A kis lépések művészete - avagy miért jó a folyamatalapú szemlélet

Ó, azok a fránya folyamatok – sóhajtanak fel néhányan, amikor arról beszélgetünk egymás között, hogy a sikeres munkavégzéshez (is) bizony akár akarjuk, akár nem, szükség van folyamatalapú szemléletre. 

Kép: pixabay.com

Nem ördöngösség, amiről beszélek, csupán arról van szó, ahhoz, hogy egy feladatot sikerre vigyek, tudnom kell, hogyan, milyen módon, milyen eszközökkel és milyen lépések mentén jutok el A-ból B-be. Munkám során sok olyan esettel találkozom, amikor a résztvevőknek fogalmuk sincs, éppen hol tartanak, kinek, mi lenne a feladata és miért. Vagyis nem látják, hogy az adott munkában/projektben melyik fázisban vannak. Mivel kellene már kész lenni és mi van még előttük, ehhez kitől, milyen anyagot, segítséget, együttműködést kérhetnek vagy várhatnak. Mert a folyamatalapú szemlélet a tervszerűséget is magába foglalja: előre eltervezem, hogy A-ból B-be hogyan fogok eljutni, milyen erőforrások, eszközök szükségesek ehhez. És azt is tudom, hogy ennek az egésznek mi a célja, egyáltalán miért is akarok én A-ból B-be menni.

Korábban már írtam a folyamatábrák fontosságáról, és azokról az ingyenes eszközökről, amelyekkel pillanatok alatt készíthetünk egyet-kettőt magunk vagy főnökeink, megbízóink gyönyörködtetésére, esetleg azzal a nem titkolt szándékkal, hogy vizuálisan megjelenítve a helyzetet vagy adott esetben egy problémát, talán jobban megértik. Ez azon a tudományos kutatási eredményen alapul, hogy az emberek nagyon-nagy százaléka vizuális és lerajzolva sokkal jobban megért egy számára megfoghatatlan dolgot, például egy projekt részfolyamatot.  Egy nagyon kedves kollégám javaslatára (köszönöm Tamás) az eszköztárat kiegészítem az XMind-dal is, ezzel bővebben itt ismerkedhetünk meg: https://www.xmind.net/

És miből áll a folyamatalapú szemlélet?

Mindenkinek ismerős a gyerekek által kedvelt színes építőkocka, a LEGO, amelyből ezerféle dolog építhető fel, lépésről-lépésre, kockáról-kockára haladva.  
Ugyanilyen a folyamatalapú szemlélet is: meghatározzuk a célt (mit szeretnénk megépíteni), majd az odavezető utat elemi lépésekre bontjuk (megkeressük a szükséges építőkockákat) és ezeket egymás után szép sorjában rakva felépítjük az elképzelésünket, lehetőséget adva az időbeli korrekcióra, ha esetleg akadály kerülne az utunkba vagy meggondolnánk magunkat és mégsem kacsalábon forgó várkastélyt szeretnénk építeni a rendelkezésünkre álló eszközökből (LEGO kockákból), hanem inkább egyiptomi piramist. 
Az ilyen, időben megfelelő módosítást csak folyamatos ellenőrzéssel és visszacsatolással érhetem el, vagyis mindig tudnom kell, hogy éppen most hol tartok és hová akarok eljutni.  
Sok kellemetlenségtől és felesleges kiadástól menthetjük meg magunkat ezzel a szemlélettel.