Húú, de durván hangzik. J És mit jelent ez a
részegségi faktort mérő kimondhatatlan kifejezés?
Amikor több ötletem, vágyam,
álmom illetve feladatom/kötelezettségem van, viszont a rendelkezésemre álló
keretek és erőforrások szűkösek, úgymint idő, pénz és ember, akkor az álmaimat
ráncba kell szednem és a fantáziámat kordában kell tartanom. Nagyjából ezt
jelenti. Érdekes módon van, aki soha nem hallott róla, mégis ösztönösen jól
alkalmazza és van, akinek alkalmazni kellene, de soha nem hallott róla, vagy
csak úgy tesz. Ez ám a paradoxon.
Kép. pixabay.com |
Mondok két példát.
Az elsőt a privát életből veszem. Adva van egy
négytagú család: apa, anya és két gyerek. Vegyünk egy teljes naptári évet
alapul és nézzük, mit szeretnének vagy kellene megvalósítani az idei évben:
- új kocsi,
- nyaralás a horvát tengerparton vagy Görögországban,
- fürdőszoba felújítása,
- garázsépítés az új kocsihoz,
- szeptemberben iskolakezdés mindkét gyereknek,
- új laptop a családfőnek,
- konyhabútor csere,
- nappali szoba festése, mert beázott és penészes a fal.
Mit tehet a családi kupaktanács:
- kiszámolják, mennyi pénzzel tudnak gazdálkodni az idei évben és mi az, amit önerőből is meg tudnak valósítani.
- megvizsgálják, hogy az egyes „projektek” nagyjából mennyibe kerülnének, ilyenkor ne felejtsük el, hogy lehetnek járulékos és későbbi évekre átnyúló fenntartási költségek is egyes elemeknél (pl. gépkocsi).
- megnézik, hogy a vágyaknak, feladatoknak mi a prioritása, vagyis sorrendben hogyan kell/lehet ezeket megvalósítani a rendelkezésre álló pénzügyi keretből:
- az iskolakezdés július-augusztusban indul, de spórolni egész évben célszerű rá, ezért a konyhapénz mellett külön „malacpersely” van erre a célra rendszeresítve.
- kocsit mielőbb venni kell, mert a családfő szeretne már most munkába járni vele, nagyon sok utazási időt meg tudna spórolni és az útiköltség sem lenne sokkal drágább, mert néhány kollégát is elvinne magával és osztoznának az útiköltségen. Azonban a kocsi tartásának van többletköltsége is, ezért megpróbál a munkahelyén céges autót igényelni. Ha lesz autó, akkor szükség lesz fedett gépkocsi beállóra (garázs helyett), de ezt önerőből meg tudják valósítani.
- a nappali festésével meg kell várni a jó idő beköszöntét, viszont saját kezűleg ez is sokkal olcsóbb lesz és családi csapatépítésnek sem utolsó. J
- ha sikerül céges autót igényelni, akkor lehet idén tengerparti nyaralás, ha nem, akkor csak hazai hétvégi kirándulásokra futja a családi költségvetésből.
- A többi álmot pénzügyi okokból áttették a következő évekre.
Minta családunk nem tudta, hogy projekt portfólió
menedzsment alapján döntött és határozta meg az idei családi „projektek” körét
és megvalósítási sorrendjét. Ösztönösen azt tette, amit a józan ész
diktált: osztott, szorzott, összevont, átütemezett, önállóan kivitelezett és
ami nem volt feltétlenül szükséges, arról (ideiglenesen) lemondott.
A második példa jöjjön egy vállalkozás életéből. Évi 600-800
millió forintot fordít projektek megvalósítására. Mivel a cégen belül több
terület kiskirálysága is erős versenyben van egymással, ezért mindegyik a saját igényét tartja szem előtt és valósítja meg, tervezetlenül-szervezetlenül-átgondolatlanul, sokszor
keresztülhúzva a társterület számítását, hihetetlen mértékben pazarolva a
cég pénzügyi és emberi erőforrásait. Mert a projektek megvalósításán az esetek
többségében ugyanazok az emberek dolgoznak a háttérben: beszerzés, pénzügy,
jog, számvitel, fejlesztők, üzemeltetők, rendszerszervezők, elemzők. A sok
esetben feleslegesen, duplán, triplán elvégzett munkával pedig rengeteg pénzt
és időt kidobnak az ablakon.
Nézzük hogyan: az idei évben a pénzügyi terület indít
egy projektet, amelynek része a cég jelenlegi pénzügyi és számviteli rendszerének kiváltása, az iktatási, archiválási és raktárkezelési modullal együtt. Ehhez
indítanak egy hardver beszerzést, mert az új rendszernek sokkal nagyobb lesz a
kapacitás igénye, a jelenlegi infrastruktúra pedig már úgyis elavult. Két
hónappal később a logisztika is úgy dönt, hogy átáll egy új szoftver
használatára az ügyfelek hatékonyabb kiszolgálása érdekében, és mivel ez egy dobozos termék, természetesen nem lesz
kompatibilis az újonnan beszerzésre és fejlesztésre kerülő iktató, pénzügyi és
számviteli rendszerrel, tehát itt biztosan lesz pluszfejlesztés és duplikáció. Mivel
ők is igényeltek hardvert, ezért a cégnek gyakorlatilag fél év alatt
sikerült – teljesen feleslegesen – duplán beszerezni a logisztikai szoftvert és
olyan szerver parkot kiépíteni, amellyel egy kisebb Alfa Holdbázist is simán el tudna
működtetni.
Ez esetben, bár kellene és illene is ismerni a
projekt portfólió menedzsmentet, mégsem használták.
Mit jelent tehát ez a nehezen megjegyezhető
kifejezés? Összegyűjtöm és a lehető legrészletesebben meghatározom az
igényeimet, a megvalósítandó feladataimat és kötelezettségeimet minden területről. Megnézem, mi ebből a közös vagy párhuzamos igény, amelyek kiválthatják vagy helyettesíthetik egymást, mit lehet összevonni valamint mi az, amit feltétlenül, kerül amibe kerül, meg kell valósítani, mert pl. törvényi kötelezettség. Ezután
leülök és megnézem, mennyi időm, pénzem és emberem van, majd ezek ismeretében meghatározom
az igényeim/feladataim fontossági sorrendjét, mi az, amit a meglévő keretek
között mindenképp meg kell vagy meg szeretnék valósítani. Mégpedig úgy, hogy
nem futok felesleges köröket, nem dolgozok/dolgoztatok duplán-triplán senkit és
nem dobok ki az ablakon súlyos összegeket azért, mert képtelen vagyok tervezetten
átgondolni a saját működésemet.
Tervezettség, átgondoltság, megalapozottság,
stratégiai gondolkodás.
Véleményem szerint röviden és nagyon nagy vonalakban ennyit jelent a
projekt portfólió menedzsment. J
Legyen szép napunk.