Egy projekten belül nagyon sok szálon futnak
párhuzamosan az események és projektvezetőként a figyelmünket meg kell
osztanunk különféle feladatok, a projekt csapat, valamint derült égből villámcsapásként elénk ugró kisebb-nagyobb akadályok között.
Álmoskönyvünk szerint egy klasszikus projektnek 9 nagy figyelem- és energiahabzsoló életterülete van: folyamatok és tevékenységek
integrációja; a projekt hatóköre (célok és nem célok meghatározása); és az
alábbiak menedzselése: költség, idő, minőség, HR, kockázatok, kommunikáció és a beszerzés.
Ezek pókhálószerűen kapcsolódnak egymásba, ha valahol megmozdítjuk az egyiket, máris jelez és vele mozdul az egész projekt. Ezért folyamatosan monitorozzuk az eseményeket, mert jobb félni, mint megijedni.
 |
| Kép: pixabay.com |
Ereszkedjünk le a projekt hálójába és nézzük meg közelebbről ezt a kilenc életterületet.
Első a folyamatok
és tevékenységek integrációja. Célja a projekten belül a folyamatok és
tevékenységek azonosítása/meghatározása, összefüggéseinek feltárása, egységesítése és
koordinációja. Ehhez: elkészítjük a PAD-ot (projekt alapító
dokumentumot), a projekt tervet, irányítjuk és menedzseljük a megvalósítást,
monitorozzuk és mérjük a projekt munkát, elvégezzük a változáskezelést - ha szükséges - és végül zárjuk a projektet. Röviden megfogalmazva, rajta tartjuk a kezünket a projekt ütőerén.
Második nagy terület a projekt hatókörének meghatározása és menedzselése: azoknak a
feladatoknak és folyamatoknak, funkcióknak az azonosítása, amelyek a sikerhez szükségesek. Meg kell fogalmazni és az egész életciklus alatt
észben kell tartani, hogy melyek a projekt célok és melyek nem azok. Ez ahhoz
szükséges, hogy mindkét fél pontosan tudja, mi tartozik bele az elvégzendő,
számon kérhető munkába és mi nem. Fontos, hogy a scope nagyon-nagyon
világos, tiszta és egyértelmű legyen mindenki számára. Ez az ügyfél
elégedettség egyik szükséges feltétele és fokmérője.
Harmadik nagy falatunk az időmenedzsment: mert az idő pénz. Minden projekt
egyik fő célkitűzése, hogy a szerződésben megadott határidőre végezzünk, ehhez
elengedhetetlen, hogy a teljes életciklus alatt kézben tartsuk az időt. Mit
tudunk ennek érdekében tenni? Készítsünk ütemtervet, amelyet szükség szerinti
gyakorisággal frissítünk egészen a projekt zárásáig.
Negyedik a sorban a költségmenedzsment: ez adja meg a választ arra a kérdésünkre, hogy „ki
fizeti majd a révészt”? Bővebben ebben a bejegyzésben írtam a költségtervezés témáról: Számok bűvöletében Tehát, el kell készítenünk a költségtervet, amelyhez a helyes
becslésen át vezet az út. Helyesen becsülni pedig akkor tudunk, ha minimum van
egy jó igényleírásunk, vagyis ismerjük ízig-vérig a projekt scope-ot. A
felmerülő összes költség becslése alapján elkészítjük a projekt költség tervét,
majd elfogadtatjuk a szponzorral a projekt teljes költségvetését. Nagyon fontos, hogy ne hagyjunk ki egyetlen tételt sem, gondoljunk a későbbi üzemeltetési költségekre is. A projekt végéig
a költségek alakulását is figyelni, mérni fogjuk.
Ötödik nagy gombócunk a minőségmenedzsment: ebből tudjuk meg, hogy milyen, mennyire rögös út vezet majd el a
vevői elégedettséghez. Készítenünk kell egy minőség tervet, ehhez meg kell határoznunk
a minőségpolitikát, a minőséggel kapcsolatos célkitűzéseket és az ezekhez kapcsolódó felelősségeket.
Hatodik nagy útjelző kövünk a HR, vagyis az emberi erőforrás menedzsment. ennek
építőkövei a következők: meghatározni, összeállítani, menedzselni és vezetni a
projekt csapatot. Ehhez – nem meglepő – szintén készítenünk kell egy tervet,
amely nagyjából a fentiek részletezését jelenti. Ha valaki szeret vezetéselméleti témájú könyveket olvasni, jó szívvel tudom ajánlani most is az egyik kedvencem: A Shackleton-modell, Déli-sarki expedíció mint vezetéselmélet.
Hetedik – mindjárt a végére érünk – terület a kommunikáció menedzsment. Bizony, egy nagyobb projekten belül még ezt is meg kell tervezni és szervezni, különben bábeli
zűrzavar alakulhat ki. Ehhez a területhez tartozik például a Stakeholder-ek meghatározása (bővebben erről itt írtam: Kik azok a stakeholderek ),
valamint minden olyan folyamat és tevékenység, amely azt a célt szolgálja, hogy
a megfelelő információ, a megfelelő embernél, a megfelelő helyen és időben a
rendelkezésre álljon. És akkor senki nem beszél majd el egymás mellett és
reményeink szerint mindenki tudni fogja a dolgát. Álom, álom, édes álom …
Nyolcadik a sorban a kockázat menedzsment: ez, ahogy a neve is mutatja, a projektben
ránk leselkedő kockázatok azonosítását és kezelését jelenti, hogy semmi ne
érjen váratlanul bennünket. Nagyon fontos része a projektnek, gyakorlatilag a teljes életciklusát lefedi, folyamatosan figyelni kell, hogy a
meghatározott kockázatok hogyan alakulnak.
És végül elérkeztünk az utolsó őrszemhez a
felsorolásban: a beszerzés
menedzseléséhez. Ez, ahogy a neve is mutatja, a termék vagy szolgáltatás beszerzés tokkal-vonóval történő megvalósításának elvégzését jelenti,
minden fontos vagy kevésbé fontos papírmunkájával együtt.
Magánemberként, ha projekt közelébe kerülünk, mit hasznosíthatunk mindebből? Az alábbiak célszerűek lehetnek, ha nagyobb beruházásra, egyedi beszerzésre adjuk a fejünket:
- határozzuk meg előre az elvárásainkat, fogalmazzuk meg, hogy mi fontos és mi kevésbé vagy egyáltalán nem lényeges számunkra az adott témában,
- térképezzük fel, hogy ki lehet még stakeholder (érintett) a mi privát projektünkben, mert ők mindenképp hatással lesznek a kimenetelre, időben, pénzben vagy minőségben,
- tervezzük meg a költséget, az ütemezést, a kockázatokat és a szükséges erőforrásokat, munka mennyiséget.