Bábeli zűrzavar ellen - kommunikációs terv

Projektvezető társaim is bizonyára beleütköztek már abba a problémába, hogy úgy érezték, a projekten belüli kommunikáció kezd egyre inkább bábeli zűrzavarhoz hasonlítani, ahol mindenki csak a saját nyelvét beszéli és nem hajlandó vagy nem képes megérteni a másikat. Ebből kifolyólag senki nem rendelkezik a számára szükséges információval a továbbhaladáshoz, a vezetőség pedig egyre elégedetlenebb a munkával.

Kép: Bábel tornya - Pieter Bruegel festménye, forrás: wikipédia

Nos, ennek egyik megoldásaként találták ki a projekteken belüli kommunikációs tervet. Nem kell túlbonyolítani, egyszerűen arról van szó, hogy átgondoljuk kivel, miről, miért és milyen formában akarok vagy kell kommunikálnom a projektről. Nagyjából a következőkről van szó:

• kivel (érintettek),
• milyen gyakran (napi, heti, kétheti stb.),
• milyen formában (email, telefon, papíralapú, hivatalos stb.),
• miről kell és
• miről nem kell kommunikálni.

A miről kell és a miről nem kell témánál egy picit időzzünk el. A miről kell még csak érthető, hiszen nyilván fontos, hogy leírjuk, például a szponzort vagy az igénylőt milyen időközönként és miről tájékoztatjuk, vagy milyen gyakorisággal tartunk a projekttagoknak, esetleg a projekt irányító bizottságnak státusz megbeszélést. A miről nem kell pedig azért fontos, mert a túl sok információ, a ha kéri, ha nem jellegű örökös zaklatás egy idő  után türelmetlen elutasításhoz vezethet pl. a szponzor esetében, és akkor sem fogja komolyan venni a tájékoztató levelünket, amikor pedig fontos lenne. Jártam már így én is, amikor úgy éreztem, hogy a megbízót a projekt minden kis rezdüléséről tájékoztatnom kell. Mi lett belőle? Amikor eszkaláltam, mert szponzori döntésre volt szükségem, meglepődve tapasztaltam, hogy Zoli el sem olvasta a levelem. Szemrehányó tekintetemre pedig azt válaszolta, hogy kinek van ideje és kedve ennyi levelet olvasni? Hisz többnyire semmi lényeges nincs benne. És ez nagyon fontos kulcs feltétel: csak olyan dolgokról tájékoztassunk mindenki, ami valóban lényeges számára, ami  információ és nem csak száraz adat, amivel semmit nem tud kezdeni.  

A másik lényeges szempont, hogy a projekten belül vannak, keletkeznek olyan információk, dokumentumok, amelyek nem tartoznak mindenkire. Ezeket már csak adatvédelmi okokból is kötelező zárt körben kezelnünk. Ezért fontos, hogy a sarokpontokat (kivel miről nem kell (sőt, esetenként tilos kommunikálni) írásba foglaljuk. Egy ilyen kommunikációs terv akkor is jól jön majd, ha helyettesítenek bennünket. 

Persze sokan csak legyintenek erre, de vannak olyan esetek, amikor a kommunikáció formájáról és mikéntjéről jogilag kötelező szót ejteni írásban. Ez pedig a szerződéskötés. Ott ugyanis ha akarom, ha nem, meg kell adnom, hogy milyen nyelven, milyen formában és kik (kapcsolattartók) kommunikálhatnak egymással a szerződés részleteit vagy a szerződéses kötelezettségeket illetően.

A kommunikációs problémák másik sajátságos esete, amikor egyes szakterületek nem képesek és hajlandók szót érteni egymással, bár látszólag mindkét terület képviselői magyar nyelven beszélnek. Ilyenkor célszerű megvizsgálni, vajon tényleg annyira szakzsargont használnak, hogy a másik valóban nem tudja megérteni vagy egyszerűen szervezeten belüli csatamező frontvonalába kerültünk. Az első esetben próbáljuk megkérni a résztvevőket, hogy mindenki számára érthetően fogalmazzák meg a mondanivalójukat, és ebben mi is járjunk élen :), a másodikban pedig csak a cég vezetésének bevonásával és eszkalációval fogunk eredményt elérni.