esetleg eszkalálni fog a közös felettesünkhöz, mert egy adott helyzetben nem boldogul valakivel vagy valamivel. Ezért ha szabadságra megyünk, lehetőleg minden szálat varrjunk el.

Joggal merülhet fel a kérdés, hogy mi a különbség a szívességkérés, segítségkérés és a delegálás között. Úgy vélem, amikor szívességet vagy segítséget kérek valakitől, a másik ember joggal számíthat arra, hogy szükség esetén viszonozni fogom. Ezekben az esetekben a feladat elvégzésével együtt nem ruházom át a felelősséget is, mert ő csak „besegít” nekem. Szívességet, segítséget kértem tőle, baráti alapon.

Delegáláskor ezzel szemben tokkal-vonóval, a felelősséggel együtt odaadom a feladatom: szervezd meg, vezényeld le, foglald össze, hozz döntést, a felelősség a tiéd. Ez sokkal hivatalosabb és kevésbé vagy inkább egyáltalán nem jellemző rá a viszonosság, kölcsönösség.

Végezetül az alábbi adminisztratív teendőkről ne felejtkezzünk el, mielőtt szabira indulunk:

• a levelezőrendszerbe írjuk be a távollétünk időtartamát és a helyettes/helyetteseink elérhetőségét, valamint azt is, hogy kit, milyen témában kereshetnek,
• ellenőrizzük, hogy a helyettesünknek minden, általunk használt rendszerhez (amelyre neki is szüksége lesz) van jogosultsága, ha nincs, intézzük el időben,
• a szükséges titoktartásikat írassuk alá vele,
• ha belépési vagy parkolási engedélyre lesz szüksége, ezt is intézzük el,
• a kevésbé fontos megbeszéléseket időben mondjuk le vagy ütemezzük át a szabadságunk utáni időszakra,
• adjunk hozzáférést a helyettesünknek az általunk használt projekt anyagokhoz vagy ahhoz a site-hoz, ahol ezeket gyűjtjük, osszuk meg vele a projekt könyvtárakat,
• írjunk egy listát felelősökkel és határidőkkel azokról a nyitott feladatokról, amelyekkel valószínűleg foglalkozni kell távollétünk idején,
• ugyanilyen listát állítsunk össze a kapcsolattartókról is, hogy tudja, kérdés, probléma esetén kit kereshet (pl. beszállítóknál)
• finoman jelezzük a projektünkben érintetteknek (szponzor, megbízó, beszállító stb.), hogy a kolléga csak helyettesít bennünket, ne várják el tőle, hogy ugyanúgy helyt áll majd a munka frontján ezer százalékban, mint mi, mert tovább viszi a saját feladatait is.