Színház az egész világ?

Bizonyos szempontból igen, például egy projektnek is van szereposztása, és a kiosztott szerepeket illik megtanulni. J

Kép: pixabay.com

Nézzük meg, mi történik olyankor, ha valaki nem, vagy nem jól tudja a szerepét. Jöjjön egy nagyvállalati szereposztás a teljesség igénye nélkül:

szponzor: nála van a pénzes erszény, ő dönt arról, hogy mi kerüljön bele az adott darabba és mi ne, vagyis meddig nyújtózkodhatunk, hol van a takarónk vége az álmok megvalósításában. Ahol nincs külön irányító bizottság, ott nála kell jelezni az eszkalációs szándékot, amely irányulhat konkrét probléma megoldására vagy átütemezési esetleg plusz erőforrás igényre. Probléma akkor van, ha ezeket a bejelentéseket a szponzor nem veszi komolyan, nem intézkedik, és erről nem tájékoztatja a projektvezetőt, aki naivan azt gondolhatja, hogy az ügye sínen van. Pedig – és erre sajnos későn fog majd rájönni – egy centivel sem lesz közelebb a megoldáshoz. Másik szerethető hibája szponzorunknak, ha félreértelmezett költséghatékonyságból már a tervezés során indokolatlanul alacsonyan tartja a költségeket, alul tervezteti azokat, nem ad olyanra pénzt, amire pedig a megvalósításhoz szükség lenne. Ennek általában a minőség vagy a határidő látja kárát és szegény projektvezetőnk állhat majd a szőnyeg szélén rojtokat számlálgatva a cipője orrával ...

projekt irányító bizottság (a köznyelv csak PIB-nek becézi): feladata gyakorlatilag ugyanaz, mint a szponzoré (többnyire a szponzor maga is tagja),  de ilyenkor a felelősség megoszlik, nem egy ember vállát nyomja a döntés súlya és talán a hibákat is könnyebb kiküszöbölni. Azonban egy bizottság is tévedhet: például a döntéseiben nem következetes vagy nehézkesen, lassan dönt, ezért határidők csúsznak; hirtelen irányváltásokra kényszeríti a projektet, megnehezítve ezzel a projektvezető munkáját stb.

projektvezető: ő a mi emberünk, egy szimfonikus zenekar karmestere, drámai színművek esetén élet és halál ura J. Na, jó, csak vicceltem, de azért lássuk be, elég sok szál összefut a kezében, ezért nem is annyira a színpadon, sokkal inkább a rendezői székben tudom elképzelni, ha már színházasdit játszunk.  Mivel gyarló emberből van ő is, ezért ritkán (de tényleg nagyon-nagyon ritkán és azt is igyekszik leplezni J ) elkövet hibákat. A tisztesség kedvéért ezekről is essen szó. Kezdjük is mindjárt a felsorolást azzal, hogy esetleg nem igazán ért a mesterségéhez, nem tudja, hogy egy rendezőnek mi is igazán a dolga. Nem tud: az emberekkel bánni, megoldani a csapaton belüli konfliktusokat, „rendet” tartani, (el)bánni az idővel, párhuzamosan több szálon futó történetre figyelni vagy nem erőssége a számonkérés, esetleg a dokumentálás vagy a kommunikáció. Nem tud a részletekre és a teljes egészre is figyelni, esetleg rugalmatlan vagy nem elég kreatív stb.

TEAM, avagy a nagy projekt csapat: ők azok, akik megvalósítják az álmot, színházas példánkban ők a színészek, rajtuk áll vagy bukik az előadás sikere. Hiba lehet náluk a szakmai hozzá nem értés, de őszintén bevallom, ezzel találkoztam eddig a legritkábban.  Gyakrabban előfordul, hogy nem tudnak/akarnak/szeretnek sem egymással sem pedig a projektvezetőjükkel kommunikálni, nem dolgoznak csapatként. Nemszeretem feladatként tartják számon az elvégzett munkájuk dokumentálását, sok borsot törve ezzel a többiek orra alá. Felületes szemlélőnek gyakran tűnhetnek úgy, mint akik más dimenzióban léteznek, mivel számukra az idő ismeretlen fogalom még akkor is, ha esetleg erre konkrét óra/perc utalás történt valamelyik irományban. Időnként egy magánnyomozó lelkesedésével vesznek el a részletekben, ügyet sem vetve arra, hogy az események időközben már elrobogtak mellettük.

Végezetül de nem utolsó sorban pedig essék szó arról is, mi van akkor, ha mindenki jól tudta a szerepét. Olyankor a közönség tapsol, a csapat munkáját elismerik, mert a „színpadon” megvalósítottak egy álmot, a közönség álmát, és ilyenkor jár a taps mindenkinek... J

Ez utóbbit kívánom mindannyiunknak. 

Legyen szép napunk.

Hurrá PÉNTEK

Így csütörtök este vagy inkább már éjjel mi más lehetne boldogítóbb, mint a tudat, hogy holnap PÉNTEK.  Persze tudom, sok más dolog is boldoggá tehet bennünket, de most pont ez jutott eszembe. J

Kép: pixabay.com

Nézzük, mi mindenre lehet jó egy projektvezető számára a hét utolsó munkanapja?

Már önmagában az a tény is boldogsággal tölti el szívünket-lelkünket, hogy másnap hétvége van, de ha teljesen őszinték akarunk lenni, igazából már péntek délután megkezdődik az elő hétvége, valószínűleg ezért is olyan kedves számunkra ez a nap.

A péntek arra is jó, hogy számot vessünk: hol tartunk a tervhez képest? Mi az, amit elvégeztünk és mivel maradtunk el akár egyénileg akár projekt szinten.

Az összegzett munka alapján frissíthetjük a projekt tervünket, persze ha a határidőkkel vagy mérföldkövekkel akarunk babrálni, ahhoz célszerű  (inkább erősen javasolt J ) a megbízó jóváhagyását, beleegyezését is kérni.

Péntek délután például meglocsolhatjuk az irodánk virágait. Egyébként is célszerű sok-sok vidám, zöld növénnyel körbevenni magunkat, főleg így tél végén.

Ha pedig olyan szerencsések vagytok, mint én voltam néhány éve, hogy az irodánk erkélye melletti hatalmas fán egy mókus család lakott, akkor péntek az elemózsia osztás napja lehet pamacsos fülű kis barátaink számára. J

Esetleg rendet tehetünk az íróasztalunkon vagy a polcokon. Hétfő reggel milyen jó érzés lesz majd belépni egy rendezett irodába és nem kell azzal kezdenünk a hetet, hogy egy fontos iratot keresünk az asztalon tornyosuló irathegy gyomrában a feledés homályába merült koordinátái alapján.

Egy jó hangulatú, közös délutáni kávézás a kollégákkal nagyon jó lehetőség szakmai eszmecserére is. A fekete nedű kortyolgatása közben bátran vessük fel, ha valamiben tanácstalanok vagyunk.

Ti mivel töltitek a pénteket?

Legyen szép napunk. J

Money, money, money

Ma napközben elég sokat egyezkedtünk fejlesztési költségekről az egyik projektben, ezért úgy gondoltam, hogy aktuális merengésem témája az ABBA együttes után szabadon: pénz, pénz, pénz.

Kép: pixabay.com

Minden projekt egyik nagy (ha nem a legnagyobb) kérdése: ki fizesse a révészt. Mondok egy példát: a család autót szeretne vásárolni. A szereposztás általában a következő:  igénylő természetesen a feleség, a szponzor pedig a férj (és a bank). J

De félre a tréfával, az igénylő és az, aki majd a végén a számlát kifizeti, többnyire ugyanaz a személy, szervezet szokott lenni, az esetek többségében banki hitel bevonásával.  Bár, természetesen, arra is van példa, hogy a két szerepkör eltér és (banki) hitelt sem minden esetben vesznek igénybe egy-egy projekt megvalósításánál.

Miután eldőlt a szereposztás, következik az alkudozás, amolyan török bazár módjára az igénylő és a megvalósító terület/beszállító/értékesítő képviselői között. A Mennyi legyen az annyi? kérdés eldöntéséhez van néhány tippem:

• az első  és legfontosabb a minél alaposabb, részletesebb igényfelmérés, és lehetőleg ne csak a megvalósításig, hanem az üzembenntartás/fenntartás költségeire is gondoljunk, például gépkocsi vásárlásnál a fizetendő adóra, biztosításra, a kötelező szervizre, a műszaki vizsga díjára és persze a használattal járó költségekre; de ugyanez igaz egy raktárépület építése esetében is: világítás, fűtés, biztosítás, üzemeltetési költségek stb. fogja terhelni a pénztárcát évekig, és a megtérülésről még szót sem ejtettünk ... :)
• miután felmértük az igényt, készítsünk egy megvalósítási tervet: mit és hogyan fogunk elkészíteni és mi mindent szükséges beszerezni /elintézni /előkészíteni hozzá: engedélyek, tanúsítványok, regisztrációk stb., mert ezek is meg fogják emelni a költségeket. Ezek összegyűjtéséhez céges gyakorlatban a megvalósításban részt vevők segítségét szoktuk kérni: fejlesztők, üzemeltetők, udvari beszállító, szakértők, tervezők. Például előfordulhat, hogy egy külterületi raktárépület felépítéséhez ki kell hozni a közműveket a városból és ez is a mi költségünk lesz. Magánszemélyek esetében is célszerű utána nézni dolgoknak a neten, böngészni szakmai portálokon, igénybe venni pl. önkormányzatok ingyenes jogi tanácsadását, utána járni helyi hivatalokban a jogszabályoknak és az engedélyeknek stb.
• ajánlatkérésnél mindig küldjük el az ajánlatadó félnek a részletes igényleírást a megvalósíthatósági terv megfelelő részeivel kiegészítve. Fontos megemlíteni, hogy ahol ez értelmezhető, ott kérjünk az üzemeltetésre/későbbi támogatásra is árajánlatot, mert ezt gyakran kifelejtjük. A mindkét fél által elfogadott ajánlat pedig legyen a megkötésre kerülő szerződés egyik melléklete. Így később nem lesz gond abból, hogy ki, mit, mikor, hogyan értett, és mi számít a szerződés teljesítésének. 
• a kötendő szerződést nézessük át jogásszal, könyvelővel. Cégek esetében ez kötelező procedúra, de magánszemélyek gyakran elfelejtik, pedig ördögkoma a részletekben rejtőzik és szinte minden önkormányzatnál van lehetőség ingyenes jogi tanácsadásra. Amire célszerű figyelni:  ki szerzi be a szükséges engedélyeket és kinek a költségére, ki fogja elvégezni pl. a regisztrációt (ha szükséges), ki fizeti az illetéket, meddig terjed a garancia és mit tartalmaz, felmondás hogyan történhet, ki és hogyan fizeti a szállítást és a rakomány biztosítását, kötbérezés, határidők ellenőrzése, jogok és kötelezettségek a felek között,  kapcsolattartók neve, címe, elérhetősége és a kapcsolattartás módja stb.
• a teljesítés kifizetésénél  pedig bátran érvényesítsük a jogainkat és éljünk a kötbérezéssel, ha a helyzet úgy hozza.

Legyen szép napunk. 

Mai tippem a stressz ellen

Ó igen, a stressz... Projektvezető létünk szerves része, szinte kikerülhetetlen mumus,  mindig ott ólálkodik körülöttünk és a legváratlanabb pillanatokban képes lecsapni ránk. 

Kép: pixabay.com

És most túl azon, hogy van pozitív és negatív stressz (a munkánk során ez utóbbiból jut bőven) lehet, hogy van jó oldala is. Ha át tudjuk fordítani a dühöt, feszültséget és negatív energiát munkaenergiává. Mire gondolok? Ha legközelebb stresszes helyzetbe kerülsz, vedd elő a több napja halogatott, körmödre égő feladatot (számlák rendezése, nemszeretem dokumentáció, levelek megválaszolása, ütemterv frissítése, rendrakás az asztalodon vagy az iratszekrényben stb.) és a stressz kiváltotta düh energiájával láss hozzá. 

Egy-két óra múlva azt veszed észre, hogy a stressz feloldódott, a düh elpárolgott és a munkával is végeztél. :) 

Legyen szép napod.

Az idő pénz

Kronosz, az idő ura, sajnos a mi urunk is. Nem tudom, Ti hogy vagytok vele, de én mindig azt tapasztalom, hogy ahogy közeledünk egy projekt vége felé, megmagyarázhatatlan módon egyre gyűlnek az el nem végzett munkák, sokasodnak a megoldásra váró problémák, tornyosulnak az akadályok és mintha nem lenne önmagában is elég vesződségünk és bajunk, még az idő is felgyorsul. 

Szaladnak a napok, a hetek, nyakunkon sorakoznak a mérföldkövek és előttünk lebeg a csúszásból eredő többletköltség réme is. Mert az idő pénz és ez a projektekre ezer százalékig igaz.

Kép: pixabay.com

Hogyan tudjuk ezt a látszólag antagonisztikus ellentétet feloldani az idő és közöttünk? Mert a projektvezető és az idő ősi ellenségei egymásnak, ehhez kétség sem fér. Nos, nem egyszerű a helyzetünk, de van néhány javaslatom és egy-egy próbát mindegyik megér.

Az első és legfontosabb, hogy alkalmazzuk a nemzetközi projektmenedzsment módszertanokban is ajánlott tartalékidő tervezését, mert a csúszás kezelésénél sokkal jobb a megelőzése. Igen, tudom, hogy a tartalékidő hallatán nagyon sok projekt szponzor és megbízó felszisszen, mert mindent akarunk, adj’ Uram azonnalra, de azért lássuk be, jó munkához idő kell. Ezért próbáljuk győzködni néha hasztalan a megbízót arról, legalább egy icurka-picurka, egészen kicsinyke plusz időt engedjen meg nekünk a projekt tervben. Optimális esetben a tartalékidő a teljes projektre fordított időnk 10-15%-a kellene, hogy legyen, ez az az időtartam, amely alatt biztonsággal kezelhető vagy reagálható egy nem várt esemény és át tudunk térni a kerülő megoldásra.

A határidők betartásához fontos a hatékony és ütemezett munkavégzés. Időkritikus projektek esetében kiemelten fontos a projekt tagok szigorú időbeli elszámoltatása, valamint a szükséges mértékben és gyakorisággal aktualizált ütemterv. Ez persze nem könnyű, de megtérül olyankor, ha nem várt esemény következett be és mi nem veszítettünk időt azzal, hogy az érintett kolléga napokkal azelőtt „elfelejtett” szólni. Képben voltunk, időben.

Ehhez a „képben levéshez” sorolok fel néhány ötletet és a leggyakrabban használt eszközöket.

• Hasznos segítség (bár bevallom, elég időrabló a projektvezető részéről) a nap végi státusz jelentés készítése, ahol az aznap elvégzett feladatokról és a következő 1 hét tervezett munkáiról készítünk listát felelősökkel és határidőkkel, és ezt a projekt minden résztvevője megkapja email-ben. Ezt minden nap végén elkészíti a projekt vezetője már a projekt indulásától kezdve, akkor is, ha aktuálisan „nem ég a ház”.  Ez a megoldás akkor tud nagyon hasznos lenni, ha olyan kollégáknak is együtt kell dolgozni velünk, akik egyébként nem nagyon szeretnek kommunikálni sem egymással sem pedig úgy általában, ráadásul fizikailag is távol vannak a csapattól vagy a projektvezetéstől (például másik városban vagy országban). Mert egy-egy ilyen, minden résztvevőnek elküldött levél még időben „kiugrasztja a nyuszit a bokorból”, egyértelműen látszik, hogy kinél és mikor állt meg a pöttyös.
• A következő megoldáshoz az szükséges, hogy a projekt tagok olyan levelezőrendszert használjanak, amelyben feladatokat lehet számukra emlékeztetővel átadni. Ebben az esetben az alkalmazás a beállított időpontban jelez és egészen addig szem előtt marad a feladat, amíg a felelős el nem végezte. Feledékeny, szétszórt kollégáknak áldás egy ilyen eszköz. Cégek esetén ilyen lehet az Outlook, magánszemélyeknél hasznos segítség például a Gmail.
• Jó ötletnek tűnik a közös webes felület használata, ahová minden projekt tag jogosultságot kap, és bárki felteheti az általa készített dokumentumot, hogy a többiek véleményezni és használni tudják. Erre a közös web felületre is be lehet állítani értesítést, így amikor valaki feltesz anyagot, mindenki értesül róla email-ben. Cégek esetében a helyi rendszergazda segítségével lehet kialakítani ilyen közös tárhelyet, magánszemélyek pedig használhatják erre a célra a Dropbox-ot vagy nagyméretű fájlok küldésénél és megosztásánál a Mammutmail-t.
• Szintén idő- és költségkímélő, valamint hatékonyság növelő az online megbeszélés szervezése személyes találkozás helyett abban az esetben, ha a csapat fizikailag nem egy helyen dolgozik és az elkészült anyagokat elektronikus úton, megosztott képernyővel is meg tudják nézni. Cégeknél többféle, feltelepített online meeting vagy videó konferencia rendszer működik (a helyi rendszergazdák tudnak segíteni ezek telepítésében vagy beállításában), magánszemélyek használhatják pl. a Skype-ot vagy a Gmail-t, okostelefonok esetén a Viber-t is.

Ha van egyéb javaslatotok vagy jól bevált módszeretek, bátorítalak Benneteket, hogy osszátok meg velünk, írjatok a projektmento@gmail.com címre.

Az elején említettem, mennyire fontos a rendszeresen aktualizált ütemterv. Ehhez a feladathoz az egészen profi céges menedzsment eszközöktől kezdve az okostelefonok egymással szinkronizálható naptárán keresztül a kockás papírig rengeteg eszköz áll a rendelkezésünkre, csak élni kell velük. Néhány nagyon egyszerű példát az ütemtervek formájára és tartalmára egy következő bejegyzésben találtok majd.

Ockham borotvája

… avagy hogyan kerül a csizma az asztalra vagyis borotva ebbe a blogba? Nos, Ockham borotvája egy filozófiai elv, mely szerint "… sokaság szükségtelenül nem tételezendő, vagyis a magyarázatoknak nem szabad az okokat szükségtelenül gyarapítani. Ha egy jelenségre két, egyenlő valószínűséggel bíró magyarázat lehetséges, akkor azt kell elfogadni, amelyik kevesebb létező feltételezésével ad magyarázatot … " Forrás: Wikipédia

Ez projektvezetői nyelvezetre lefordítva azt jelenti, hogy használd a józan paraszti eszed, ha már a Jóisten megáldott vele, mert minden az, aminek elsőre látszik, ne hagyd magad félrevezetni. És miért van ennek igen nagy jelentősége? Azért, mert ha szükségtelenül gyártjuk a magyarázatokat a jelenségekre és az okokra, ha hagyjuk magunkat felültetni és nem a tényekkel foglalkozunk, hanem csak maszatolunk, azzal értékes időt veszítünk, amelyből ráadásul már eredendően is kevés szokott lenni egy-egy projekten.

Hozok két, szándékosan szélsőséges, karikírozott példát, hogy megvilágítsam, mire gondolok. Egyet a szakmai életből egyet pedig a privát szférából.

Egyik projektünk egy szoftverfejlesztés és a jelentésekből látjuk, hogy határidőre nem tudjuk a munkát befejezni, mert a fejlesztők még mindig nem jelentették készre a saját részüket ilyen-olyan okokra hivatkozva. Mit tesz ilyenkor egy bátor projektvezető? Elindul az oroszlán barlangjába, hogy személyesen győződjön meg arról, vajon mivel töltik idejüket a fiúk a gáton. A szobájukhoz közeledve izgatott kiabálás és fegyverropogás zaja szűrődik ki a folyosóra. Ebből mire következtethetünk?

a., Munka helyett már megint internetes játékot játszanak, vezetőjükkel az élen.

b., Munkavégzés közben terroristák túszul ejtették a csapatot és pont most próbálja kiszabadítani őket a terrorelhárítás.

Hosszú évek tapasztalata alapján az első változatra tippelek … Ezért bátran bemegyek a fejlesztői szobába és elkezdem ráncba szedni a fiúkat. Ettől a naptól kezdve pedig a fél szemem mindig rajtuk tartom és a vezetőjüket minden nap végén elszámoltatom az aznap elvégzett munkával. További indokolatlan csúszás esetére pedig szankciókat helyezek kilátásba.

Kép: pixabay.com

Másik projektünket a privát életből vettem: lakáscserére gyűjt a család néhány éve és egyik nap a családfő egy régóta áhított új autóval állít haza. Mi a feleség első gondolata?

a., Nyert a lottón és eltitkolta. Na, csak jöjjön be …

b., Céges autót kapott.

c., Rohan és megnézi a családi kasszát, mennyi maradt a felújításra félretett pénzből.

Nos, sanszos a második megoldás is, de céges autóként általában nem álmaink kocsiját szoktuk megkapni, bár saját cég esetén erre is van példa.  A fenti esetben azonban az utolsó magyarázat a nyerő, mert a családfő egy multi cég alkalmazottja volt és a pozíciójához nem járt szolgálati kocsi. Igaz, az elkövetkező három évben lakáscsere sem lett, mert a családi projektet felfüggesztették a tervezési szakaszban. A családfő és az új autó további sorsáról nincs információm. :)

A tanulság pedig: a szakmai életben és a magánéletben is hallgassunk a józan eszünkre, és ne gyártsunk magunknak ostobábbnál-ostobább magyarázatokat és kifogásokat, ha pedig mások próbálnak előállni ezekkel, szereljük le őket vagy járjunk utána időben. A tények beszélnek, hallgassunk rájuk, és ha szükséges, cselekedjünk határozottan, hogy a további károkat meg tudjuk előzni. 

A jó szabó kétszer mér és egyszer vág

Nézzük, mit jelent számunkra a régi mesterszabók ökölszabálya: mindig nagyon pontosan mérj (mérd fel az igényeket és tervezz) és csak utána vágj, vagyis pontos, részletes tervezés után hozz döntést és cselekedj okosan.

Kép: pixabay.com

Gondolj csak bele, a projektednek az a célja, hogy létrehozd az Általad megálmodott eredményt, vagyis, valóra váltsd az ÁLMOD vagy projekt-vezetőként segíts valakinek az álmát valóra váltani. Legyen az egy vállalkozás elindítása, gépcsarnok felépítése, gyártósor üzembe helyezése, családi ház vásárlása vagy építése, az álomautó megvásárlása, a házasságkötésed, egy nyaralás megszervezése, vagy vacsora a kedvessel...
Ez bizony mind-mind projekt. Hitted volna? Ugye Te sem. :)

Nézzük, mint mond a városi legendárium a projektről: olyan feladat, amelynek egyedi, konkrét célja ( ez lehet termék vagy szolgáltatás létrehozása vagy igénybevétele), jól meghatározható kezdete és vége, valamint mérhető erőforrás igénye van. Az erőforrás esetünkben egy vagy több ember munkáját és többnyire sok-sok  pénzt jelent. És mit csinál a projektvezető? Bűvészeket meghazudtoló ügyességgel próbál zsonglőrködni idővel és pénzzel. Persze több-kevesebb sikerrel. Hogy miért? Mert az esetek többségében bizony egyszer sem mértek, mielőbb belevágtak az egészbe, nemhogy kétszer. Ilyenkor van az, hogy elfogy a pénz, kevés az idő, a feladaton részt vevő embereknek pedig már három másik munkán is dolgozni kellene, mert annyit csúszik a projekt ... és a megrendelő végül nem azt kapja, amit megálmodott.

A megoldás: hallgassunk a mesterszabók  tanácsára. Az első és legfontosabb, hogy  nagyon pontosan és minden részletre  kiterjedően mérjük fel az igényeket (ez  lehet a saját igényünk, de lehet a  megrendelő igénye is) és ezt egy szintén  precíz, mindenre kiterjedő tervezés  kövesse: idővel, pénzzel és munkaerő  ráfordításban.
Végül megemlítenék egy nagyon gyakori hibát: az emberek többsége csak az eredmény megvalósulásáig tervezi a költségeket (a ház felépítéséig, a lakás vagy az autó megvásárlásáig, a termék  leszállításáig), de elfelejti, hogy ezeknek van fenntartási költsége is. Vagyis, amikor tervezünk, gondolkodjunk sokkal hosszabb távon, mint a projektünk megvalósulása, és vizsgáljuk meg, hogy annak amit szeretnénk, milyen fenntartási költségei lesznek. Mert a jó terv ezeket a költségtételeket is tartalmazza.

Ezt jelenti a "kétszer mérj és egyszer vágj" elv.