Beszerzések menedzselése

Miért is kell nekünk a beszerzéseinket menedzselni? Nem kötelező, de azért nem árt, ha vigyázó tekintetünket egy projektben belül (legyen az szakmai vagy magánéleti) rajta tartjuk, mert ebben a témakörben is letehet a csintalan sors néhány fekvőrendőrt elénk az autópályára.

Kép: pixabay.com

Hivatalosan a beszerzés menedzsment négy fő részből áll: a beszerzési folyamat megtervezéséből, a beszállító kiválasztásából vagy a tenderezésből, a szerződéskötésből és végül a beszerzési szakasz zárásából.

Nézzük meg, hogy ezek egyenként mit tartalmaznak.

Az első a beszerzési folyamat megtervezése. Célja, hogy átgondoljuk és papírra vessük, mi a beszerzésünk célja; mit várunk el a leendő beszállítótól, mi lesz és mi nem lesz a feladata; milyen beszerzési típusra gondoltunk (pl. tender, vagy csak sima ajánlatkérés udvari beszállítótól esetleg megrendeléssel lehívás meglévő keretszerződés terhére stb.); mi alapján, milyen értékelési szempontok szerint fogjuk a leendő beszállítót kiválasztani (ez tender esetén nagyon lényeges); meghatározhatjuk a potenciális beszállítók körét (például meghívásos, zárt tender esetén) és nevesíthetjük őket a konkrét ajánlatkéréshez. Meg kell határoznunk a beszerzés ütemezését és a projekt ütemtervéhez képest a főbb mérföldköveinket.

Ebben a szakaszban „segédeszközként” használjuk a projekt tervet; az igényspecifikációt; cégünk beszállítói listáját vagy a szerződéstárunkat, amelyben benne van az eddigi beszállítóink értékelése is; az internetet a potenciális szállítók felkutatására; ha már elkészült, akkor a feltérképezett kockázatok dokumentációját; az előzetes költségbecslést; a projektünk témájára vagy a működésünkre vonatkozó jogszabályokat és egyéb törvényi kötelezettségek leírását, valamint nem utolsó sorban a cég vonatkozó utasításait – ha vannak ilyenek.

Második nagy feladatgombócunk a beszállítók kiválasztása vagy a tenderezés. Ez utóbbi ugyanazt jelenti csak sokkal hivatalosabb formában, például uniós finanszírozású projekten esetében kötelező a tender alapú beszállító kiválasztás.

Ebben a szakaszban kilépünk a nagyvilág elé az igényünkkel: ezt és így szeretnénk megvalósítani, nagyjából erre az időpontra. És keressük azt a céget (vagy magánszemélyt), aki az igényleírás alapján a legmeggyőzőbben állítja, hogy az általunk becsült költségkerethez közelítő árfekvéssel meg tudja csinálni, le tudja szállítani a megfelelő határidőre. Több jelentkező esetén az előzőleg meghatározott értékelési szempontok szerint fogunk közülük választani. Ebben a szakaszban kell eldöntenünk azt is, hogy milyen típusú szerződést szeretnénk majd kötni. Három alaptípus van: átalánydíjas/fix áras, költségtérítéses vagy time and material alapú. 

Nézzük meg röviden a három típus előnyeit és hátrányait.

Fix díjas:

• ehhez nagyon jól kell definiálnunk az igényt, mit, hogyan és milyen ütemezéssel szeretnénk, általában ezek a „dobozos” termékek,
• nem megfelelő igény/termék meghatározás esetén a kockázatot mindkét fél viseli (nem azt és úgy adom el, ahogy szeretném, nem azt és úgy veszem meg, amit szeretnék), de a nagyobb kockázat az eladónál van,
• ez a szerződés tartalmazhat engedményeket, akciós árakat, szezonális diszkontot, illetve kapcsolt szolgáltatás értékesítését is, tehát ha jól határoztuk meg, hogy mit szeretnénk, vevőként anyagilag akár még jobban is járhatunk a tervezettnél.

Költségtérítéses:

• projekt ütemterv és teljesítés alapján a vevő kifizeti az eladó felmerült költségeit (plusz az eladó haszonkulcsát), úgymint felhasznált anyagok költsége, szállítási-rakodási költség, utazási költség stb.,
• ez is tartalmazhat engedményeket vagy felárat is, a projekt célok és ütemezés függvényében, például lehet benne kétféle óradíj: normál és sürgősségi feláras,
• a magasabb kockázatot ebben az esetben a vevő viseli.

Time and material alapú:

• ez a típus az előző kettő keveréke, a nagyobb kockázat itt is a vevőnél van,
• a szerződéskötés időpontjában a szerződés teljes végösszegét általában nem tudjuk 100%-ban meghatározni,
• például ilyen a külső szakértő megbízásos alapon történő foglalkoztatása, ha cégen belül nincs megfelelő kompetencia vagy nem áll rendelkezésre a szükséges mennyiségű szabad erőforrás.

Ezek az alaptípusok voltak, de a gyakorlatban előfordulhatnak ezek keverékei is egy szerződésen belül.

A harmadik nagy lépcsőfok a beszerzési folyamatban a szerződéskötés a kiválasztott beszállítóval vagy beszállítókkal, mert egy projekten belül akár több szállítóm is lehet a különböző feladatok elvégzésére.

Nagyon fontos, hogy ezt a szakaszt jogi támogatással végezzük, mert a szerződésnek vannak alaki és tartalmi követelményei. A szerződés mellékleteként mindig csatoljuk a mindkét fél által elfogadott igényspecifikációt és a szintén elfogadott ajánlatot. A szerződésnek tartalmazni kell az elfogadott teljesítési határidőket is, ennek össze kell csengeni a projekt ütemtervével.

Az utolsó szakasz pedig a beszerzési folyamat zárása. Ebben a fázisban a projekt életciklus végén vagyunk, zárjuk, archiváljuk a szerződést és a teljes beszerzési dokumentációt, valamint csatoljuk a projektvezető által készített beszállító értékelést is az anyaghoz.

Ha eddig még nem tettük meg, akkor a keletkezett dokumentumokból (pl. szerződés és mellékletei, beszerzési terv, beszállítói értékelés) az érzékeny adatok törlésével többször felhasználható sablont készíthetünk magunknak. A következő projektben jelentős mennyiségű időt tudunk ezek használatával megspórolni.

Magánemberként a nagyobb beszerzéseink esetében mit tudunk mindebből profitálni? Azt már tudjuk egy előző bejegyzés alapján (Színes buborékok ), hogy mennyire fontos az igényünk alapos körbejárása minden szempontból. Kérdezzük meg az érintettek véleményét is (Kik azok a stakeholderek), és az így összeállt igénylistából kiindulva nézzük meg, ki lehet a beszállítónk, kitől érdemes a terméket vagy szolgáltatást megvásárolni:

• érdeklődjünk barátoknál, ismerősöknél,
• bátran kopogjunk be olyanhoz, akinél látunk hasonló terméket (pl. egy minőségi kerítést, álmaink garázskapuját vagy redőnyét, esetleg egy szépen kivitelezett tetőt vagy egy csodás kertet),
• keresgéljünk az interneten, nagyon sok site-on a véleményüket is megírják az emberek a keresett szolgáltatóról vagy termékről,
• kérjünk be több helyről is előzetes árajánlatot és az alapján próbáljunk meg árat csökkenteni (például gépkocsi vásárlásnál ez jól jöhet) százezreket spórolhatunk meg vagy plusz kiegészítőket alkudhatunk bele az árba.

Határozzuk meg a beszerzési preferenciánkat, miből tudunk, és miből nem akarunk vagy nem lehet engedni, nézzük meg az ár/érték arányt és végül nem árt, ha magánemberként is kötünk szerződést, nagyobb volumenű beszerzések esetén ez célszerű, sőt, vannak esetek, amikor ez jogilag kötelező is.