Kérdezni tudni kell

Egy hosszú, ám annál munkásabb időszak után jöjjön egy kis projekt kommunikációs téma, annak is egyik izgalmas ága: a kérdés-felelet játék. Bizony, egy jó projektvezetőben minimum Sherlock Holmes veszett el, ha arról van szó, hogy kérdezni kell. Egy dolog, hogy munkánk kötelező velejárója a kérdezz-felelek, hogy haladni tudjunk és mindig képben legyünk a témánkat illetően, de nem mindegy, hogy hogyan, mit, mikor és kitől kérdezünk, és az sem, hogy a válaszokból milyen következtetéseket vonunk le.

Kép: pixabay.com

Összegyűjtöttem a teljesség igénye nélkül néhány, a gyakorlatban már bevált módszert:

• merjünk kérdezni, ne érezzük kínosan magunkat, ha valamit nem tudunk vagy értünk. A többiek sem értik, csak ők nem mernek kérdezni. J
•  addig kérdezzünk, amíg vannak homályos pontok, amíg minden apró kis részlet a helyére nem kerül,
•  legyünk provokatívak, tegyünk fel bátran provokatív szakmai kérdéseket a projekt szereplőinek, ha úgy érezzük vagy gyanítjuk, hogy valamit el akarnak hallgatni előlünk, de a magánszférát tartsuk tiszteletben,
• kitérő válasz esetén ismételjük meg a kérdést és kérjük meg a válaszadót, hogy a kérdésünkre válaszoljon,
•  ha több, eltérő vélemény van a birtokunkban, minden illetékest hívjunk össze és ott, egymás előtt válaszoltassuk meg velük a kérdéseinket, így mindenkinek lehetősége lesz egyetérteni, pontosítani vagy cáfolni a másik állítását, véleményét,
• ha egy árnyalatnyit is úgy érezzük, hogy nem teljesen értettük meg a másikat, azonnal kérdezzünk vissza és kérjünk megerősítést vagy pontosítást, 
• az előző ponthoz kapcsolódik, hogy kérdésekkel bizonyosodjunk meg arról, a projekt team minden tagja ugyanazt és ugyanúgy érti egy adott témában,
• ha bármikor úgy érezzük, hogy egy projekt tag arra a kérdésünkre, hogy érti és meg tudja oldani a feladatot, bizonytalan igennel válaszol, mondassuk el vele lépésről lépésre a problémát és a megoldás menetét. Így meggyőződhetünk arról, hogy valóban megértette, mi a probléma és tudja, mit kell tenni a megoldás érdekében.
• ha azt látjuk, hogy projekt megbeszélésen valaki csak hallgat, „beleolvad” a tömegbe, a telefonjával babrál, kérdezzük név szerint őt,
• az előző ponthoz megjegyzés: a téma jellegétől függően javasolt lehet a négyszemközti beszélgetés is, mert lehet, hogy a kolléga a véleményét-válaszát a többiek előtt nem szívesen mondja el,
• a téma minden érintettjét kérdezzük meg, ne elégedjünk meg a hangadók véleményével,
• nem mindegy, hogy egy adott helyzetben nyitott vagy zárt kérdést teszünk fel. A kettő között az a különbség, hogy a zárt kérdésre egy-két szóval is lehet válaszolni, legtöbbször elég igennel vagy nemmel. A nyitott kérdésre ezzel szemben mindig „kifejtős” választ kell, illik adni. Például zárt kérdés: Kész vagy a heti jelentéseddel? Ezzel szemben a nyitott kérdés: Miért nem vagy még kész a heti jelentéseddel? Mi a probléma?
• lehetőség szerint kerüljük az üres, céltalan, időkitöltő, fecsegős kérdezősködést,
• egy probléma felgöngyölítésében célirányos, egymásra épülő kérdéseket tegyünk fel, ezzel fel tudjuk gyorsítani az ok(ok) feltárását és a megoldási irány megtalálását.

Végül: a válaszokról (főleg, ha nyomozói munkát is igényelt a felderítése) mindig készítsünk emlékeztetőt, és küldjük körbe az érintetteknek, mert a szó elszáll, az írás megmarad.

A kérdés feltevése és a felelet értelmezése során pedig bátran hagyatkozzunk a józan paraszti eszünkre, mert abból baj nem lehet. J