Színes buborékok

A projekt egyfajta varázslat, melynek során (álmoskönyv szerint a projekt életciklusa alatt) egy álomból, elképzelésből konkrét, teremtett valóság lesz, amely nagyon sok befektetett munkával, pénzzel, idővel és nem utolsó sorban idegeskedéssel, izgulással jön létre. Vajon minden jól alakul? Minden rendben lesz? Jut mindenre elég idő és pénz? Ugye nem jön közbe semmi váratlan esemény? Tetszeni fog a végeredmény?

Kép: pixabay.com

Kedvenc gumicsontom, kicsi vesszőparipám, csipogós gumicicám is – amit kedvemre rágcsálhatok -, ide kötődik. Szeretem tudni a fenti kérdésekre a válaszokat előre, mégpedig az IGEN-t. A NEM-et nem ismerem. Na, jó, ismerem egy picit, de a munkám során igyekszem elfelejteni, hogy létezik, legalábbis a fenti kérdések tekintetében.

Nagyon rögös, nehéz, meredek út vezet el egy ötlet felmerülésétől a célba érésig. Olyan meredek, és nehéz terep, hogy ide a serpák is csak öszvérrel felfegyverkezve merészkednének fel. Az út első húzós szakasza az ötlet kibontása. Mert sokszor, (sok)mindent akarunk egyszerre, kevés pénzből és azonnal. Erre szoktam mondani megbízómnak, egy nagy sóhaj kíséretében: projektvezető vagyok, nem Isten. Az igény pontos felmérésére (specifikálására) sokan, pont az előbb leírtak miatt, nem szeretik vesztegetni az idejüket és a pénzüket.  De nézzünk egy példát a szívemhez közel álló területről: építészet. Adva van az igénylő, aki szerencsére egyben a szponzor is, vagyis ő fizeti majd a révészt. Máris egy gonddal kevesebb, mert nem kell a későbbiekben még köztük is a békéltető bírát játszanom. :)

Tehát, adva van egy álom, pontosabban szólva több is, olyan, mint a színes buborékok: szállnak, lebegnek súlytalanul: kellene egy ház;  nem, legyen inkább ikerház a testvéremékkel ; legyen földszintes és nagy; nem is, legyen inkább kétszintes mindkettő nagy kerttel és külön garázzsal; vagyis inkább legyen mélygarázs, de külön a két házhoz; nem-nem, legyen inkább egy nagy mélygarázs, a kertben pedig grillező-szalonnázó hely kemencével; meg pici játszórész a gyerekeknek, az is kell, majdnem elfelejtettem; a fürdőszoba az emeleten legyen;  nem is, inkább legyen mindegyik emeleten egy-egy és egy hatalmas amerikai konyha….

Szóval, azt hiszem, értjük mire gondolok, amikor azt mondom, hogy kedvenc, csipogós gumicicámat annyira szeretem rágcsálgatni. Mert ezek a feltételek, ezek a kis színes álombuborékok, nagyon-nagy mértékben befolyásolják például a költségvetést és a ráfordítási időt. No és persze végül a vevői elégedettséget is.

Ha a projekt igényfelmérési szakaszában is részt tudunk venni (sok esetben pl. nagyvállalatoknál ez nincs így) merjünk bátran kérdezni és biztassuk a szakmai résztvevőket is arra, hogy kérdezzenek egymástól, mert csak a minden paraméterében ismert igényre tudunk jó pénzügyi, erőforrás és ütemtervet felépíteni. Használjuk a józan paraszti eszünket és ne szégyelljük, ha valami nem világos vagy valamit nem értünk. Higgyük el, a többieknek sem az, csak legtöbbször nem merik megkérdezni, vagy elsiklanak felette, aztán később, a tesztelésnél, engedélyeztetésnél vagy az átvételnél ebből lesz a projektek egyik nagy problémája és hangzik el az igénylő szájából az a mondat, amit egyik projektvezető sem akar hallani: De ez így nem jó, ezt én nem veszem át, nem fizetem ki, nem ezt akartam.

Tehát az első és legfontosabb szabály, ahogy azt A jó szabó kétszer mér és egyszer vág korábbi blog bejegyzésemben is írtam, hogy kezdjünk egy nagyon részletes, alapos, mindenre kiterjedő igényfelméréssel. Hívjuk össze megbeszélésre a csapat tagokat és próbáljuk ebbe az irányba terelni az adott projekt szakasz minden résztvevőjét. A megbeszélésről készítsünk jegyzőkönyvet vagy emlékeztető email-t, amit mindenkivel hagyassunk jóvá (pl. erre is jó a szavazógomb J).

Ha ez megvan, és az igényt tényleg jól kiveséztük, körülírtuk – ne sajnáljuk rá az időt - írjuk le az összes ismert, szükséges feltétellel együtt:

• milyen engedélyek kellenek, ezeket ki fogja beszerezni és fizetni,
• szállítást-rakodást ki oldja meg, ki fizeti a szállítandó áru biztosítását,
• ki fogja a helyszínt őrizni pl. a kivitelezés ideje alatt,
• előző példánknál maradva van-e közmű az építés helyszínén, ha nincs, ennek a kiépítése kinek a feladata-költsége lesz,
• szoftverfejlesztésnél mérjük fel, hogy kell-e licencvásárlás pluszban és szükséges-e hardverbővítés,
• és ne felejtsük el az átvétel utáni költségeket sem számításba venni,
•  stb. 

Ezeknek a feltérképezése minden esetben a szakterületek képviselőinek a feladata, ha kell, bátran hívjuk fel erre a figyelmüket. Ha pedig nem tudnak ilyen szükséges feltételről, akkor ezt a megbeszélésről készült jegyzőkönyvbe írjuk bele: ki, miről nem tudott. Később sok egymásra mutogatástól fogjuk megkímélni magunkat, mert a jegyzőkönyvben ott áll feketén-fehéren, hogy ki, mikor, mit mondott. Ha magánemberként vágjuk a fejszénket nagyobb volumenű, projekt jellegű munkába és nem áll rendelkezésünkre szakember, bátran böngésszünk az interneten, kérdezzünk ismerőstől, baráttól, vegyük igénybe önkormányzatok ingyenes jogi tanácsadását. Próbáljunk meg minél szélesebb körben tájékozódni.  

Visszatérve az eredeti gondolatmenetre, az így elkészült, bő lére eresztett dokumentumot hívja az álmoskönyv igényspecifikációnak. Ez lesz az alapja az ajánlatkérésünknek. Fontos, hogy az igényspecifikáció és az elfogadott ajánlat is melléklete legyen majd a megkötésre kerülő szerződésnek. Így mindenki tudni fogja, hogy ki, mire gondolt, amikor leírta és elfogadta az „annyit”.

Van egy dokumentum, amit az álmoskönyv megvalósíthatósági tanulmánynak hív. Ez gyakorlatilag egy döntés előkészítő anyag, egy vagy több dokumentum összessége, pályázatok esetében kötelező összeállítani. Általános esetben (amikor nem pályázatot adunk be), ennek az elkészítése ahány ház, annyi szokás alapon történik. Van, aki elhagyja, helyette közösen készít részletes igényspecifikációt a leendő beszállítóval együtt (ha már tudja, hogy ki az) és arra kötik a szerződést. Nagyobb projektek/nagyvállalatok esetében, ahol van erre megfelelő apparátus, többféle tanulmány is készülhet ilyen címszóval (technikai, pénzügyi, környezeti stb.) és mindezek ismeretében fog dönteni a cég vezetősége, hogy elindítja a projektet vagy sem, esetleg módosít az igényen és úgy ír ki tendert és kér ajánlatot.  

A lényegen azonban ez sem változtat, mert mindegy, hogy hogyan vagy minek nevezzük a menet közben készülő dokumentumokat, a fő szempontok a sikerhez vehető úton:

• az igényt a lehető legrészletesebben és legalaposabban felmérték és leírták,
• minden szükséges feltételt, járulékos követelményt, jogszabályt, pénzügyi és  környezeti tényezőt stb. feltérképeztek és írásba foglaltak a szakértők segítségével,
• egyértelműen megfogalmazták, hogy kinek mi lesz a felelőssége, ki mit fog fizetni,
• és mindezt nagyjából mikorra szeretnék megvalósítani.
• Erről az egészről pedig készült(ek) a megbeszélések és egyeztetések időszakában jegyzőkönyvek, emlékeztetők, végül pedig az egészet összefoglalták egy dokumentumba.
• A beszállító pedig erre adott ajánlatot és az igényspecifikációval együtt az is a szerződés melléklete lett.

Ha ez így megtörtént, a kasszánál nem nagyon lesz lehetőség mellébeszélésre vagy egymásra mutogatásra, feltéve, hogy tényleg mindenre gondoltunk és minden kis színes álombuborékot kipukkasztottunk menet közben. J  

Legyen szép napunk. J