Projektek életciklusa

Mai bejegyzésem témájában visszakanyarodok az alapokhoz. Az ötletet az adta, hogy nemrég egy kollégával beszélgettem, aki arra panaszkodott, a beszállítójukkal kemény vita alakult ki azért, hogy eldöntsék, meddig tart egy projekt, mikor van vége, mikor vonulhat le a külső szállító a projekt munkáról.

Kép: pixabay.com

Szerintem a problémát ketté kellene bontani. 
Egyrészről, a beszállítóm számára akkor van vége a projektnek, amikor erről a szerződés, amely kettőnk között köttetett, rendelkezik. 
Például,  ha én csak egy terheléses tesztet kértem tőle, akkor a sikeres teszt végén a megfelelő dokumentumok elkészítése és átadása után számára  a projekt munka véget ért, ha a szerződésben is így rendelkeztem a teljesítésről. 
Azonban, ha fejlesztést kértem és a szerződésben az szerepel, hogy részt kell venni a tesztelésben és az üzemeltetésre átadásban is, akkor a beszállító számára akkor van vége a projektnek, amikor az általa fejlesztett és közösen kitesztelt alkalmazást sikeresen átadtuk üzemeltetésre, és a szerződésben meghatározott dokumentumokat a megfelelő minőségben és mennyiségben leszállította. Bár még ezután sem dőlhet elégedetten hátra a hintaszékében pipázgatva, mert ha jól kötöttem meg a szerződést, ilyenkor indul a garanciális időszak, vagyis a talált hibák javítása. De tény és való, ez már nem része a projekt munkának a beszállítónk számára.

Másrészről pedig nézzük meg, mikor van vége a projektnek egy projektvezető szempontjából. Ehhez kiindulási alapként meg kell vizsgálnunk a projektek életciklusát. Az Álmoskönyvben leírtak szerint az alábbi, jól körülhatárolható, főbb fázisai vannak bármilyen, bárki által vezetett projektnek.

Az első az igényfelmérés, igényspecifikálás. Ez egy rendkívül ravasz, fondorlatos, buktatókkal teli időszak, amelyet ha nem ugrunk meg jól, nagyon-nagyot bukhatunk. Ha ebben a fázisban nem vagyunk elég körültekintőek, sok pénzünk és időnk fogja bánni, az ügyfél elégedetlenség bezsebeléséről és a jogi huzavonákról már nem is beszélve. Erről a "szeme sem áll jól, jobb lesz vele vigyázni" időszakról írtam korábban a  Színes buborékok  és  A Termékmenedzser  bejegyzéseimben.

Második szakaszunk a becslés és tervezés. Ennek végén csak akkor tudunk pontos, reális becslést és tervet kiadni a kezünkből, ha az igény is elég részletes és alapos volt. Szemfüles és gyakorlott projektvezető kollégák itt még visszazavarhatják a renitens igényspecifikálókat a start vonalhoz...
A tervezési szakasz végén az elkészült dokumentumok alapján dönt a szponzor/igénylő/PIB a projekt indításáról, elutasításáról vagy átszabásáról. Ha rábólintottak az indulásra, fontos szempont és véssük észbe, hogy arra az összegre, erőforrás mennyiségre és azokra a mérföldkövekre mondtak igent, amelyeket megadtunk, azoknak a kockázatoknak a figyelembe vételével, amiket a tervekben szerepeltettünk. Ha itt valamit nem vettünk figyelembe vagy elszámoltuk magunkat, a későbbiekben könnyen kerülhetünk "na, innen szép nyerni" helyzetbe. J

Nagyobb cégek esetében előfordul, hogy van egy magas szintű igényelemzés és tervezés, amely alapján készítenek egy döntés előkészítő dokumentumot. Ebből kiindulva az illetékesek meghozzák a döntést a projekt indulásáról (vagy elutasításáról) és csak a "zöld lámpa" után készítenek el a projekt tagok egy mindenre kiterjedő részletes igényspecifikációt és tervezést. Végül is, ahány ház, annyi szokás, célszerű, ha ebben a kérdésben a cég utasításaihoz igazodunk.

Projektünk harmadik szakasza a megvalósítás, "amit főztél edd is meg " alapon. Vagyis, itt már nehéz lesz plusz pénzért vagy határidő módosításért kilincselni Csizmás Kandúr tekintettel a szemünkben, amikor gőzerővel folyik a munka, elindultak a kampányok, megkezdődött a sajtó hírverés, csattognak a csákányok a bányában. Ha ilyenkor látjuk a környékünkön somfordálni a termékmenedzsert vagy az értékesítőt, fogjunk rögvest gyanút, mert tuti, hogy egy-két plusz igényt próbálnak valahogy begyömöszölni az amúgy is milliméterre kiszámolt projekt ütem- és költségtervbe. Ezen a ponton nagy helyzeti előnyben lesznek azok, akik valamilyen úton-módon még időben megtanultak NEM-et mondani. J

Ebben a szakaszban végezzük el az előállított termék iteratív tesztelését is, vagyis addig teszteljük - különböző módokon - és javítjuk, amíg az igénylő által elfogadható minőségű nem lesz.

Negyedik szakaszunk a zárás, itt készítjük elő és történik meg az üzemeltetésre átadás valamint a használatba vétel annak minden dokumentumával együtt. Ezzel a dátummal fogjuk az elkészült terméket aktiválni.

És végezetül jön az a szakasz, amiről a legtöbb projektvezető elfelejtkezik: ez pedig az üzembe helyezés vagy használatbavétel utáni nyomkövetés, amikor pár napig vagy hétig még folyamatosan figyelni, monitorozni kell a működést, a keletkezett hibákat és ha minden kötél szakad, ki kell adni a rollback utasítást, vagyis, vissza kell állni az üzembe helyezés előtti állapotra. 

Visszatérve kiinduló gondolatmenetünkhöz, egy projektvezető számára itt van vége a projektnek, vagyis akkor, amikor a használatbavétel utáni nyomkövetési fázisban is jól vizsgázott a termék. Ekkor elengedhetjük a "gyermekünk" kezét, mert felnőtt, és kiküldhetjük őt a nagybetűs ÉLET-be.J