Itt a nyár, a szabadságok ideje, bőszen dübörög a strand szezon, egy
jégkrémet sem lehet elejteni a Balaton partján vagy a közeli tengerpartok
felkapott üdülőhelyein. Ezért ma egy aktuális téma kerül terítékre, nevezetesen
a feladatok delegálása.
 |
| Kép: pixabay.com |
Nézzük meg, hogy nagy vonalakban mi mindent tehetünk jól megérdemelt nyári szabadságunk/pihenésünk idején:
- semmit, mert olyan kritikus
szakaszba került a projekt, hogy el sem engednek bennünket vagy
visszahívnak (nagyon ritkán, de sajnos ilyen is előfordulhat, főleg
kiemelt projekt esetén). Befizetett üdülésnél az anyagi kár ilyenkor a
visszahívót terheli, ezért erről mindenképp egyeztessünk vele.
- folyton a leveleinket olvassuk,
nehogy lemaradjunk valamiről, és még a távolból is megpróbáljuk a
lehetetlent: irányításunk alatt tartani az eseményeket, akkor is, ha arra
egyébként semmi szükség nem lenne, mert nélkülünk is jól elboldogulnak. Aztán majd a szabadság elteltével holtfáradtan ismét munkába állunk.
- hosszabb időbeli lefutású
projekt esetében - ha megtehetjük -, olyan időszakot válasszunk szabadságra,
amikor a projektünkben a fű se nő, mert a projekt és a PIB tagok többsége szintén szabadságon van, és ütemterv szerint sem kellene semmi
különösnek történni, ezért nyugodt szívvel süttethetjük mi is a pocinkat a
tengerparton.
- helyettest jelölünk ki és
delegáljuk a feladatot. Ebben az esetben arra figyeljünk, hogy a kollégát
csak a szükséges mértékig terheljük a feladatainkkal, mert valószínűleg
enélkül is van bőven munkája.
- könnyebbséget jelent, és egyszerűsíti a helyzetet, ha eleve van állandó helyettesünk.
A delegálás nagyon sok projektvezető gyengéje, van, akinek egyenesen rémálma.
Inkább megszakad, akkor sem kér meg senkit, mert úgy érzi, nincs joga másokat
dolgoztatni, vagy úgy véli, csak az a jó, ahogy ő megcsinálja az adott
feladatot. A másik véglet, amikor ha kell, ha nem, delegál.
Egyik véglet
sem jó, mert itt is, mint általában az életben, az arany középút az egészséges.
Mert mit
jelent valójában a delegálás? Megbízok valakit azzal, hogy a saját felelősséggel járó feladataimat –
legjobb tudása szerint - elvégezze helyettem például a szabadságom idején. Ez
így önmagában nem tűnik csillagháborús tervnek, a ravaszsági faktora sem túl
magas, de az ördög most is a részletekben rejtezik. Mert ahhoz, hogy
projektvezetőként jól tudjunk feladatot delegálni, legalább az alábbi dolgokkal
tisztában kellene lennünk.
Például a kiszemelt
áldozat képességeivel, vagyis azon túl, hogy per pillanat ráér, vagy
szerencsétlenségére pont ő jött be az irodába, úgy egyébként alkalmas a feladat
elvégzésére? Megvan hozzá a szakmai képzettsége, tapasztalata, gyakorlata,
rátermettsége?
Kérdezzük
meg magunktól azt is, hogy emberünk vajon rendelkezik a szükséges jogkörrel?
Ugyanis a feladat delegálása a felelősség átruházását is jelenti, ez pedig
azzal jár, hogy elvégzése közben gyakran kell döntést hozni az adott témában.
Rendelkezik az ehhez szükséges jogosultsággal? Mert ha nem, akkor vagy intézzem
el számára is vagy bele se fogjunk a csereberébe.
Nem árt, ha
megnézzük, hogy egyébként a munkája mellett szabadidővel mennyire van
eleresztve. Mert ha már most is napi 10 órát dolgozik, és naponta kér feladat
átütemezést tőlünk, ne tegyünk még egy púpot a hátára. Van elég baja így is. Ha
pedig valamilyen oknál fogva mégis ragaszkodunk a személyéhez, cserébe vegyünk
el tőle munkát vagy adjunk halasztást a többi teendő elvégzésére.
Vagy vegyük
a titoktartás nagyon kényes témáját. Ha olyan projektben szeretnénk delegálni
feladatot, amelyhez titoktartási nyilatkozatot írtunk alá, a delegálást
engedélyeztessük a felettesünkkel, megbízónkkal is, mert lehetséges, hogy az
illető, akit kiválasztottunk a feladat elvégzésére, nem írt vagy nem írhat alá
titoktartásit, ezért nem is dolgozhat hivatalosan azon a projekten vagy témán.
Nem árt, ha
azzal is tisztában vagyunk, hogy a delegált feladat elvégzését egyes esetekben figyelemmel kell
kísérnünk, vagy távollétünkben valakivel ellenőriztetnünk kell a haladást.
Arra is fel
kell készülnünk, hogy akinek delegáltuk a feladatot, az elvégzésben segítséget
kérhet tőlünk vagy távollétünkben egy másik kollégától, esetleg eszkalálni fog a közös felettesünkhöz, mert egy adott helyzetben nem
boldogul valakivel vagy valamivel. Ezért ha szabadságra megyünk, lehetőleg minden szálat varrjunk el.
Joggal
merülhet fel a kérdés, hogy mi a különbség a szívességkérés, segítségkérés és a
delegálás között. Úgy vélem, amikor szívességet vagy segítséget kérek valakitől,
a másik ember joggal számíthat arra, hogy szükség esetén viszonozni fogom.
Ezekben az esetekben a feladat elvégzésével együtt nem ruházom át a
felelősséget is, mert ő csak „besegít” nekem. Szívességet, segítséget kértem
tőle, baráti alapon.
Delegáláskor
ezzel szemben tokkal-vonóval, a felelősséggel együtt odaadom a feladatom: szervezd meg, vezényeld le,
foglald össze, hozz döntést, a felelősség a tiéd. Ez sokkal hivatalosabb és
kevésbé vagy inkább egyáltalán nem jellemző rá a viszonosság, kölcsönösség.
Végezetül az
alábbi adminisztratív teendőkről ne felejtkezzünk el, mielőtt szabira indulunk:
- a levelezőrendszerbe írjuk be a
távollétünk időtartamát és a helyettes/helyetteseink elérhetőségét,
valamint azt is, hogy kit, milyen témában kereshetnek,
- ellenőrizzük, hogy a
helyettesünknek minden, általunk használt rendszerhez (amelyre neki is
szüksége lesz) van jogosultsága, ha nincs, intézzük el időben,
- a szükséges titoktartásikat
írassuk alá vele,
- ha belépési vagy
parkolási engedélyre lesz szüksége, ezt is intézzük el,
- a kevésbé fontos
megbeszéléseket időben mondjuk le vagy ütemezzük át a szabadságunk utáni
időszakra,
- adjunk hozzáférést a
helyettesünknek az általunk használt projekt anyagokhoz vagy ahhoz a
site-hoz, ahol ezeket gyűjtjük, osszuk meg vele a projekt könyvtárakat,
- írjunk egy listát felelősökkel és határidőkkel azokról a nyitott feladatokról, amelyekkel valószínűleg foglalkozni kell távollétünk idején,
- ugyanilyen listát állítsunk össze a kapcsolattartókról is, hogy tudja, kérdés, probléma esetén kit kereshet (pl. beszállítóknál)
- finoman jelezzük a projektünkben érintetteknek (szponzor, megbízó, beszállító stb.), hogy a kolléga csak helyettesít bennünket, ne várják el tőle, hogy ugyanúgy helyt áll majd a munka frontján ezer százalékban, mint mi, mert tovább viszi a saját feladatait is.
