Bizonyára közületek is sokan emlékeznek még iskolai
éveinkből Pató Pál uramra és Pinokkióra. Az irodalom világában ők ketten legfeljebb
könyvszekrények polcain találkozhatnak, de a valóságban bármi megtörténhet. És még mondja valaki, hogy a projektvezetés nem varázslat.
 |
| Kép: pixabay.com |
Mert projektek esetében ezt a két szerethetően esendő karaktert sokszor egy és ugyanazon ember rejti. Első felvonásban – amikor még
nyugodt a színpad – emberünk Pató Pál uram szerepében húzza az értékes időt és kezd el
táncolni az idegeinken. Majd a sok csúszás és határidő módosítgatás után jön a drámai
végkifejlet: a projektvezetői számonkérés. Ekkor hősünk egy bűvész
ügyességével magára kapja Pinokkió jelmezét, és elkezd fűt- fát összehablatyolni,
hogy mentse az irháját.
Mit tehetünk ellene? Vajon itt is használ Süsü jól
bevált módszere a sárkány ellen sárkányfű? J
Lehetséges, mert az ember végszükségben bármit
kipróbál, de azért az alábbi ötletek is megérnek egy-egy kísérletet, ha a gyanú
halvány árnyéka suhan át előttünk fekete macska képében, hogy Pató Pál urammal vagy
Pinokkióval van dolgunk a projekt csapatban.
Pató Pál úr ellen:
- mindig kérjünk tőle napi sátuszt írásban,
- bontsuk részekre a feladatát és kisebb egységekkel számoltassuk el, hátha azokkal könnyebben boldogul,
- ha úgy érezzük, hogy nem teljesen érti a feladatot, készítsünk folyamatábrát, ahol közösen végig tudunk menni az egyes fázisokon,
- a beszélgetésünk végén mindig foglaljuk össze a lényeget és azt, hogy mit, mikorra várunk tőle,
- a projekt csapatnak kiadott feladatokat nagyon pontosan, tömören, érthetően fogalmazzuk meg és egyértelműen nevezzük meg a felelősöket és a határidőket, így pontosan tudni fogja, hogy mi és mikorra az ő dolga,
- adjunk lehetőséget, hogy visszakérdezzen, ha esetleg valami nem egyértelmű számára,
- állítsunk be értesítést (akár többet is), amikor az elvégzendő feladata aktuális,
- határozzunk meg szankciókat, amennyiben nem, vagy nem időre végzi el a feladatát,
- ha valamit második kérésre sem teljesít (és nincs rá ésszerű magyarázat), a harmadik levélre másolatban tegyük rá főnökét és az előző két levelet is hagyjuk benne,
- a projekt végén az értékelésnél őszintén írjuk le a tapasztalatainkat és véleményünket a munkájáról, ez érvényes projekt tagra és beszállítóra egyaránt,
- beszállító esetében gondoskodjunk arról, hogy szerződésünknek része legyen a késve vagy hibásan teljesítés szankcionálása, és szükség esetén éljünk is ezzel a lehetőséggel.
Pinokkiónk esetében:
- minden feladatot írásban adjunk ki számára, így nem tudja később letagadni,
- ha telefonbeszélgetés során bármiben megállapodtunk, készítsünk róla feljegyzést és küldjük el neki email-ben, így lesz lehetősége reagálni,
- a reagálásra, véleményezésre mindig adjunk írásban határidőt,
- mindent írásban kérjünk tőle, ne hagyjuk, hogy szóban mondja el a státuszt vagy az esetleges problémákat, ha mégis így tesz, írjuk le mi és küldjük át neki email-ben,
- próbáljunk meg őszinteségen alapuló csapat légkört kialakítani.
Gyakorlati tapasztalatok alapján zűrös beszállító
esetében ajánlom a helyszíni auditot vagy szemlét a cég telephelyén, ugyanis a
projektvezetőnek vagy a cég vezetése által kijelölt személynek joga van meggyőződni
arról, hogy hol tart például egy még át nem adott fejlesztés, amelyet a
beszállító 95%-os készültségre jelentett, de gyanítjuk, hogy a célszalagtól
ennél sokkal messzebbre járnak.
Projekt tag esetében pedig szintén tapasztalat
alapján javaslom a négyszemközti beszélgetést, ahol a közös probléma megoldást
helyezzük előtérbe.