Projektek életciklusa

Mai bejegyzésem témájában visszakanyarodok az alapokhoz. Az ötletet az adta, hogy nemrég egy kollégával beszélgettem, aki arra panaszkodott, a beszállítójukkal kemény vita alakult ki azért, hogy eldöntsék, meddig tart egy projekt, mikor van vége, mikor vonulhat le a külső szállító a projekt munkáról.

Kép: pixabay.com

Szerintem a problémát ketté kellene bontani. 
Egyrészről, a beszállítóm számára akkor van vége a projektnek, amikor erről a szerződés, amely kettőnk között köttetett, rendelkezik. 
Például,  ha én csak egy terheléses tesztet kértem tőle, akkor a sikeres teszt végén a megfelelő dokumentumok elkészítése és átadása után számára  a projekt munka véget ért, ha a szerződésben is így rendelkeztem a teljesítésről. 
Azonban, ha fejlesztést kértem és a szerződésben az szerepel, hogy részt kell venni a tesztelésben és az üzemeltetésre átadásban is, akkor a beszállító számára akkor van vége a projektnek, amikor az általa fejlesztett és közösen kitesztelt alkalmazást sikeresen átadtuk üzemeltetésre, és a szerződésben meghatározott dokumentumokat a megfelelő minőségben és mennyiségben leszállította. Bár még ezután sem dőlhet elégedetten hátra a hintaszékében pipázgatva, mert ha jól kötöttem meg a szerződést, ilyenkor indul a garanciális időszak, vagyis a talált hibák javítása. De tény és való, ez már nem része a projekt munkának a beszállítónk számára.

Másrészről pedig nézzük meg, mikor van vége a projektnek egy projektvezető szempontjából. Ehhez kiindulási alapként meg kell vizsgálnunk a projektek életciklusát. Az Álmoskönyvben leírtak szerint az alábbi, jól körülhatárolható, főbb fázisai vannak bármilyen, bárki által vezetett projektnek.

Az első az igényfelmérés, igényspecifikálás. Ez egy rendkívül ravasz, fondorlatos, buktatókkal teli időszak, amelyet ha nem ugrunk meg jól, nagyon-nagyot bukhatunk. Ha ebben a fázisban nem vagyunk elég körültekintőek, sok pénzünk és időnk fogja bánni, az ügyfél elégedetlenség bezsebeléséről és a jogi huzavonákról már nem is beszélve. Erről a "szeme sem áll jól, jobb lesz vele vigyázni" időszakról írtam korábban a  Színes buborékok  és  A Termékmenedzser  bejegyzéseimben.

Második szakaszunk a becslés és tervezés. Ennek végén csak akkor tudunk pontos, reális becslést és tervet kiadni a kezünkből, ha az igény is elég részletes és alapos volt. Szemfüles és gyakorlott projektvezető kollégák itt még visszazavarhatják a renitens igényspecifikálókat a start vonalhoz...
A tervezési szakasz végén az elkészült dokumentumok alapján dönt a szponzor/igénylő/PIB a projekt indításáról, elutasításáról vagy átszabásáról. Ha rábólintottak az indulásra, fontos szempont és véssük észbe, hogy arra az összegre, erőforrás mennyiségre és azokra a mérföldkövekre mondtak igent, amelyeket megadtunk, azoknak a kockázatoknak a figyelembe vételével, amiket a tervekben szerepeltettünk. Ha itt valamit nem vettünk figyelembe vagy elszámoltuk magunkat, a későbbiekben könnyen kerülhetünk "na, innen szép nyerni" helyzetbe. J

Nagyobb cégek esetében előfordul, hogy van egy magas szintű igényelemzés és tervezés, amely alapján készítenek egy döntés előkészítő dokumentumot. Ebből kiindulva az illetékesek meghozzák a döntést a projekt indulásáról (vagy elutasításáról) és csak a "zöld lámpa" után készítenek el a projekt tagok egy mindenre kiterjedő részletes igényspecifikációt és tervezést. Végül is, ahány ház, annyi szokás, célszerű, ha ebben a kérdésben a cég utasításaihoz igazodunk.

Projektünk harmadik szakasza a megvalósítás, "amit főztél edd is meg " alapon. Vagyis, itt már nehéz lesz plusz pénzért vagy határidő módosításért kilincselni Csizmás Kandúr tekintettel a szemünkben, amikor gőzerővel folyik a munka, elindultak a kampányok, megkezdődött a sajtó hírverés, csattognak a csákányok a bányában. Ha ilyenkor látjuk a környékünkön somfordálni a termékmenedzsert vagy az értékesítőt, fogjunk rögvest gyanút, mert tuti, hogy egy-két plusz igényt próbálnak valahogy begyömöszölni az amúgy is milliméterre kiszámolt projekt ütem- és költségtervbe. Ezen a ponton nagy helyzeti előnyben lesznek azok, akik valamilyen úton-módon még időben megtanultak NEM-et mondani. J

Ebben a szakaszban végezzük el az előállított termék iteratív tesztelését is, vagyis addig teszteljük - különböző módokon - és javítjuk, amíg az igénylő által elfogadható minőségű nem lesz.

Negyedik szakaszunk a zárás, itt készítjük elő és történik meg az üzemeltetésre átadás valamint a használatba vétel annak minden dokumentumával együtt. Ezzel a dátummal fogjuk az elkészült terméket aktiválni.

És végezetül jön az a szakasz, amiről a legtöbb projektvezető elfelejtkezik: ez pedig az üzembe helyezés vagy használatbavétel utáni nyomkövetés, amikor pár napig vagy hétig még folyamatosan figyelni, monitorozni kell a működést, a keletkezett hibákat és ha minden kötél szakad, ki kell adni a rollback utasítást, vagyis, vissza kell állni az üzembe helyezés előtti állapotra. 

Visszatérve kiinduló gondolatmenetünkhöz, egy projektvezető számára itt van vége a projektnek, vagyis akkor, amikor a használatbavétel utáni nyomkövetési fázisban is jól vizsgázott a termék. Ekkor elengedhetjük a "gyermekünk" kezét, mert felnőtt, és kiküldhetjük őt a nagybetűs ÉLET-be.J

Pató Pál uram és Pinokkió

Bizonyára közületek is sokan emlékeznek még iskolai éveinkből Pató Pál uramra és Pinokkióra. Az irodalom világában ők ketten legfeljebb könyvszekrények polcain találkozhatnak, de a valóságban bármi megtörténhet. És még mondja valaki, hogy a projektvezetés nem varázslat.J

Kép: pixabay.com

Mert projektek esetében ezt a két szerethetően esendő karaktert sokszor egy és ugyanazon ember rejti. Első felvonásban – amikor még nyugodt a színpad – emberünk Pató Pál uram szerepében húzza az értékes időt és kezd el táncolni az idegeinken. Majd a sok csúszás és határidő módosítgatás után jön a drámai végkifejlet: a projektvezetői számonkérés. Ekkor hősünk egy bűvész ügyességével magára kapja Pinokkió jelmezét, és elkezd fűt- fát összehablatyolni, hogy mentse az irháját.

Mit tehetünk ellene? Vajon itt is használ Süsü jól bevált módszere a sárkány ellen sárkányfű? J

Lehetséges, mert az ember végszükségben bármit kipróbál, de azért az alábbi ötletek is megérnek egy-egy kísérletet, ha a gyanú halvány árnyéka suhan át előttünk fekete macska képében, hogy Pató Pál urammal vagy Pinokkióval van dolgunk a projekt csapatban.

Pató Pál úr ellen:

• mindig kérjünk tőle napi sátuszt írásban,
• bontsuk részekre a feladatát és kisebb egységekkel számoltassuk el, hátha azokkal könnyebben boldogul,
• ha úgy érezzük, hogy nem teljesen érti a feladatot, készítsünk folyamatábrát, ahol közösen végig tudunk menni az egyes fázisokon,
• a beszélgetésünk végén mindig foglaljuk össze a lényeget és azt, hogy mit, mikorra várunk tőle,
• a projekt csapatnak kiadott feladatokat nagyon pontosan, tömören, érthetően fogalmazzuk meg és egyértelműen nevezzük meg a felelősöket és a határidőket, így pontosan tudni fogja, hogy mi és mikorra az ő dolga,
• adjunk lehetőséget, hogy visszakérdezzen, ha esetleg valami nem egyértelmű számára,
• állítsunk be értesítést (akár többet is), amikor az elvégzendő feladata aktuális,
• határozzunk meg szankciókat, amennyiben nem, vagy nem időre végzi el a feladatát,
• ha valamit második kérésre sem teljesít (és nincs rá ésszerű magyarázat), a harmadik levélre másolatban tegyük rá főnökét és az előző két levelet is hagyjuk benne,
• a projekt végén az értékelésnél őszintén írjuk le a tapasztalatainkat és véleményünket a munkájáról, ez érvényes projekt tagra és beszállítóra egyaránt,
• beszállító esetében gondoskodjunk arról, hogy szerződésünknek része legyen a késve vagy hibásan teljesítés szankcionálása, és szükség esetén éljünk is ezzel a lehetőséggel.

Pinokkiónk esetében:

• minden feladatot írásban adjunk ki számára, így nem tudja később letagadni,
• ha telefonbeszélgetés során bármiben megállapodtunk, készítsünk róla feljegyzést és küldjük el neki email-ben, így lesz lehetősége reagálni,
• a reagálásra, véleményezésre mindig adjunk írásban határidőt,
• mindent írásban kérjünk tőle, ne hagyjuk, hogy szóban mondja el a státuszt vagy az esetleges problémákat, ha mégis így tesz, írjuk le mi és küldjük át neki email-ben,
• próbáljunk meg őszinteségen alapuló csapat légkört kialakítani.

Gyakorlati tapasztalatok alapján zűrös beszállító esetében ajánlom a helyszíni auditot vagy szemlét a cég telephelyén, ugyanis a projektvezetőnek vagy a cég vezetése által kijelölt személynek joga van meggyőződni arról, hogy hol tart például egy még át nem adott fejlesztés, amelyet a beszállító 95%-os készültségre jelentett, de gyanítjuk, hogy a célszalagtól ennél sokkal messzebbre járnak.

Projekt tag esetében pedig szintén tapasztalat alapján javaslom a négyszemközti beszélgetést, ahol a közös probléma megoldást helyezzük előtérbe.

Ha varázslólány lehetnék ...

… egészen biztosan kölcsönadnám a varázspálcám Gabinak. J

Kép: pixabay.com

Vagy létrehoznék a projektvezetőknek is egy varázslóiskolát Roxfort mintájára valahol a Világ Tetején, ott, ahol a háromlábú fehér holló jár körbe-körbe sötét éjszakákon. Mert hát kérem szépen, mihez is kellene nekünk az a bizonyos mágikus tudomány?

Ha szétnézünk a nagyvilágban, akkor bizony megtaláljuk azokat a hihetetlennél-hihetetlenebb helyzeteket, amelyekbe belecsöppenve kedvünk lenne így kurjantani: Ide a legszebb vasár- és ünnepnapi varázspálcám, de izibe’.

Ezekből a kurjantásra érdemes helyzetekből szemezgettünk minap néhány varázslótanonc társammal együtt egy kávézós-teázós-sütizős szertartás keretében.

A teljesség igénye nélkül, íme, közös listánk a könnyebb esetek közül, a képzeletbeli varázslóiskola felvételijéhez J:

• az igénylő nem tudja, hogy mit szeretne, de azt azonnalra kéri a projekttől,
• megvalósításhoz a minimális pénzügyi keret sem áll rendelkezésre, de az igénylő semmi pénzért nem  hajlandó lemondani semmiről „majd megoldjuk valahogy menet közben” alapon,
• az  igénylő közli a végdátumot és elkezdi sorolni az igényeit, amelynek a teljesítéséhez alaphangon osztva és szorozva is legalább félévvel ezelőtt hozzá kellett volna látni,
• a projektre delegált kollégák párhuzamosan tíz másik projekben is dolgoznak, ez lenne a tizenegyedik, és félnek, hogy ha felmegy a szám tizenháromra, elviszi őket az ördög. Halkan jegyzem meg: lehet benne valami. J
• az igénylő a projekt indulása után elkezd új, vadabbnál-vadabb ötletekkel előállni, ha pedig nemet mondunk, a főnökünk főnökének a főnökével fenyegetőzik,
• a gondosan kiválasztott beszállító ellen a projekt közepén felszámolási eljárás indul,
• egy másik projekt közepén a tesztelés megkezdése előtt a beszállítótól elmegy külföldre dolgozni két kulcs szakember,
• az olasz-magyar-lengyel koprodukcióban működő projekt csapat megbetegedett architektorát olyan kolléga helyettesíti, aki nem beszél csak olaszul, ami önmagában nem lenne baj, de a projekt nyelve az angol, és rajta kívül senki nem beszéli az olasz nyelvet,
• a projektre delegált indiai vezető szakértő olyan akcentussal beszéli az angolt, hogy angol tolmács kell a megértéséhez,
• teszt környezetre telepítés előtt három nappal betörnek a beszállító telephelyére és a fejlesztők szobájából ellopják az összes számítógépet a fejlesztett program forráskódjával együtt,
• naptárad szerint ugyanazon időpontban három megbeszélésre vagy hivatalos, ebből kettő a város különböző pontján, egy pedig vidéken lenne, amikor megjelenik az asztalodnál az ISO auditor a főnököddel és kérik, hogy szánj néhány percet az auditra …
• az egyedi megrendelésre készülő alkatrész németországi gyártója levélben értesít, hogy az eredeti szállítási határidőt hat héttel szeretnék kitolni,
• nincs időd örvendezni az üzlet által prognosztizált terheléses adatokra kalibrált vadiúj architektúrának, mert a termékmenedzser jelzi, hogy rossz volt a prognózis, nem ötször, hanem tizenötször nagyobb terhelést fog a rendszer két hét múlva kapni,
• adminisztrációs hiba miatt az éles rendszered összes, keserves könyörgésre és tucatnyi aláírás után engedélyezett tűzfal nyitását az éles indulás után két nappal lezárták. Végül is csak tizenötezer ügyfél próbálta használni az alkalmazást …

A varázslóiskola felvételi anyagának elkészítéséhez bármilyen segédeszköz használata megengedett. Ugye, hogy néha Neked is szükséged lenne projektvezetői varázspálcára? J

Kritikus út

Zoli és Tamara kérésére egy újabb gyöngyszem következik projektvezetői létünk rögös útvesztőjéből.

Nézzük, miről van szó. A kritikus út (angolul Critical Path) nagyjából azt jelenti, hogy megnézzük, a projekten belüli egyes feladatok, vagy egy cég tevékenységében az egymástól függő mikro projektek időbeli lefutása hogyan viszonyul egymáshoz függőségeiket is figyelembe véve. Melyikben van tartalékidő, melyik az, amelyiknél percre pontosan ki van számolva az elvégzéséhez szükséges idő, ezért a többi tevékenységemmel (vagy kapcsolódó projektemmel) ehhez az egyhez, ennek az időbeli lefutásához kell igazodnom, illetve melyik lesz az, amelyik miatt tutira újra kell rajzolnom az ütemtervet. Szóval, ez az az útvonal a projekten belül, amelyről nem vehetem le vigyázó tekintetem egy percre sem, mert bármikor egy gáncsolófa kerülhet az utamba a semmiből.

Kép: pixabay.com

Ez tudom, hogy így önmagában nagyon bonyolultan hangzik, de higgyük el, annyira nem is ördöngős. Vegyünk egy gyakorlati példát az életből, legyen a projektünk egy ház felépítése a család részére, az egyszerűség kedvéért csak a főbb tevékenységeket fogom vázolni.

Első lépésben a projektünket részfeladatokra bontjuk és mindegyikhez az abc egyes betűit rendeljük, valamint mindegyiket ellátjuk becsült időtartammal is:

A = induló ötlet és döntés: kell egy új ház a családnak (időtartam: 3 hét)

B = tervezés (időtartam: 6 hét)

C = hitelképesség vizsgálat és kölcsön igénylés (időtartam: 3 hét)

D = építkezés megkezdéséhez szükséges engedélyek megszerzése (időtartam: 5 hét)

E = telek és építési anyagok megvásárlása (időtartam: 2 hét)

F = építkezés és belső lakberendezés (időtartam: 16 hét)

G = beköltözés (időtartam: 1 hét)

A továbbiakban az egyszerűség kedvéért ezeket a betűket használjuk a megnevezések helyett, de ehhez a listánkhoz mindig visszatérhetünk, hogy tudjuk, hol, melyik tevékenységnél tartunk az abc szerint.

Második lépésben felrajzoljuk a tevékenységek logikai sorrendjét mutató ábrát. A tevékenységeket 3x3-as négyzetekkel, a sorrendet pedig nyilakkal ábrázoljuk.

 

Kép: projektmentő

  

Nézzük meg, hogy a felrajzolt tevékenységek 3x3-as négyzete mit tartalmaz. 

Kép: projektmentő

Ehhez be kell vezetnünk néhány rövidítést és meg kell magyaráznunk néhány angol kifejezést:

ES = Early Start (korai kezdés)

EF = Early Finish (korai befejezés)

DU = duration (időtartam, amely alatt a tevékenységgel elkészülünk)

LS = Late Start (késői kezdés)

LF = Late Finish (késői befejezés)

TF = Total Float, ahol ez 0-val lesz egyenlő, az mutatja a kritikus utat a kritikus tevékenységekkel, ahol pedig ez az érték mínusz előjelű, ott baj van, indulhat is az újratervezés.   

Ezek után szükséges némi számítás ahhoz, hogy az előző folyamatábránkon tovább tudjunk haladni, hiszen a tevékenységek 9 kicsi négyzetéből 8 még üres. 

Ezért Harmadik lépésben nézzük meg, hogyan tudjuk ezeknek a mezőknek az értékeit kiszámítani:

Kép: projektmentő

A kiindulási négyzetünkben (A-val jelzett tevékenység) az ES = 0 lesz mindig, hiszen innen indulunk ki, ez a legkorábbi feladat, nincs előzménye.

Az időtartamot (DU)  becslés alapján hetekben adtuk meg a részfeladatokra bontásnál, kicsivel fentebb.

A folyamatábránkban a többi négyzetben az ES értéke mindig az előző tevékenységnél kiszámolt EF értékével fog megegyezni (lásd a piros nyilakat). 

Ha több bejövő EF értékünk van, akkor a legnagyobbat kell kiválasztani, ábránkon ez látható az E jelű négyzetnél.  

Az EF értéket az alábbi módon számítjuk ki:

EF = ES + DU, vagyis a korai befejezés = korai kezdés napja + időtartam

Látható, hogy legkorábban 28 héttel az indulás után tudunk beköltözni.

Negyedik lépésben nézzük meg, hogy a 28 hetes megvalósítást alapul véve, melyik feladatnak mi lehet a legkésőbbi indulási értéke hetekben. Ehhez a befejezésből kell kiindulva visszafelé számolnunk és haladnunk, az alábbi módon:

Kép: projektmentő

Befejező tevékenységünk négyzetében (esetünkben most G) az LF  = EF lesz mindig, mert azt szeretnénk tudni, hogy az előzőekben kiszámolt befejezést alapul véve melyik lesz a kritikus tevékenységünk útvonala, hol találunk időben kockázatos lefutású feladatokat.

A többi négyzetben az LF értéke mindig az előző feladatnál kiszámolt LS értékével fog megegyezni (lásd a visszafelé mutató piros nyilakat az ábrán). 

Ha több bejövő LS értékünk van, akkor a legkisebbet kell kiválasztani, ez látható az A jelű tevékenységnél.  

Az LS értéket az alábbi módon számítjuk ki:

LS = LF – DU, vagyis a késői kezdés = késői befejezés napja - időtartam

Ötödik lépésben, a legvégén, tegyük fel a pontot az i-re, nézzük meg, hol, melyik feladatnál nincs megengedett csúszás, hol van a kritikus út, most, hogy már ismerjük a korai és a késő kezdési és befejezési időpontokat is mindegyik feladatnál. 

Kép: projektmentő

Ehhez újabb számolás szükséges – ígérem, az utolsó J - mert még mindig vannak üres kicsi négyzetek az ábránkon. Íme a faék egyszerűségű számolási kulcs:

TF = LF – ES – DU vagy TF = LF-EF vagy TF = LS-ES

az eredmény mindegyik számításnál ugyanaz lesz. 

Az értéke pedig háromféle lehet:

TF > 0 : okozhat a feladat elvégzésében csúszást, de a projekt egészén belül kezelhető,

TF = 0 : kritikus tevékenység, kritikus út, ha nem kezeljük, a projekt csúszását okozhatja,

TF < 0 : a projekt teljes csúszását okozza, újratervezés szükséges.

Egyszerű kis házépítési példánkban a számítások alapján az időben kritikus út az A-B-E-F-G tevékenységek mentén van, ezt az ábránkon pirossal jelöltem.

Fontos megemlíteni, hogy a komplexebb projekt tervezési eszközök a kritikus út számítását például egy 112 feladatból álló projekt esetén hál' Istennek elvégzik helyettünk J, nem nekünk kell vele bajlódni, de szükség esetén jó, ha ismerjük a módszert, tudjuk, hogy mire figyeljünk.

Végül, de nem utolsó sorban, meg kell említenem, hogy a kritikus út kiszámítása arra is alkalmas, hogy megnézzem, a beszállítóktól – ha a közös szerződésünk ezt lehetővé teszi – hol van lehetőség, valószínűleg felár ellenében J – némi időbeli gyorsítást kérni vagy feladatokat párhuzamosítani.

A Termékmenedzser

Ó, igen, a Termékmenedzser, vagy Termékfelelős vagy Értékesítő vagy Sales vagy bárminek is nevezzük Őt,  aki az adott terméket vagy szolgáltatást értékesíti a vállalatnál. Ő az, aki – az esetek többségében – kapcsolatot tart az ügyféllel és új üzleti igény esetén az egyeztetéseik eredményéről készít a projekt számára egy összegzést, igényleírást, specifikációt, vagyis dokumentumot, amely tartalmazza, hogy mit is akar a VEVŐ.

Kép: pixabay.com

És itt kezdődnek legtöbbször a problémák, ugyanis az esetek jelentős százalékában a termékmenedzsernek esze ágában sincs a meglévő vagy fejlesztésre kerülő termékét alaposan, fülétől a farkáig megismerni, ezért fűt-fát beígér, amit csak a kedves vevő akar, olyan határidővel, amitől még Harry Potternek is égnek állna a haja, pedig ő aztán tud néhány dolgot a mágiáról. J

Az ilyen típusú ügyfél-termékmenedzser megbeszélések eredményeként általában kétféle, önmagában hasznavehetetlen igényleírás születhet.

Első verziónk készítője cseppet sem grafomán, ezért 3-5 darab slendrián tőmondattal elintézi, hogy mit és mikorra szeretne az ügyfél, részletekkel nem lacafacázik. Árban és határidőben már megállapodtak, a többi pedig – úgy véli – nem az ő dolga, hisz a termékét úgysem ismeri, tudja is ő, mi kell ahhoz, hogy A-ból B-be eljussunk. Azt pedig, hogy az általa beígért kőbe vésett határidőre hogyan lesz emberfeletti munkával a semmiből valami, nagyjából az eredeti, kialkudott ár tízszereséért, a projektre bízza, az igény részleteit álmodjuk meg mi magunk, helyette. És egyeztessük is le mindenkivel.

Második verziónk alkotója gyermekkorában feltehetően kriptográfiai álmokat dédelgethetett, mert igényspecifikáció címszóval átküldött scannelt irományára a szélrózsa minden irányából írtak valamilyen felismerhetetlen nyelven és rajzoltak értelmezhetetlen ákombákomokat, ezért első pillantásra még azt is nehéz megállapítani, hogy melyik a dokumentum teteje és alja. Ehhez képest a Voynich kézirat óvodás kódfejtők alapszintű vizsgamunkájának tűnhet.  

A lecke tehát adott, ilyen és ehhez hasonló dokumentumokból kell(ene) valami használhatót összehozni, de szélsebesen. Mert azt ugye mondanom sem kell, hogy időközben a projektet a fenti fércmunkák alapján (előzetes keretnyitással) már el is indították és bőszen ketyeg a határidő.

Ilyenkor az a legokosabb, hogy szabály ide vagy oda, ismét tárgyalóasztalhoz ültetjük a feleket és amilyen részletesen csak lehet, átbeszéljük velük újra a teljes igényt, vagyis visszamegyünk a kályhához. Arról, hogy ez miért fontos, bővebben a Színes buborékok bejegyzésben írtam.

Az igény letisztázása után pedig, sokszor jelentős időbeli késéssel, indulhat a tervezési fázis. Ebben a szakaszban szinte mindig kiderül, hogy abból a pénzből, arra az időre, amit a kolléga a kezdetek kezdetén nagy lelkesen beígért, bizony nem lesz, nem lehet semmi, legfeljebb a töredéke. Ez főleg olyan esetekben igaz, amikor az igény megvalósításához komoly technikai fejlesztés is szükséges vagy erős függőségünk van egy másik projekttől. A probléma persze kiderülhetett volna időben, ha a Kedves Kolléga ismerné a terméket, amelyet értékesít és nem a saját feje után menve ígérgetne, hanem ha olyan kérdés merül fel a tárgyalás során, amelyhez nem ért, időt kér a vevőtől és a részleteket házon belül egyezteti a megfelelő szakemberekkel.

Ezzel a lépéssel megtarthatja szakmai hitelét ő is és a cég is. Ellenkező esetben garantáltan komoly presztízsveszteséget könyvelhetnek el mindketten, mert sem a beígért határidő, sem az ár sem pedig a minőség nem biztosítható a Vevőnek.

Végezetül, de nem utolsó sorban essen szó azokról a Termékmenedzserekről, Termékfelelősökről, Sales szakemberekről, Értékesítőkről, akikkel álom együtt dolgozni. Töviről-hegyire ismerik a terméküket, ha fejleszteni kell az igény utolsó morzsáját is letisztázzák, házon belül egyeztetnek a megfelelő szakember gárdával, ezért mindig hiteles információt, ígéretet továbbítanak a Vevő felé. Ennek köszönhetően mindkét fél tudja, hogy mit, miből és milyen határidőre fog az ügyfél a projekt végén megkapni. Köszönöm Nekik, hogy vannak és örülök, hogy ha ritkán is, de sikerül egy-egy projektre összekerülnünk.

Mai tippem a stressz ellen: grillezzünk

Az egész heti idegölő hajsza után a tavasz első hétvégéjén jöjjön lazításként egy kis évadnyitó grillezés a családdal, barátokkal, kollégákkal. J

Kép: pixabay.com

Egyre hosszabbak a nappalok és egyre kellemesebb az idő a szabadban. Hívogat a kert, a terasz, elő a kerti padokkal, székekkel, asztalokkal, színes párnákkal és az esemény fénypontjával: a grillsütővel, valamint egy zsák jófajta faszénnel és irány a bolt, mindenféle grillezhető finomság beszerzéséhez:

• húsok,
• pác és szósz alapanyagok, 
• szárított és zöld fűszerek,
• grillezhető sajtok,
• zöldségek (cukkini, paprika, padlizsán, sárgarépa, hagyma),
• gyümölcsök (pl. ananász, alma, körte).

És végre eljött az ideje a hűtött söröknek, limonádéknak is. J

Ha grilleztek, próbáljátok ki a következőt: a jó alaposan megtisztított héjas burgonyát 4-6 részre vágjuk, megkenjük olíva olajjal és megszórjuk tetszés szerinti fűszerrel (pl. provencei-i). Veszünk egy alufólia darabot, beletesszük a burgonya darabkákat, becsomagoljuk, majd a faszén parázs közé esetleg a grillrácsra tesszük és megsütjük. Finom, fűszeres héjában sült burgonyát kapunk, amit tejfölös túróval vagy vajjal érdemes megkóstolni. 
Az se keseredjen el, akinek nincs kertje csak egy kis terasza vagy erkélye. Elektromos grillsütővel ugyanolyan sikeres lehet a grillezés. Ráadásul kevésbé időjárásfüggő. J

Nagyon fontos: ha cicánk vagy kutyánk van, a készülődés és a finom szimatok egészen biztosan a grillsütő közelébe csábítják a kis bundás gengsztereket. Vigyázzunk rájuk, mert mohóságuk és kíváncsiságuk könnyen veszélybe sodorhatja őket és leégett bajusz, megperzselt bunda lehet a móka vége.

A Grill.lap.hu  weboldalon sok hasznos információt találunk a témában.

Legyen napsütéses, szép tavaszi hétvégénk. 

Hurrá, tavasz van

Egy hosszúra nyúlt, borongós, esős, őszies tél után végre „hivatalosan” is eljött, ráadásul nem is akárhogyan. A fél világ készült rá, mert (részleges) napfogyatkozás kíséri. 
Holnap lesz a csillagászati tavasz első napja, a tavaszi napéjegyenlőség, más néven a tavaszpont. 

Ezen a napon egyforma hosszú az éjszaka és a nappal, a Nap pedig pontosan merőlegesen süt az Egyenlítőre. 

Kép: pixabay.com

A déli félgömbön lakóknak viszont rossz hír, hogy náluk ugyanezen a napon beköszönt a csillagászati ősz. 

Akit bővebben érdekel a téma, az alábbi linkeken tud böngészni:

Csillagászat.hu

Tavaszpont

Napéj egyenlőség

Legyen szép tavaszi napunk. Remélem Sándor, József és Benedek kitesznek magukért. J 

A hatékonyságról

Ez is egyike kedvenc gumicicáimnak. Ezekből egész kosárra valót dédelgetek a lelkem mélyén J, egy másikról például a Színes buborékok bejegyzésemben olvashatsz. 
Az időből nemcsak a projekteken belül szokott nagyon kevés lenni, de tapasztalatom alapján a projektvezetők többsége - úgy általában - a projekteken kívül is krónikus időhiánnyal küzd.

Kép: pixabay.com

Sajnos a nap nekünk is 24 órából áll, és egy adott munka elvégzésére meghatározott időkeret áll rendelkezésünkre. Varázspálcánk pedig még mindig nincs, de Gabival rajta vagyunk a témán egy ideje, a rendelésig már eljutottunk. J 

Azért vannak apró reménysugarak az időgazdálkodás borús egén. Ezekből fogtam csokorba néhányat:

• feladataink elvégzésére próbáljunk meg reális időtartamot hagyni vagy kérni,
• készítsünk napi és heti listát az elvégzendő munkáinkról. Húzzuk át amivel már kész vagyunk, meglátjuk, ez olyan jó érzés lesz. :) 
• ezeket a feladatokat priorizáljuk és jelöljük be a függőségeiket is,
• állítsunk be emlékeztetőt az elektronikus naptárunkban, okostelefonunkban vagy készítsünk mi magunk asztali/fali naptárt a kedvenc fotóinkkal és vezessük abban a teendőinket,
• a feladataink mellett legyen b és c opció is ("esőnap") arra az esetre, ha valami miatt az adott dologgal nem tudnánk haladni, például: X projektben az emlékeztető vagy szerződés véglegesítése, de ha határidőre nem küldik meg a véleményezést a kollégák, akkor helyette mi véleményezünk más anyagokat egy másik projektben,  vagy ütemtervet frissítünk esetleg beszámolót írunk stb., így nem lesz üresjárat,
• próbáljuk meg az összetartozó dolgokat – ha lehetőség van rá – együtt kezelni, például: téli gumi cserét és az aktuális szervizt kérjük egy időpontra, így nem kell kétszer elvinni a kocsit a szervizbe,
• projekt megbeszéléseken, ha nem feltétlenül szükséges a személyes jelenlét, részesítsük előnyben az online meeting-eket vagy videó konferenciákat,
• ha felmerül a megbeszélés során egy adott probléma, vagy valakit meg kellene kérdezni valamiről, ha lehetőség van rá, intézzük el akkor és ott, hívjuk fel telefonon, ne írjuk fel magunknak feladatként, hogy majd később ....
• naponta több száz levél esik be a postaládánkba, mindegyikkel nagy valószínűség szerint nem tudunk foglalkozni, ezért szelektáljunk,
• az elintéznivalókat fűzzük csokorba vagy láncba valamilyen logika szerint: például lehet városon belül útvonal vagy épületen belül fizikai elhelyezkedés alapján, vagy ha több téma tartozik ugyanahhoz az emberhez, akkor személyhez köthetően, esetleg lehet azonos tevékenység szerint (pl. ha a központi nyomtató két emelettel lentebb van, akkor amit tudok nyomtassak ki egyszerre),
• dolgozzunk össze a kollégákkal, ha például a másik épületbe kell átmenni aláírásért vagy valamilyen engedélyért, ne külön-külön járkáljunk hatan, mert ezzel azt a munkatársunkat is zavarjuk a munkában, akihez megyünk,
• nézzük át nap végén a leveleinket, és amit nem intéztünk el jelöljük meg pl. olvasatlanra, vagy állítsunk be róla feladatot és tegyünk hozzá emlékeztetőt,
• ha van olyan dokumentum (pl. utasítás), amelyet az év során többször is elő kell vennünk, akkor az első olvasás alkalmával színes szövegkihúzóval készítsünk belőle kivonatot és bátran jegyzeteljünk a kinyomtatott lapra. Néhány hónap múlva ha újra elő kell vennünk, már sokkal könnyebb és gyorsabb lesz átolvasni és alkalmazni.
• elektronikus dokumentumok véleményezésénél használjuk a Korrektúra funkciót és kérjünk meg erre minden érintettet, így nem kell tucatnyi véleményezett dokumentumot összefésülni,
• ha két vagy több dokumentumot kell összehasonlítani, például szerződések munkaanyagának különböző verzióit, és nem használták a Korrektúra funkciót, ezért nem tudjuk, hogy mit és hol módosítottak benne, akkor használjuk a Korrektúra menün belül az Egybevetés-t, mert ez két vagy több teljesen külön dokumentumból készít egyet úgy, hogy megjelöli az eltéréseket, 
• minden nap végén tegyünk rendet az íróasztalunkon, és ha vannak papír alapú elintézendők, azokat tegyük egy közös dossziéba (nekem is van ilyen, találóan X akták a neve), zárjuk el a fiókba és másnap kezdjük a napot azzal, persze szigorúan a reggeli kávé után, hogy magunk elé vesszük és nekilátunk, J
• ha megbeszélést szervezünk, csak azokat hívjuk meg, akik valóban érdemben érintettek a témában és csak addig tartson, amíg feltétlenül szükséges, ne raboljuk egymás idejét. Itt fontos megemlítenem, hogy a megbeszéléseken töltött időt a beszállítók sokszor kiszámlázzák, ezért ez a pont nagyon megfontolandó, mert zsebre is mehet. J
• ha megbeszélésen vagyunk, és olyan téma kerül sorra, amelyben kevésbé vagyunk érintettek, nézzük meg közben a leveleinket, intézzünk el a folyosón néhány fontos telefont, használjuk ki azt a pár percet is hatékonyan,
• ha valaki valamivel nagyon feldühített bennünket és úgy érezzük, hogy ha még egy szót szól ...., J  akkor számoljunk magunkban háromig és a felhalmozódott stressz energiát fordítsuk arra, hogy nekiállunk és bőszen felszámoljuk az Elintézendő dossziénk tartalmát,
• várakozás közben vagy munkába jövet-menet  – ha van kedvünk – nyugodtan tanulhatunk pl. idegen nyelvet, vagy hallgassunk pihenésként zenét, esetleg olvassunk egy jó könyvet, amire az egész napos hajsza miatt nincs időnk, 
• delegáljunk feladatokat, nem kell mindent egyedül elvégeznünk sem az irodában, sem pedig otthon,
• ha régóta törjük a fejünket egy problémán, de sehogy sem tudunk megoldást találni, akkor hagyjuk abba a töprengést és csináljunk valami egészen más jellegű tevékenységet. Például álljunk fel és locsoljuk meg a virágokat, beszélgessünk a kollégákkal vagy igyunk egy kávét, esetleg menjünk ki a szabadba és sétáljunk egyet a közeli parkban, tóparton, tengerparton. J
• kérjünk segítséget a kollégáktól vagy otthon a családunk tagjaitól, mert nekünk is jár a pihenés,
• ne vállaljuk túl magunkat, pihenjük, álljunk meg munka közben, lazítsunk, utána sokkal hatékonyabban megy a munka. Ehhez adok inspirációkat a Mai tipppem a stressz ellen kis színesekben.
• néhány gyakorlati tanácsot a Versenyfutás az idővel és Az idő pénz blog bejegyzéseimben is olvashattok.

És végül egyik kedves főnököm mondatát idézem: "Csak az el nem végzett munka nem vész kárba. "

Ti hogyan próbáltok gazdálkodni az idővel?

Mai tippem a stressz ellen: irodai tornaóra

„Egy kicsi mozgás, mindenkinek kell …”. Néhányunknak bizonyára ismerős a hajdani TV torna bevezető dala.  Sokszor én is órákon keresztül ülök az íróasztal mellett és figyelmem minden morzsájával próbálok a monitor apró betűire figyelni, időnként több, néha kevesebb sikerrel. J

Kép: m1 TV torna

Ennek a tömény koncentrálásnak pedig gyakran nyak- és vállmerevség, hátfájás, szem- és fejfájás a vége.  De úgy kell nekem, ha nincs annyi eszem, hogy időnként felálljak és sétáljak egyet vagy kettőt. Hogy ezt elkerüljük, nem árt, ha néhány szempontot figyelembe veszünk a környezetünk kialakításánál és naponta többször felállunk pár percre, hogy megmozgassuk elgémberedett, „beállt” izmainkat, ízületeinket. És higgyük el, a munka megvár, senki nem fogja elcsenni, hogy elvégezze, amíg mi távol vagyunk egy szusszanásnyi szünet erejéig. J

Jöjjön egy kis mozgás, amely mindenkinek kell, a TV torna szerint is. Már az is sokat számít, ha felállunk, kimegyünk a konyhába, és amíg fő a kávé vagy forr a víz, nyújtózunk egy nagyot. Ha pedig ezért a jófajta fekete nedűért egészen a sarki kávézóba kell elmenni, az már szinte bónusz elgémberedett testünknek és lelkünknek.

De ha nincs erre időnk vagy odakint cudar ítéletidő tombol, az irodában is végezhetünk egyszerű tornagyakorlatokat. Vonjuk be a kollégákat is, kollektív mókának sem utolsó és tényleg csak néhány percet vesz el a drága munkaidőből.  Az interneten nagyon sok irodai torna videót találtok, de ha nincs kedvetek böngészni, íme, néhány az egyszerűen, - és ez sem utolsó szempont - szoknyában is kivitelezhetőek közül:

• fordítsuk el a fejünket jobbra és balra, 
• vállkörzés előre-hátra,
• emeljük a karunkat magasba és nyújtózzunk, 
• körözzünk mindkét karral jó nagy köröket, ráadásul ez a stressz központot is kikapcsolja J
• nyújtsuk vízszintesen előre mindkét karunkat, kulcsoljuk össze az ujjainkat és jól nyújtsuk meg a váll és a hátizmainkat az összekulcsolt karok jobbra-balra mozgatásával a törzsünk előtt,együk csípőre a kezünket és törzshajlítás jobbra-balra,
• lábemelés vagy térdemelés előre (ameddig kényelmes, nyugodtan megtámaszkodhatunk az íróasztalnál) és mozgassuk át a lábfejünket is. 

Próbáljuk ki, meglátjuk, mennyivel könnyebben megy utána a munka, sokkal frissebbek leszünk és még a hangulatunk is jobb lesz tőle. Ráadásul így még a délutáni nasit is lelkiismeret furdalás nélkül élvezhetjük, főleg, ha lift helyett a lépcsőzést részesítjük előnyben napi ügyintézéseink során. J

Legyen szép napunk.

A projektvezető nem mumus...

… hogy féljünk tőle. Fontos, hogy a projekt tagok merjenek őszintén beszélni projektvezetőjükkel és egymással az esetleges szakmai (és szükség esetén magánéleti) problémájukról, a kialakult vagy kezdődő konfliktusokról a csapaton vagy szervezeten belül. 

Kép: pixabay.com

Nagyon megnehezíti a közös munkát és a projektvezető dolgát a megfelelő és szükséges kommunikáció hiánya, amelynek több oka is lehet:

• a projektvezető személye: nem alakult ki kölcsönös szimpátia, bizalom iránta,
• a projektvezető sem mutat példát a nyílt kommunikációban,
• a projekten belül nem alakult ki a nyitott kommunikáció gyakorlata, nincs meg az ehhez szükséges projekt kultúra,
• a szervezeti  kultúra sem támogatja a problémák nyílt megvitatását, a vélemény felvállalását,
• a projekt tag nem motivált arra, hogy feltárja az esetleges problémáját, nem meri elmondani a véleményét, mert fél a lehetséges szankcióktól, indiszkréciótól,
• a projektvezetőt a csapat nem fogadja el vezetőként, nem tiszteli, és ez fordítva is igaz lehet, ő sem tiszteli a csapatot, nem ismeri el a munkájukat, az elért eredményeiket,
• elkezdődik a „klikkesedés”, a csoport összezár a projektvezető előtt,
• a csoporton belül megjelenik a "hatalmi harc",
• a projektvezető számára csak a cél számít, nem látja mögötte az emberek munkáját, erőfeszítését, nem értékeli a pozitív, problémamegoldó hozzáállást, nem veszi észre, ha segítségre van szükségük vagy ha segítséget kérnek, nem törődik vele,
• stb.

Hogyan lehet mindezeken úrrá lenni? 

Szeretettel, a kölcsönös bizalom kiépítésével, következetességgel, nyíltsággal, példamutatással, őszinteséggel, együttműködéssel, diplomáciai érzékkel, diszkrécióval, sok jó ötlettel, vidámsággal-humorral, nyílt személyiséggel, kreatív problémamegoldással, játékossággal, motivációs képességgel, segítőkészséggel...

És hol tudjuk ezeket a tulajdonságokat megtanulni, megszerezni, elsajátítani?

Például olvassunk vezetéselméleti, kommunikációs és személyiségfejlesztő könyveket. Mert a projektvezető is olyan, mint a jó pap, holtig tanul. A neten nagyon sok témába vágó videó van, de ha kedvünk tartja, merüljünk el egy könyvesbolt vagy könyvtár atmoszférájában. 
Nagyon szeretem a könyveket. A könyvesboltoknak és könyvtáraknak számomra varázslatos, semmihez sem fogható hangulata van. Nemrég  Capparell - Morrell: A Shackleton-modell című könyvét olvastam, amely a Déli-sarki expedíciót vezetéselméleti oldalról közelíti meg. Jó szívvel tudom ajánlani bárkinek, aki érdeklődik a téma iránt.

Kalandra fel. 

Rajzoljunk

Na jó, nem pont ilyen rajzra gondoltam. J

Kép: pixabay.com

Bizonyára Ti is megfigyeltétek, hogy az emberek megbeszélésen ülve vagy telefonálás közben az íróasztalnál szeretnek önfeledten rajzolgatni, firkálgatni, satírozni. Jegyzetfüzetbe, határidőnaplóba, bármibe és bármire, ami a kezük ügyébe kerül. Néhányan az igazán megátalkodottak közül még az aláírt szerződést is birtokba veszik, ha ilyenkor az van előttük.

Kutatók rájöttek, hogy az emberek a lerajzolt dolgokat sokkal könnyebben megértik és megjegyzik, mintha ugyanazt szóban mondják el nekik, vagy szövegesen leírva látják és olvasniuk kell. Még egy fokkal jobb hatást érhetünk el, ha rávesszük őket, hogy maguknak rajzolják le az elhangzottak lényegét, a számukra fontos részeket, részleteket. 

Használjuk ki ezt az adottságot és legközelebb, ha egy nehéz, összetett folyamatot vagy helyzetet próbálunk látszólag eredménytelenül a csapattal megértetni, rajzoljunk bátran (folyamat)ábrát és biztassuk erre a többieket is. 

Elő a színes filcekkel, a fehér táblával vagy egy darabka papírlappal és gyerünk.  Higgyük el, ezzel a módszerrel a legelvadultabb, labirintusszerű elmélet is sokkal, de sokkal érthetőbb lesz mindenki számára, mint ha huszonöt, gépelt oldalon keresztül vázolnánk a mondandónkat, érvekkel és ellenérvekkel alátámasztva. Azt hagyjuk meg a cég jogászainak, mert ők meg azt imádják. J

Ha szeretnétek jobban elmélyedni a folyamatábra készítés rejtelmeiben, az alábbi linkeken találtok hozzá infókat:

Folyamatábra készítés

Ingyenes folyamatábra készítő alkalmazások

Céges környezetben gyakran találkozunk Visio-ban készített folyamatábrával. Ahhoz, hogy meg tudjuk nyitni, telepíteni kell a gépünkre Visio szoftvert (licenc köteles) vagy használhatjuk az ingyenes MS Visio Viewer 2010-et. Igaz, hogy ezzel rajzolni nem tudunk, de az átküldött folyamatábrákat megnézhetjük, nyomtathatjuk és véleményezhetjük is. A Microsoft oldaláról tudjuk letölteni: MS Visio Viewer 

Legyen szép napunk.