A projektünk lábacskái

Bizony, neki is van ilyen, és ez nem áprilisi tréfa. J Mégpedig négy darab van belőle, igaz, nem ilyen bájosan szőrösek. És ezekről a lábacskákról rendre elfelejtkezünk, aztán meg csodálkozunk, ha szegény sántít, biceg, vagy időnként teljesen elhasal.

Kép: pixabay.com

Nézzük meg, melyek ezek.

Az elsőt hívjuk erőforrásoknak. Ez tartalmazza egyrészről a költségkeretet (pénzügyi erőforrás), amelyet tervezéskor a projektünk megvalósítására szántunk, ezt részletezzük a költségtervben: anyag- és eszközbeszerzés, munkabér és járulékai, beszállítók díja, szállítási költség, biztosítás, munkadíjak stb. Másrészről a projekten dolgozó embereket (humán erőforrás) és berendezéseket értjük alatta, mégpedig az erőforrás tervben meghatározott létszámot és beosztást vagy mennyiséget és típust. Például: 1 építésvezető, 10 kőműves, 4 vízvezeték szerelő, 9 villanyszerelő, 6 hidegburkoló; berendezésben pedig 1 toronydaru, 1 markológép, 2 billenős teherautó stb.

A másodikat nevezzük időnek. Ez az az időtartam, amely alatt szeretnénk megvalósítani a feladatot, ezt bontjuk le mérföldkövek segítségével az ütemtervben.

A harmadik lábacska neve legyen hatókör/funkcionalitás/igények. Ez alatt az igényspecifikációban részletezett projekt célokat (és természetesen a nem célokat is) valamint a megvalósíthatósági tanulmányban (ha készítettünk ilyet külön) megfogalmazott megvalósítási módokat, feltételeket értjük.  

És végül jöjjön a negyedik, amit minőségnek hívunk, és a minőségtervben részletezzük a mibenlétét, amely lehet: vevői, igénylői elvárásnak vagy szabványnak esetleg törvénynek, jogszabálynak való megfelelés.  

Ha ezt a négy projekt praclit egyensúlyban tartjuk, akkor a projektünk is egyensúlyban marad. De ahogy elkezdjük a lábakat terhelni, rángatni, ide-oda húzogatni, elkezd vele együtt a projektünk is inogni.

Például:

• leveszünk embereket a projektről vagy betegség miatt kiesnek: 
• időben kitolódhat a projekt, mert kevesebb létszámmal kell ugyanazt a feladatot megvalósítanunk,
• csökkenhet a minőség, ha nem tudok a határidőből alkudni és nem vehetünk fel plusz embert,
• esetleg kevésbé fontos funkciókat át kell tennem a következő projektbe, ha sem a határidőkön sem a költségeken nem változtathatok,
• növekedhet a bérköltségem, ha új embereket kell felvennem a munka elvégzésére és közben esetleg még táppénzt is fizetek a kiesett dolgozóknak.
• rövidebb idő alatt kell megvalósítani a feladatot: 
• növekedni fog a bérköltségem, mert több embert kell rátennem a feladatra,
• áldoznom kell a minőségből a gyorsaság oltárán, ha a tervezett létszámmal kell dolgoznom,
• csökkentenem kell a projekt hatókörét, funkciókat kell kivennem belőle, ha nem tehetek plusz embert a feladatra.
• új igényt szeretne betuszkolni a kedves vevő/igénylő a már futó projektbe: 
• borulhat a minőségterv, mert az új igény miatt kevesebb idő jut a tervezett feladatokra,
• időben kitolódhat a megvalósítás, ha a korábbi és az új igényt is egyformán jó minőségben akarom kielégíteni a meglévő erőforrásokkal,
• növekedhetnek a költségeim, ha plusz embereket kell rátennem a projektre, hogy az eredeti határidőre az új igényekkel is végezzek.

Fontos megfigyelnünk, hogy a fenti három téma (idő, erőforrás, funkcionalitás) mozgatásával a minőség is mozogni kezd.

Ezeket a kisebb „földrengéseket” a projektben nemcsak tervezetlen, átgondolatlan döntésen alapuló változások idézhetik elő, hanem olyan esetek is, amikor a riportolás/monitorozás (project monitoring) nem megfelelő vagy hiányos. Mert ahhoz, hogy ez a négy láb stabilan tartsa elejétől végéig a projektünket, miközben az száguld a megvalósítás irányába, hatékony és folyamatos riportolásra, mérésre, visszamérésre van szükség a projektvezető részéről a megvalósítás, zárás és a zárás utáni nyomkövetési szakaszban a Projekt életciklus során.