Kik azok a stakeholderek

Stakeholder – magyarul érintett - bárki lehet, aki pozitív vagy negatív befolyással/hatással van a projektünk haladására, eredményeire, minőségére és zárásának sikerességére. Például ilyenek a projekt külső és belső tagjai, PIB (projektirányító bizottság), vállalat vezetősége, értékesítő kolléga vagy kollégák; más projektek, amelyek kölcsönhatásban vannak a mi munkánkkal; vállalaton belüli egyéb területek, amelyek működése hatással van az ügyünk kimenetelére (például beszerzés vagy üzemeltetés); ügyfél (vevőm, igénylőm); szponzor; egyéb szervezetek és hivatalok, ha bármilyen jogszabályi kötelezettség szerint kell végezni a projektet vagy maga az igény ilyen céllal jött létre stb.

Kép: pixabay.com

Láthatjuk, hogy az érintettek köre egészen széles skálán mozog és a projektünk kimenetelére a befolyásuk is igen szerteágazó lehet. Éppen ezért fontos, hogy kiemelten kezeljük őket. Nagyobb vállalatoknál (multiknál) ezt hívják stakeholder management-nek, de uniós finanszírozású projektek esetében is szükséges a projektben érintettek kezelése.

Egyébként nem ördögtől való ötlet ez, sok hasznos dolog felszínre kerülhet egy-egy ilyen elemzés során, amelyre külső, felszínes szemlélő lehet, hogy nem is gondolna, ezért ha a nagyoknál bevált a módszer, miért ne alkalmazhatnák mi is haszonnal? Egyáltalán nem nehéz és nem is csalafinta dolog, megmutatom, hogy pár lépésből egészen hasznos kis segítséget gyárthatunk magunknak.

Az első lépés, hogy a projekt tervezési szakaszában az érintetteket be kell azonosítani, ha lehet, név szerint. Össze kell gyűjtenünk a főbb jellemzőiket: milyen funkciót töltenek be a projektünkben, milyen elvárásaik vannak a projekttel szemben, mekkora és milyen irányú lehet a befolyásuk mértéke. Ebben a lépésben kell meghatározni a kulcs-érintetteket is, vagyis azokat, akik a legnagyobb hatással, befolyással lesznek a projekt egész sorsára. Ilyenek például a szponzorok, a projektvezető és az ügyfél.

Második lépésben készítenünk kell egy „térképet”, amelyen az áttekinthetőség kedvéért el tudjuk helyezni őket. Ehhez két érték összevetését használjuk, amely lehet például: hatáskör és érintettség mértéke vagy hatáskör és részvételi aktivitás mértéke, esetleg részvételi aktivitás és befolyás mértékének az összevetése, de saját magunk is meghatározhatunk két ilyen paramétert.

A lényeg mindegyik esetben ugyanaz: meg kell néznünk, hogy az adott érintett milyen módon és milyen mértékben befolyásolhatja a projekt kimenetelét.

Példaként hoztam egy térképet, az egyszerűség kedvéért az érintetteket az abc betűivel jelöltem. Megjegyzem, hogy ha olyan értéket választunk, amely negatív is lehet (pl. befolyás), akkor ez a térkép nemcsak pozitív, hanem negatív értékeket is felvehet, hiszen lehet negatív befolyással is valaki a projektünkre (hátráltat, kockázatot jelent stb.).

Kép: projektmentő

Harmadik lépésben fel kell térképeznünk, hogy az egyes kulcs-érintettek hogyan, mikor és milyen módon, eszközökkel befolyásolhatják majd a projektünk alakulását pozitív vagy negatív irányba.

Ezért a negyedik lépésben készítünk róluk egy összefoglaló elemzést. Például ilyet:

Kép: projektmentő

Ezzel nagyjából a tervezési szakasz végére értünk. Persze lehetne ezt még cizellálni, csűrni-csavarni, de már ennyi infóval is bővel elboldogulunk, más még ennyit sem tesz az ügy érdekében. Mi legalább ennyivel is előbbre és közelebb vagyunk a célunkhoz.

Elkezdődik hát a projektünk, fut-fut a maga útján, mi ilyenkor a teendő a fenti kis ábráinkkal. Ezeket is frissíteni kell menet közben, mert az egy dolog, hogy mi a projekt elején mit gondoltunk, de az élet, mint tudjuk, néha direkt nem úgy keveri a kártyákat, hogy nekünk jó legyen. Ezért nem csak az ábrákat frissítjük, hanem a kialakult új helyzetnek, új infóknak megfelelően reagálunk is, aszerint, hogy az érintett a térképen melyik területre került. Például bejöhet a képbe egy új szereplő, akivel addig nem számoltunk, vagy egy másiknak a hatáskörét és befolyását alábecsültük esetleg személyi változás történik és ezáltal megváltozik egyes emberek hozzáállása a témához. 

Telik-múlik az idő és a Projektek életciklusa szerint elérkezünk a sikeres záráshoz. Fellélegezhetünk, pezsgőt bontunk és miután némileg kijózanodtunk a nagy ünneplés után, belátjuk majd, hogy ismét jól döntöttünk, amikor egy picivel több munka befektetésével sok bosszúságtól kíméltük meg magunkat. 

Ráadásul az így elkészített anyagok egy következő projektben nagy segítségünkre lehetnek, mert a folyamatos menet közbeni finomításnak köszönhetően a projekt végére reális kép alakult ki az egyes érintettek szerepéről és befolyásának a mértékéről, valamint azt is reálisan látjuk majd, hogy az általunk választott kezelési és kommunikációs stratégia mennyire volt velük kapcsolatban megfelelő. 

Egy fontos dolog a végére: az így elkészült anyagokat a témájuk miatt jobb, ha bizalmasan kezeljük, vagy ha többen készítettük el, akkor ezek legyenek a belső, korlátozott hozzáférésű dokumentumok között.