Minden projekt életében előbb vagy utóbb
bekövetkezik a zárás pillanata: ez lehet határidőre és a megadott költségkereten
belül; lehet időbeli csúszással vagy költségkeret túllépéssel; de lehet
sikertelen is, mert egyáltalán nem tudtuk elérni a projekt célokat vagy az igénylő meggondolta magát, ezért menet közben felfüggesztették a projektet. Mindenesetre a zárás, legyen bármilyen is, magában hordozza a keletkezett elektronikus vagy papír alapú dokumentumok,
anyagok archiválásának kötelezettségét. Melyek lehetnek ezek? Levelezés,
szerződések, ajánlatok, megrendelések, tervdokumentumok, fotók, forráskódok, CD
vagy DVD lemezek, prototípusok, emlékeztetők, jegyzőkönyvek stb.
 |
| Kép: pixabay.com |
Amikor archiválásról beszélünk, több dolgot kell
szem előtt tartanunk.
Az egyik nagyon fontos tényező a megőrzési idő. Amennyiben jogszabályi
kötelezettség (pl. adóhatóság, felügyeleti szerv esetleg uniós ellenőrzés) alá
esik az elkészített anyag, minden esetben a megőrzési idő végéig biztosítani
kell az elérhetőségét, sértetlenségét és bemutathatóságát.
A másik fontos szempont a tárolás alatti azonosíthatóság, vagyis biztosítanunk kell, hogy az elkészült és archiválásra küldött anyagok a megőrzési idő alatt mindig pontosan
beazonosíthatóak, visszakereshetőek legyenek, ezért nem árt, ha archiválás előtt leltári
jegyzékbe vesszük őket.
A harmadik szempont a selejtezés: mivel a tárolási kapacitás akár hely, akár anyagi
szempontból általában korlátozott, ezért a megőrzési idő elteltével célszerű
ezeket az anyagokat az előírás szerint megsemmisíteni.
Papír alapú vagy más fizikai formában elkészített
anyagokat tűzbiztos, száraz, zárható helyen (szekrény, páncélszekrény, irattár,
raktár) kell tárolni és biztosítani kell, hogy csak az illetékes, arra jogosult
személyek férjenek hozzá. Ez érvényes a megsemmisítésükre is, különös
tekintettel azokra az esetekre, amikor adatvédelmi szempontból érzékeny adatokat tartalmaznak a dossziék.
Elektronikus formában elkészült anyagokat
(forráskódok, tervrajzok stb.) célszerű egyrészről a szerver archív
könyvtárában a megfelelő projekt vagy ügyfél alkönyvtárban tárolni, másrészről nem árt az
archív alkönyvtár tartalmát CD/DVD-re kiírni és azt biztonságos, zárt helyen
tárolni. Az igazán fontos, lényeges dokumentumokról – amennyiben ez lehetőséges
– nyomtatott verziót is készítsünk és zárjuk el a többi dokumentummal együtt a megfelelő helyre.
A csak elektronikus formában tárolt anyagok esetében
ne felejtsük el az archív CD/DVD-re ráírni, hogy milyen alkalmazással és annak
melyik verziójával készültek, mert 5-10 év múlva is meg kell tudnunk
nyitni ezeket a file-kat és be kell mutatni az anyagokat egy ellenőrzés vagy audit esetén. Nem árt, ha erre is
felkészülünk.
Nagyon lényeges és erre több helyen is utaltam, hogy
az archiválásnál, tárolásnál és selejtezésnél is kötelező az adatvédelmi
törvények betartása. Érzékeny adatok nem kerülhetnek illetéktelen személyek
kezébe.