Miért jó, ha készítünk egy sablon gyűjteményt a munkánkhoz

Mert egyrészről jó a kész dolgokhoz nyúlni, csak levenni a polcról, mint a nyárról eltett finom gyümölcsöt, lekvárt, másrészről pedig, amit már egyszer véres verejtékkel elkészítettem, ne csináljam meg újra és újra pár hét elteltével, ne találjam ki újra és újra, hogy vajon ennek most mi legyen a tartalma és hogy nézzen ki a formája. Mert a munkánk során használt dokumentumok abszolút formalizálhatóak, mindegyiknek van egy fix és egy változtatható része. Elég csak ez utóbbit kitörölni belőlük és már kész is a spájzolni való jó kis minta doksi/űrlap/sablon.   

Kép: pixabay.com

Vagy vegyünk egy másik példát: a nagy szolgáltató cégeket. Millió számra nyomtatják és küldik ki a sablon leveleket a felhasználók számára, mert ezzel az automatizált feldolgozással rengeteg időt és pénzt tudnak megspórolni. Ha nekik bevált, akkor nekünk is hasznos lehet, bár igaz, hogy mi nem húsz-harminc milliós példányszámban fogjuk ezeket előállítani, de garantáltan egy csomó időt megspóroltunk még így is. 

És hogyan lehet sablonkészítő-automatizáló szemmel tekinteni a munkánkra? Nagyon egyszerűen. Nap mint nap rengeteg kötelező dokumentumot kell előállítanunk több-kevesebb rendszerességgel. Miért készítenénk el ezeket mindig újra és újra? Inkább

• ha mi  készítettünk egy új anyagot, kimutatást, elszámolást, adatelemzést, igénylést, és úgy tűnik, hogy bevált a tartalom és a forma is, abból készítsünk sablont, 
• ha több projektvezető kollégával dolgozunk együtt, hozzunk létre egy közös sablongyűjteményt, ahová mindenki felteheti az általa gyűjtött, készített anyagokat. Sok időt spórolhatunk meg ezzel egymásnak és ki-ki saját magának is. Még jobb és hatékonyabb, ha közös tudásbázist hozunk létre, ahol megoszthatjuk a tapasztalatainkat is egymással.
• ha kapunk anyagokat a kollégáktól (jegyzőkönyv, emlékeztető, szerződés, teljesítésigazolás, projekt ütemterv, prezentáció) töröljük ki belőle a specifikus/aktuális részeket és a többi, általános részt (céglogó,cégnév, telehely, aláírások stb.) meghagyva mentsük el sablonként egy erre a célra létrehozott közös könyvtárba. Higgyük el, a többiek is így csinálták, ez sokszor abból szokott kiderülni, ha egy elgépelés 3 éven keresztül is benne marad minden terület emlékeztetőjének vagy prezentációjának a láblécéjében. Ha pedig közös tárhelyre mentjük el, biztosan nem fognak megorrolni érte, hiszen legközelebb lehet, hogy pont neki lenne szüksége egy ilyen sablon dokumentumra. 
• járjunk utána, mert lehet, hogy van a cégnél sablon gyűjtemény, ha igen, bátran kérjük el és használjuk. Sőt, egyes helyeken kötelező a cég sablongyűjteményét használni.
• az erősen szakmaspecifikus anyagokra lehetőleg az adott szakma képviselőjétől kérjünk mintát, ezzel nem lőhetünk mellé: például szerződés mintát a cég jogászától,
• böngésszünk a net-en is számunkra használható ingyenes dokumentum minták, űrlapok, sablongyűjtemények után kutatva,
• nézzünk szét a gépünkre telepített Office-ban, ott is sok felhasználható űrlapot fogunk találni.

Miért fontos és hasznos a projektjeink csoportosítása

Minap szokásos esti projektvezetői szeánszunkat tartottuk egy békés kerthelyiségben, amikor egyik kollégánk felvetette, hogy ha már itt vagyunk, segíthetnénk neki, mert a cégüknél futó gigantikus folyamat átalakítás során kérte a vezetőség, hogy segítsenek a projektek csoportosításában.

Kép: pixabay.com

Többen visszakérdeztünk, hogy milyen szempontok szerint szeretnék a besorolást? Mert a csoportosítás gyakorlatilag nem más, mint bizonyos szempont, preferencia szerinti elrendezése valaminek. Mint kiderült, pont ez a feladat lényege, ezeket a csoportosítási szempontokat kellene összegyűjteniük az átalakítást végző tanácsadó cég számára.

Nosza, nekiálltunk ötletelni, mert a projekteket – ha már folyamatalapú szemléletben gondolkodunk – nem egy szempont szerint lehet csak rendszerezni, hanem erre is igaz az ahány ház, annyi szokás elv.

Éppen ezért rengeteg csoportosítás lehetséges, ezeket mindig az adott vállalat vezetési és menedzsment preferenciái határozzák meg. Például csoportosíthatjuk:

• prioritás, vagyis fontossági szempont szerint. Lehet alacsony, közepes, magas és kiemelt (stratégiai) prioritású csoport, de vannak cégek, amelyek nem prioritási csoportokba rakják a projekteket, hanem növekvő sorszámmal látják el és tudják, hogy pl. az első tíz helyen álló a kiemelt, a többinél pedig a csökkenő sorszámok az egyre alacsonyabb fontossági sorrendet mutatják.
• tevékenység alapján, amely lehet például
• beruházási, amikor egy egyedi új terméket hoznak létre (pl. új informatikai rendszer, egy lakóház, új raktárépület stb.) vagy meglévő termék értéknövelő beruházása (pl. művelődési ház felújítása, vagy meglévő csatornahálózat cseréje),
• kutatási, ezekben valami teljesen új, addig még nem kutatott témát, szakterületet tárnak fel (pl. a nanotechnológia internetes használatának kutatása).
• fejlesztési, amelyben teljesen új, egyedi terméket állítanak elő termékfejlesztéssel, vagy meglévő rendszert fejlesztenek tovább (pl. egyedi logisztikai szoftver fejlesztése a cég számára),
• beszerzési, amikor dobozos készterméket vásárolnak, és azt illesztik be a teljesen egyedi vállalati környezetbe,
• földrajzi elhelyezkedés szerint: helyi, országos, nemzetközi (ezen belül is rengeteg variáció létezik),
• komplexitás alapján: egyszerű, komplex, integrált (több rendszert érintő, de helyi), kiemelten magas komplexitású „ernyő” projekt (több telephelyet/régiót/országot érintő, ezért „umbrella” projekt), sajátossága, hogy több alprojekt futhat alatta külön alprojektvezetőkkel.

Ezeken kívül még számtalan, egyedi csoportosítási szempont lehetséges, ezt mindig az adott cégre kell szabni. 

Azonban az valóban lényeges, hogy egy vállalat/vállalkozás kialakítson a projektjeire csoportosítási, rendezési szempontokat. Mert ahogy a háztartásban is sokkal kisebb erőfeszítéssel lehet rendet tartani egy eleve rendezett, strukturált környezetben, ugyanez igaz a vállalatra is. Ha mindennek megvan a helye, a maga kis dobozkája a folyamatokban, akkor kevesebb erőfeszítéssel és pénzzel lehet hihetetlen hatékonyságot elérni. Ez pedig minden vállalat és vállalkozás elemi érdeke. Például ha kialakítjuk a projekt típusoknak megfelelő struktúrákat, sokkal rövidebb idő alatt végzünk az előkészítéssel, esetleg lesznek olyan munkafázisok, amelyek eleve adottak lesznek egy korábbi projektből és most csak picit kell igazítanunk rajta, készíthetünk többször felhasználható sablonokat, automatizálhatunk folyamatokat és az erőforrásokat is sokkal hatékonyabban tudjuk beosztani, felhasználni. 
Persze ehhez az is szükségeltetik, hogy a bekerülő új dolgokat (pl. új projekt), lehetőleg jó helyre, a saját kis dobozkájába soroljunk be. Főleg igaz ez a nagyobb cégek, vállalatok esetében, ahol a projekt életciklusa alatt különböző területek kerülnek bevonásra: például termékmenedzser, értékesítő, pénzügyes, minőségbiztosító, tervezők, fejlesztők, üzemeltetők stb. Ilyenkor nagyon nem mindegy, hogy egy ötlet elfogadásánál és elindításánál milyen prioritást és milyen kategóriát adunk meg. Képzeljük csak el, adott egy nagyvállalat, ahol egy évben 350-nél is több projekt indul, és ezek megvalósításában gyakorlatilag ugyanazok az emberek vesznek részt. Nagyon lényeges, hogy a vezetőség által felállított projekt prioritások szerint  haladjanak és jól mérjék fel a szükséges kapacitásokat, illetve a projekt méretét. 
Például túlzott spórolási kedvtől hajtva és csak azért, hogy tuti beleférjen az első féléves keretbe és megvalósuljon, ne akarjanak egy integrált, több rendszert érintő projektet az egyszerűek közé besoroltatni (ahol rövidebb átfutási idővel és kisebb erőforrás ráfordítással szokás számolni), mert ez olyan, mintha egy medvét akarnánk a kulcslyukon áttuszkolni. Nem lehetetlen, de sokkal több erőfeszítésbe, időbe és pénzbe fog kerülni és persze az eredmény sem lesz ugyanaz, mint amit a kezdetekkor megálmodtunk, mert vagy szegény medvét szedjük alkatrészeire és esetleg apránként átadogatjuk azon a pirinyó lyukon, vagy plusz költségen kicseréljük az ajtót és egy akkora kulcslyukat teszünk rá, amelyen képzeletbeli példánk medvéje kényelmesen átbújhat. Lássuk be, egyik megoldás sem az igazi. 
Az  igények helyes felméréséről korábban itt írtam: Színes buborékok és A termékmenedzser